GoBD Update 2019: Neuregelungen für die elektronische Buchhaltung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD geben Unternehmen vor, wie diese die Belege, die für die steuerliche Erfassung relevant sind, behandeln müssen. Im Juli 2019 gab es dazu eine Neureglung, die einige Änderungen mit sich brachte. Die Gefahr dabei: Viele Unternehmer kennen die neuen Regelungen nicht und halten sich daher – unbewusst – nicht an die Vorschriften. Die Übersicht…

GoBD: Was bedeutet der Begriff?

Unter der Abkürzung GoBD werden bestimmte Vorschriften geführt, die sich auf die korrekte Form der Buchhaltung und Buchführung in Unternehmen beziehen. Das bedeutet aber nicht, dass nur große Konzerne davon betroffen wären, auch kleinere Unternehmen und Einzelselbstständige müssen sich unter bestimmten Voraussetzungen an die Vorschriften halten, die dort erlassen sind. Erstmals im November 2014 wurde ein Schreiben der Bundesregierung (BMF) verfasst, das die Grundzüge der Finanzbuchhaltung von Unternehmen regeln sollte.

Für wen gelten die Vorschriften?

Grundsätzlich müssen sich alle Unternehmer und Selbstständige, die steuerpflichtig sind, an die Vorschriften der GoBD halten. Das auch dann, wenn sie von der Buchhaltungspflicht befreit sind. Das kommt daher, dass die Vorschriften ganz konkret auf „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ ausgerichtet sind. Und damit für Unternehmen gelten, die eine Buchhaltung nutzen, die in irgendeiner Form mit Software arbeitet. Das wird heutzutage wohl auf nahezu jedes Unternehmen zutreffen.

Aber nicht nur die Software ist davon betroffen, sondern auch weitere Elemente der elektronischen Buchführung wie:

• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Zeiterfassungssystem
• Reisekostenabrechnung
• Archive für Dokumente
• Scanner
• E-Mail-Programme und Postfächer

Welches Ziel verfolgt die GoBD?

Im Prinzip soll die GoBD sowohl für Finanzbeamte, Steuerberater als auch für Unternehmer eine Erleichterung sein. Denn wenn man sich an die Vorschriften hält, soll die gesamte Buchführung übersichtlicher und schneller nachvollziehbar sein – so die Idee des BMF.

Durch die übersichtliche und nachvollziehbare, weil geregelte Form der Ablage und Aufbewahrung von Unterlagen und Aufzeichnungen, soll die Buchführung insgesamt vereinfacht werden. Unternehmen sollen davon profitieren, weil die Buchhaltung und der Austausch von Daten dadurch schneller geht. Außerdem soll so mehr Rechtssicherheit gewährleistet werden.

GoBD Update 2019: Diese Vorschriften sind neu

Im Jahre 2019 gab es ein Update zu den Vorschriften der GoBD. Unternehmen müssen nun Folgendes beachten:

• Scannen: Zusätzlich zu dem Scannen an einem stationären Gerät im Betrieb, ist nun auch das mobile Scannen erlaubt. Dokumente dürfen damit nun auch von unterwegs oder an Standorten außerhalb der Firma gescannt und so erfasst werden. Das gilt auch für das europäische und außereuropäische Ausland.
• Daten konvertieren: Die bisherigen Vorschriften des GoBD besagten, dass Unterlagen und Aufzeichnungen nur in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden dürfen. Konkret bedeutete das, dass beispielsweise eine E-Mail nur als solche archiviert werden durfte. Das Update der GoBD 2019 erlaubt nun aber auch, dass die Dokumente und Aufzeichnungen in ein anderes Format überführt werden dürfen. Eine E-Mail also beispielsweise als PDF konvertiert und so abgespeichert werden darf.
• Nachvollziehbarkeit: Die Änderungen an der Art und Weise der Dokumentation muss stets nachvollzogen werden können. Wer als Unternehmer oder Selbstständiger also plant, neue Verfahren einzuführen, muss später darlegen können, wie die Abläufe zuvor waren.
• Cloud-Speicher: Auch Daten und Software, die in eine Cloud ausgelagert werden, werden von den neuen Vorschriften erfasst. Damit ist es Unternehmern nun möglich, auch diese Anwendungen zu nutzen und gleichzeitig GoBD-konform zu arbeiten.

Was passiert bei Missachtung der Vorschriften?

Unternehmer und Selbstständige, die sich nicht an die Vorschriften der GoBD halten, müssen mit Sanktionen rechnen. So kann das Finanzamt bei undurchsichtiger Aktenlage zum Beispiel eine Steuerschätzung ansetzen. Unter Umständen kann in diesem Fall die Höhe der zu zahlenden Steuer viel höher ausfallen, als das bei einer korrekten Buchführung der Fall wäre. Aus diesem Fall sind Unternehmer und Selbstständige gut beraten, sich mit dem GoBD-Update 2019 zu beschäftigen und die Neuregelungen zu beherzigen.