ABC der Aufbewahrungsfristen

Hier erfahren Sie alles Wesentliche über die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht.

1. Grundsätzliches zu den Aufbewahrungspflichten

Als Gewerbetreibender sind Sie verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Zu unterscheiden haben Sie dabei Fristen von sechs Jahren und von zehn Jahren.

Die Aufbewahrungsfristen richten sich in erster Linie nach zwei Rechtsgrundlagen. Nämlich nach dem Steuerrecht und dem Handelsrecht. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Im Hadnelsrecht enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften überein. Für die betriebliche Praxis sind jedoch die steuerrechtlichen Vorschriften von vorrangiger Bedeutung.

Beachten Sie jedoch, dass es auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebeiten gibt, z. B. dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht.

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2. Wer hat Aufbewahrungsfristen zu beachten

Die Aufbewahrungspflicht ist ein Teil der steuer- und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Sind Sie nach dem Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet, sind Sie auch verpflichtet diese aufzubewahren.

Die Details zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht sind überwiegend in § 147 AO geregelt. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht wird jedoch nicht nur durch Vorschriften der AO begründet, sondern auch durch andere Gesetzte wie z. B. dem Umsatzsteuergesetz (§ 140 AO).

Überschreiten Sie als Gewerbetreibender gewisse Umsatz- oder Gewinngrenzen sind Sie in jedem Fall buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Die Umsatzgrenze liegt bei 500.00 Euro (§ 141 Abs. 1 Nr. 1 AO) und die Gewinngrenze bei 50.000 Euro (§ 141 Abs. 1 Nr. 4 AO).

In Einzelfällen können die Finanzämter Erleichterungen bewilligen. Nämlich dann, wenn die Einhaltung der durch die steuerrechtlichen Vorschriften begründeten Buchführungs,- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird (§ 148 AO). Insbesondere können sich solche Härten ergeben, wenn die Überschreitung der Umsatz- oder Gewinngrenze durch einen außergewöhnlichen und einmaligen Gschäftsvorfall ausgelöst wird (z. B. durch Verkauf von Grund und Boden).

BITTE BEACHTEN!!!

Auch Nicht-Unternehmer haben nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG i. V. m. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. UStG eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Diese bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Sie als Privatperson im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Unter anderem gehören zu diesen Leistungen Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten sowie das Anlegen von Bepflanzungen und der Gerüstbau.

WICHTIG!!!

Als leistender Unternehmer haben Sie eine Privatperson auf die Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

3. Was müssen Sie aufbewahren?

In § 147 AO sind die steuerlich aufzubewahrenden Unterlagen jedes Steuerpflichtigen aufgelistet. Sämtliche Bücher die für die Besteuerung von Bedutung sind, müssen grundsätzlich aufbewahrt werden.

Nach § 147 AO sind dies folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz,
• alle zum Verständnis dieser Unterlagen  erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Geschäfts- oder Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesendeten Geschäfts- oder Handelsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 i. V. m. Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Jeder Kaufmann ist nach § 257 HGB verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanzen,
• Jahresabschlüsse,
• Einzelabschlüsse,
• Lageberichte,
• Konzernabschlüsse,
• Konzernlageberichte,
• die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handelsbriefe,
• Wiedergabe der abgesendeten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Oft ist die richtige Einordnung der Unterlagen in der Praxis problematisch. Nicht jeder Beleg muss unbedingt ein Buchungsbeleg sein und nicht jeder Brief muss unbedingt ein Geschäftsbrief sein.

Zu den Büchern gehören

1. das Grundbuch
2. das Hauptbuch
3. die Nebenbücher

Die Nebenbücher werden in der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt.

Als Inventare bezeichnet man die Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden.

Unter einem Geschäftsbrief versteht man jede Korrespondenz die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäftes zum Gegenstand hat.

BITTE BEACHTEN!!!

Unter den Begriff Geschäftsbriefe fallen nicht nur Schriftstücke die per Post verschickt werden,  sonder auch elektronische Nachrichten wie E-Mails, Faxe usw.

Buchungsbelege sind alle Geschäftsunterlagen, die Ihre Geschäftsvorfälle dokumentieren und somit die Grundlage für die Eintragung in Ihre  Geschäftsbücher und Ihre sonstigen Aufzeichnungen sind. Mit Ihren Buchungsbelegen weisen Sie nach, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorfall zugrunde liegt. Buchungspflichtiog sind alle Sachverhalte die Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage Ihres Unternehmens haben.

Unter  den Begriff Sonstige Unterlagen fallen u. a.

• Kassenzettel,
• Registrierkassenstreifen,
• Personalunterlagen,
• Ausfuhrbelege,
• Kalkulationsunterlagen.
• Bewertungen von Eigenleistungen etc.

Die Aufbewahrung von Rechnungen ist in § 14b Abs. 1 UStG geregelt. Siehe hierzu das Kapitel „Rechnungen in der Buchhaltung„.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind Ihre betriebsinternen Aufzeichnungen wie z. B. Fahrberichte, Arbeitsberichte und Kalender. Diese Unterlagen können Sie zeitnah vernichten.

