Bewirtungskosten als Betriebsausgaben buchen

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden. Dies ist stets dann der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln, z. B. Tabakwaren. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren. Bewirtungskosten können nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Bewirtung betrieblich veranlasst ist. Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können geschäftlich oder nicht geschäftlich bedingt sein. Bewirtungskosten, die Ausschließlich oder überwiegend aus privatem Anlass entstanden sind, können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Sofern Bewirtungskosten sowohl betrieblich als auch privat veranlasst sind, dürfen diese insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine geringfügige private Veranlassung ist allerdings unschädlich, wenn der betriebliche Zweck im Vordergrund steht.. In diesem Fall sind die gesamten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziebar. Rein privat veranlasste Bewirtungskosten sind Kosten der allgemeinen Lebensführung und werden nicht steuermindernd berücksichtigt.

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Keine Bewirtung liegt vor bei

1. Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee, Gebäck), z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Die Höhe der Aufwendungen ist hierbei nicht ausschlaggebend.
2. Produkt- und Warenverkostungen, z. B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Händler, bei Messeveranstaltungen. Hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren. Voraussetzung für den unbeschränkten Abzug ist, dass nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten (z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe) gereicht werden.

Solche Aufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden

1. Geschäftlich und betrieblich veranlasste Bewirtungskosten buchen

Von der Finanzverwaltung (auch Steuerverwaltung genannt) und den Finanzgerichten wird zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung unterschieden. Die Unterscheidung ist von Bedeutung, da betriebliche Bewirtungskosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen hingegen nur zu 70 % der angemessenen Bewirtungskosten geltend gemacht werden Unangemessene Bewirtungskosten können nicht als Betriebsausgaben abgezogen wrden. Unangemessen sind Bewirtungskosten dann, wenn ein Missverhältnis zwischen dem Anlass und der Höhe der Bewirtung besteht. Die Verhältnismäßigkeit von Anlass und Höhe wird von der Finanzbehörde im Einzelfall geprüft. Eine feste und betragsmößige Grenze, ab wann Bewritungskosten unangemessen sind, gibt es nicht. Daher ist jede Bewirtung für sich allein auf ihre Angemessenheit zu prüfen. Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, zählen zu den Bewirtungskosten und sind auch nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Um Nebenkosten handelt es sich aber nur, wenn Sie im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergordneter Bedeutung sind. Hierzu zählen z. B. Aufwendungen für Garderobe, Tischdekoration, Trinkgelder usw. Höhere Nebenkosten können und sollten Sie von den Bewirtungskosten trennen. und in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Zu den Aufwendungen die getrennt von der Bewirtung erfasst werden können, gehören z. B. die Kosten für ein Unterhaltungsprogramm, für eine Musikkapelle oder die Anmietung von Räumen. Es ist daher sinnvoll, sich für unterschiedliche Leistungen getrennte Rechnungen geben zu lassen. „2“]

1.1 Geschäftliche Bewirtung buchen

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden. Als Geschäftsfreunde gelten Personen, mit denen Geschäftsbeziehungen gepflegt oder angebahnt werden, einschließlich deren teilnehmenden Arbeitnehmer. Auch die Bewirtung von Besuchern des Unternehmens z. B. im Rahmen der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst.Auch bei der Bewirtung von Personen mit denen eine geschäftliche Zusammenarbeit besteh, wie z. B. mit Handelsvertretern, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Unternehmensberatern usw. ist von geschäftlichen Bewirtungen auszugehen. Die aus geschäftlichem Anlass veranlassten Bewirtungskosten sind nur in Höhe von 70 % der angemessen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Ob Bewirtungskosten angemessen sind, richtet sich nach der allgemeinen Verkehrsauffassung. Die Aufwendungen für die Bewirtung in einem Nachtlokal in dem vorrangig nicht nur Speisen und/oder Getränke gereicht werden sind nicht als angemessen anzusehen.Lexware Buchhalter. 30 % der Bewirtungskosten und ein eventuell unangemessen hoher Anteil sind steuerlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Es sind aber keine Privatentnahmen! Aufgrund der Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 10.02.2005 ist der Umsatzsteuerbetrag, der auf so genannte geschäftliche Bewirtungskosten entfällt, zu 100 % als Vorsteuer abziehbar. Die Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden sind nur dann zu 70 % abziehbar, wenn sie einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Von Seiten der Finanzverwaltung wird verlangt, dass die Aufwendungen besonders leicht und sicher nachprüfbar sind. Werden diese Pflichten verletzt, ist der Betriebsausgabenabzug zu versagen. Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, die zum Teil betrieblich und zum Teil privat veranlasst sind, können Sie steurlich nicht als Aufwendungen abziehen. Sie gehören zu den privaten Kosten der Lebensführung und müssen als Privatentnahme gebucht werden. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine Trennung nicht leicht und einwandfrei möglich ist. Hierunter fallen z. B. die Bewirtung von Geschäftsfreunden in der Wohnung oder die Geburtstagsfeier des Firmeninhabers in einer Gaststätte.

