Belege in der Buchhaltung buchen

Belege dokumentieren die Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens und sind die Grundlage für Ihre Buchungen. Daher haben Sie auch die Pflicht Ihre Belege aufzubewahren. Ist in einem Ihrer Belege Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg angegeben sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden in der heutigen Zeit immer mehr durch elektronische Belege ersetzt, was Vorteile für die Aufbewahrung bringt.

1. Aufgaben der Belege

Alle Ihre Geschäftsvorfälle werden in Belegen schriftlich dokumentiert. Über Geschäfte die andere Unternehmen an Ihr Unternehmen ausführen, erhalten Sie die Belege von Ihren geschäftspartnern. Über die von Ihnen selbst ausgeführten Geschäfte erstellen Sie selbst Belege. Hiervon haben Sie eine mit der Urschrift übereinstimmende Kopie bei Ihren Buchführungsunterlagen aufzubewahren (§ 238 Abs. 2 HGB).

Belege sind die Grundlage für die Erfassung der Geschäftsvorfälle in Ihrer Buchführung. Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ ist die Voraussetzung für die Beweiskraft Ihrer Buchführung. Dies bedeutet: Ihre Belege und deren Aufbewahrung müssen so beschaffen sein, dass Ihre Buchhaltung für einen fachkundigen Dritten innerhalb kurzer Zeit nachvollziehbar ist.

Wird bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt, dass von Ihnen Buchungen ohne Belege vorgenommen wurden, kann Ihnen das Finanzamt die Anerkennung von Betriebsausgaben versagen. Dies führt damit zu Gewinnerhöhungen. Im schlimmsten Fall wird Ihre komplette Buchführung vom Finanzamt nicht anerkannt und Ihr Ergebnis wird geschätzt. Eine Schätzung fällt in der Regel wesentlich ungünstiger aus als korrekte Buchführungsaufzeichnungen.

Auch bei der Umsatzsteuer kann das äußerst negative Folgen für Sie haben. Sind Belege fehlerhaft oder fehlen ganz kann Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen.

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2. Bestandteile eines Beleges

Die Bestandteile eines Beleges sind:

1. Text zur Erläuterung des Geschäftsvorfalles
2. Betrag oder Mengen- und Wertangaben
3. Datum des Geschäftsvorfalles
4. Unterschrift durch den Aussteller ( bei maschinell erstellten Belegen kann die Unterschirft entfallen).

3. Belegarten

Eingangsbelege

Belege, die von außen in Ihr Unternehmen gelangen, wie z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Quittungen Bankauszüge, Auftragszettel, Kassenbons etc.

Ausgangsbelege

Belege die Sie als Unternehmer ausstellen und an Ihre Kunden schicken, z.B. Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen.

Fremdbelege

Von anderen Unternehmen ausgestellte Belege.

Eigenbelege

Von Ihrem Unternehmen selbst erstellte Belege, z.B. Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen, Belege über Ihre Privateinlagen und Privatentnahmen, Fahrtenbücher, Trinkgeld, Ausbuchungsanweisungen, Umbuchungsanweisungen, Stornobuchungen etc.

Einzelbelege

Belege über jeden einzelnen Ihrer Geschäftsvorfälle.

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Sammelbelege

Belege über eine Mehrzahl von Geschäftsvorfällen, z.B. Lohnlisten.

Einmalbelege

Belege, die für einen Geschäftsvorfall nur einmal gelten.

Dauerbelege

Belege über wiederkehrende, sich gleichartige Geschäftsvorfälle, z.B. Mietquittungen, Abschreibungsbelege etc.

4. Belege aus dem Internet oder via eMail

Belege, die Sie direkt über das Internet herunterladen oder die Sie direkt per eMail zugeschickt bekommen (z.B. Telefonrechnung) müssen eine „qualifizierte digitale Signatur“ enthalten. Nur dann können Sie einen Vorsteuerabzug geltend machen. Elektronische Belege müssen immer den steuerrchtlichen Voraussetzungen entsprechen, um einen Vorsteuerabzug daraus geltend mach zu können. Wihtig ist immer die Art der Signatur. Diese entscheidet darüber, ob ein Vorsteuerabzug gegeben ist oder nicht. Haben Sie Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit des Belegs (im steuerrechtlichen Sinn) ist es immer ratsam, auf einem Originalbeleg in Papierform zu bestehen.

5. Buchungszeitpunkt der Belege

Sie müssen Ihre Buchungen zeitgerecht vornehmen (§ 239 Abs. 2 HGB). Nur dann ist gewährleistet, dass alle Belege und von Ihnen dokumentierten Geschäftsvorfälle lückenlos gebucht werden. Deshalb sind die Belege  sofort zu buchen, sobald die Verhältnisse Ihres Unternehmens es zulassen.Außerdem stellt dieses Vorgehen sicher, dass ihre Geschäftsvorfälle so dargestellt werden, wie sie tatsächlich vorgefallen sind.

6. Aufbewahrung

Ihre allgemienen Unterlagen und allgemienen Belege müssen Sie sechs Jahre lang aufbewahren. Dienen die Belege jedoch als Buchungsgrundlage müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden.

Ihre Belege müssen innerhalb dieser Fristen in angemessener Zeit und mit angemessenenm, Aufwand verfügbar sein. Sie können diese auch auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahren. Bei empfangenen Rechnungen müssen die Bildsurrogate bildlich mit den Orignalbelegen übereinstimmen, da es bei Ihnen auf die durch das Firmenlogo und die Unterschrift gesicherte Beweiskraft ankommt.

Seit dem 01.01.2002 sind sie als Unternehmer verpflichtet, eienm Betriebsprüfer den digitalen Datenzugriff auf die Belege und Auswertungen Ihrer Buchführung zu ermöglichen, wenn Sie Ihre Buchführung mittels EDV erstellt haben. Dabei müssen Sie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)zu beachten. Diese sind für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige von Bedeutung, die im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit Hard- und Softwaresysteme einsetzen.