4. Wie lange muss aufbewahrt werden

Eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen(§ 147 AO i. V. m. § 14b UStG):

• Bücheer und Aufzeichnungen,
• Jahresabschlüsse,
• Inventare,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungenund sonstigen Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege,
• Rechnungen,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen:

• empfangene Geschäfts- oder Handelsbriefe,
• Wiedergabe der abgesandten Geschäfts- oder Handelsbriefe,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Bessteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenerjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht ergestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

5. In welcher Forn müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?

Grundsätzlich müssen Ihre Unterlagen, unabhängig von der Aufbewahrungsform, während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar sein.

Gesetzlich sind folgende Formen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vorgeschrieben:

• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind im Original aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 AO).
• Eingangsrechnungen die Sie erhalten haben, sind im Original aufzubewahren (§ 14 UStG, § 14b UStG).
• Bei allen anderen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

6. Wie müssen Sie Ihre Originale aufbewahren?

Die Aufbewahrung ihrer Originale muss gesichert und geordnet erfolgen. Das bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, vor Beeinträchtigungen wie Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein müss. Wichtig ist, dass die Schrift auf dem verwendeteten Papier während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht verblasst. Bei Dokumenten die auf Thermopapier oder per Fax übermittelt wurden, müssen Sie hierbei besonders achten. Da Belege oder Rechnungen die auf Thermopapier ausgedruckt wurden recht schnell verblassen, ist es ratsam diese auf Normalpapier zu kopieren. Es ist nicht erforderlich die Thrermopapier-Rechnung aufzubewahren.

BITTE BEACHTEN!!!

Unleserliche gewordene Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr geändert werden.

Unter einer geordneten Aufbewahrung ist zu verstehen, dass ein sachverständiger Dritter Ihre Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss.

Bitte beachten Sie, dass diese Anforderungen nicht nur für Originalunterlagen in Papierform gelten, sondern auch für Originale in digitaler Form. Digitale unterlagen dürfen somit auch nur in digitaler Form archiviert werden.

7. Die Aufbewahrung von elektronsichen Rechnungen als Originale

Was hat man unter dem Begriff „elektronische Rechnungen zu verstehen? Elektzronische Rechnungen sind Rechnungen, die elektronisch erstellt und zugegangen sind. Für die elektronische Übermittlung von Rechnungen ist immer Ihre zustimmung als Rechnungsempfänger nötig (§ 14 Abs. 1 UStG). Beachten müssen Sie ferner, dass bei jeder Form der elektronischen Übermittlung die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein muss.

Nach § 14 Abs. 3 UStG gibt es zwei Verfahren, welche die obengenannten Voraussetzungen gewährleisten:

1. die qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz,
2. ein elektronischer Datenaustausch, der die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

WICHTIG!!!

Diese Verfahren sind nicht abschließend. Die Neuerung von Art, 5 des Steuervereinfachungsgesetzes, in Kraft getreten am 01.07.2011, eröffnet Ihnen eine dritte „technisch neutrale“ Variante. Hiernach  können Sie als Unternehmer seit dem 01.07.2011 selbst entscheiden, in welcher Weise Sie die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen gewährleisten wollen (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

8. Wo müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?

Nach den Vorschriften des Steuerrechts (§ 146 Abs. 2 AO) müssen Sie Ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufbewahren. Nach dem Handelsrecht gibt es keinen bestimmten Aufbewahrungsort, jedoch müssen Sie Ihre Unterlagen in angemessener Zeit vorlegen können (§ 239 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Auf Ihren schriftlichen Antrag kann Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt bewilligen, dass Sie elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen außerhalb Deutschlands aufbewahrenkönnen (§ 146 Abs. 2a AO).

Voraussetzung herfür ist jedoch,

1. dass Sie Ihrem zuständigen Finanzamt den Standort des Datenverarbeitungssystems mitteilen,
2. Sie den Pflichten aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147und 200 Abs. 1 und 2 AO ordnungsgemäß nachgekommen sind,
3. Ihrem Finanzamt der Datenzugriff in vollem Umfang möglich ist
4. und die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.

Werden Ihrem zuständigen Finanzamt Tatsaschen bekannt, die zu einer Beeinträchtigung Ihrer Besteuerung führen, wird es die Bewilligung widerrufen. Dies hat die unverzügliche Rückverlagerung Ihrer elektronischen Bücherund sonstigen Aufzeichnungen nach Deutschland zur Folge.

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen müssen Sie beachten, dass Sie als in Deutschland ansässiger Unternehmer alle Rechnungen in Deutschland aufzubewahren haben. Wenn es sich jedoch um eine elektronische Aufbewahrung handelt und eine vollständige Fernabfrage der Daten gewährleistet ist, dürfen Sie die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet (EG-Staaten) aufbewahren. Bewahren Sie Ihre Rechnungen nicht in Deutschland auf, müssen Sie dies jedoch Ihrem Finanzamt mitteilen (§ 14 UStG, § 14b UStG).

9. Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Verstoßen Sie gegen die Aufbewahrungspflicht, verstoßen Sie zugleich gegen Ihre Buchführungs- bzw. Aufzeichnungsplichten. Stehen aufbewahrungsplichtige Unterlagen nicht zur Verfügung,  kann Ihr Finanzamt wegen fehlender Beweiskraft Ihrer Buchführung die Besteuerungsgrundlage schätzen (§ 162 AO).