Tipp für die Praxis Der Betriebsausgabenabzug der Bewirtungskosten scheitert sehr oft daran, dass diese Vorschrift nicht ernst genommen wird. Die Folge sind Steuernachzahlungen auf Grund einer Außenprüfung da die Aufzeichungs- und Nachweispflichten nicht beachtet wurden.

1.1.1 Vorgehensweise bei der Buchung von geschäftlichen Bewirtungen

1. Von den gesamten Bewirtungskosten werden zunächst die privat veranlassten Kosten abgezogen.
2. die gesamten Bewirtungskosten werden in die angemessenen und unangemessenen Kosten aufgeteilt.
3. Die unangemessenen Bewirtungskosten werden auf dem Konto „nicht abziebbare Bewirtungskosten“ gebucht. Ebenso solche Bewirtungskosten, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen ist. Ferner den Teil der angemessenen Kosten, die in Höhe von 30 % nicht abziehbar sind.

Beispiel geschäftliche Bewirtung

Sie gehen mit zwei Geschäftspartnern zum Essen, um den Abschluss eines Vertrags über einen Auftrag zu feiern. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 200,00 Euro zzgl. 38,00 Euro Umsatzsteuer und 10,00 Euro Trinkgeld. Den Bewirtungsbeleg bezahlen Sie bar. Die Kosten sind geschäftlich veranlasst und in ihrer Höhe angemessen. Sie können somit 70 % der Kosten einschließlich des Tringeldes als abziebare Bewirtungskosten geltend machen. Den Rest stellt die nicht abziehbare Betriebsausgaben dar.

BITTE BEACHTEN

Für das freiwilllig gezahlte Trinkgeld ist der Vorsteuerabzug nicht möglich, da freiwillig an das Bedienungspersonal bezahlte Trinkgelder nicht zum eEgelt der Leistungen des unternehmers rechnen.Bemessungsgrundlage sind immer die Nettobeträge!

Buchen der Buchung geschäftliche Bewirtung

SKR 03

SKR 04

1.2. Betriebliche Bewirtung buchen

Erfolgt die Bewirtung nicht aus „geschäftlichem Anlass“ sondern aus „betrieblichem Anlass“, sind die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Betrieblich veranlasst ist ausschließlich die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Unternehmens. Sie können also auch Ihren Ehegatten bzw. Lebenspartner bewirten, wenn er bei Ihnen als Arbeitnehmer beschäftigt ist.

BITTE BEACHTEN

Bei der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern sowie anderen Personen aus geschäftlichem Anlass, z. B. einem Firmenjubiläum, sollten Sie die Beirtungskosten aufteilen. Die Bewirtungskosten Ihrer Arbeitnehmer ziehen Sie in voller Höhe und die Bewirtungskosten Ihrer Geschäftsfreunde in Höhevon 70 % ab.

Beispiel betriebliche Bewirtung

Herr Hader lädt anlässlich seines 10jährigen Firmenjubiläums seine Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde zu einer Jubiläumsfeier ein. An den beauftragten Cateringservice zahlt er 1190,00 Euro einschließlich 190,00 Euro Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer kann er zu 100 % als Vorsteuer abziehen. An der Feier nehmen 30 Arbeitnehmer und 10 Geschäftsfreunde teil., also insgesamt 40 Personen. Die Bewritungskosten für die Arbeitnhmer (1000,00 Euro x 75 % = 750,00 Euro) zieht er in vollem Umfang als Betriebsausgaben ab. Die restlichen Aufwendungen (1000,00 Euro x 25 % = 250,00 Euro) darf er nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehen. Herr Hader begleicht die Rechnung durch Banküberweisung. „2“]

1.2.1 Buchen der Buchung betriebliche Bewirtung der Arbeitnehmer

SKR 03

SKR 04

1.2.2 Buchen der Buchung betriebliche Bewirtung der Geschäftsfreunde

SKR 03

SKR 04

BITTE BEACHTEN Eine Aufteilung ist nicht möglich, wenn Arbeitnehmer an einem Geschäftsessen teilnehmen bzw. Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers Geschäftsfreunde bewirten. In diesen Fällen handelt es sich um geschäftliche Bewirtungskosten, die nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.

1.3 Aufzeichnungs- und Nachweispflichten

Um betrieblich veranlasste Bewirtungskosten geltend machen zu können, müssen diese nachgewiesen werden. Achten Sie unbedingt darauf, dass es sich um eine maschinell registrierte Quittung handelt. Aufzeichnungen sind:

• Name und Adresse des Lokals
• der Ort und Tag der Bewirtung
• Rechnungsempfänge, d. h. die Rechnung muss auf den Unternehmer ausgestellt sein. Ausgenommen hiervon sind sog. Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR.
• die Teilnehmer
• der Anlass der Bewirtung (nicht ausreichend ist: „Bewirtung von Geschäftsfreunden“, „Arbeitsgespräch“, „Kontakpflege“ oder „Besprechung“
• Art und umfang der Speisen und Getränke
• Entgelt für die Speisen und Getränke

Ihre Angaben müssen immer den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Achten Sie immer darauf, dass die bewirteten Personen namentlich aufgeführt werden. Die Angabe der Anschrift oder konkrete Gesprächsinhalte sind jedoch nicht anzugeben. Bei der Bewritung von mehreren Personen, müssen die Namen aller bewirteten Personen angegeben werden, einschließlich der Namen des Unternehmers und der an der Bewirtung eventuell teilnehmenden Arbeitnehmer. Kann Ihnen die Feststellung der Namen nicht zugemutet werden (z. B. im Rahmen einer Betriebsbesichtigung), sind die Namen der bewirteten Personen nicht anzugeben. Hier genügt wenn Sie auf dem Bewirtungskostennachweis die Personen in Form einer Sammelbezeichnung festhalten (z. B. “ 15 Firmenangehörige der Freud&Leid GmbH anlässlich einer Waren- oder Dienstleistungspräsentation. In einer maschinell erstellten und registrierten Rechnung kann ein Trinkgeld nicht ausgewiesen werden. Den Nachweis können Sie jedoch dadurch führen, indem Sie sich das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittieren lassen.

BITTE BEACHTEN

Die Sammelbezeichnung „Speisen und Getränke“ und nur der Gesamtbetrag der Bewirtungskosten auf der Rechnung führt zur Versagung des Abzugs als Betriebsausgabe.

1.4 Rechtsgrundlagen für die Buchung von Bewirtungskosten

§ 4 Abs. 4 und 5 Einkommenssteuergesetz – EStG
R 4.10 Abs. 5 bis 9 Einkommenssteuerrichtlinien – EStR
§ 12 Nr. 1 Einkommenssteuergesetz – EStG
R 12.1 Einkommenssteuerrichtlinien -EStR
§ 14 Umsatzsteuergesetz – UStG
§ 31 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung – UStDV
§ 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung – UStDV
§ 15 Abs. 1a Umsatzsteuergesetz -UStG

1.5 Video zum Thema Bewirtungskosten

https://www.youtube.com/watch?v=W-ZbhLzTJvg

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Redaktion

ist gelernter kaufmännischer Assistent für Datenverarbeitung sowie Steuerfachangestellter. Er arbeitet aktuell für einer den führenden Wissens- und Informationsdienstleister in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern im Bereich Softwareberatung. Er verfügt über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung in den untererschiedlichsten Branchen und ist Autor von Fachpublikationen verschiedener Verlage.

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