Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Für viele ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein Buch mit sieben Siegeln, doch in Wahrheit ist sie kein Hexenwerk. Sie gibt einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und schon aus reinem Eigeninteresse lohnt es sich dieser buchhalterischen Methode zu bedienen, denn dieses einfache Mittel ist die Basis zum wirtschaftlichen Erfolg.

Darum geht es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, auch EÜR genannt, ist ein buchhalterisches Verfahren, mit dem es möglich ist Gewinne auf einfache Art zu ermitteln. Die EÜR erfordert keine Bilanz und doppelte Buchführung. Stattdessen werden nur die Einnahmen und Ausgaben erfasst. Daher ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein wichtiges Verfahren für das Finanzamt und zum eigenen Überblick. Doch nicht jeder kann diese Methode dem Finanzamt gegenüber anwenden.

Die rechtlichen Grundlagen

Jeder, der ein Unternehmen betreibt oder eine selbstständige Tätigkeit ausübt, ist laut §238 HGB dazu verpflichtet, seine geschäftlichen Aktivitäten für das Finanzamt nachvollziehbar aufzuzeichnen. Dabei unterscheidet das Gesetz zwar zwischen großen und kleinen Unternehmen in Hinblick auf die Form und den Umfang der Aufzeichnungen, dennoch ergibt sich daraus die allgemeine Verpflichtung für jeden Selbstständigen und Gewerbetreibenden Einnahmen, Ausgaben und Überschuss zu erfassen und mitzuführen, denn bereits in §1 HGB ist festgelegt, dass jeder Gewerbe- oder Handeltreibende ein Kaufmann ist.

Die rechtliche Grundlage für die EÜR ist der § 4 Abs. 3 Einkommenssteuergesetz (EStG). Dieses besagt:

 „Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.” In Ableitung diesen Paragraphen wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oftmals auch „4/3-Rechnung” genannt.

 

Wer kann und darf eine Einnahme-Überschuss-Rechnung machen?

Grundsätzlich kann jeder, der von der üblichen Buchhaltungspflicht mit doppelter Buchhaltung und Bilanz ausgenommen ist seine Einnahmen und Ausgaben in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung offenlegen. Das sind laut Gesetzgeber Freiberufler und Nicht-Kaufleute. Um diese Abgrenzung nachvollziehen zu können, stellt sich die Frage:

Was sind für den Gesetzgeber Kaufleute?

Kaufleute sind für den Gesetzgeber alle, die ein Handelsgewerbe mit einem kaufmännisch organisierten Geschäftsbetrieb betreiben. Alle, die einen solchen Geschäftsbetrieb nicht benötigen, sind für den Gesetzgeber entsprechen als Nicht-Kaufleute definiert.

Als Kaufleute und damit als buchhaltungspflichtig gelten die Rechtsformen OHG, KG, GmbH und AG. Für sie gilt die volle Buchhaltungspflicht mit Bilanz und Jahresabschluss. Ebenfalls buchhaltungspflichtig ist, wer sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt.

Nicht-Kaufleute betreiben zumeist ein Kleingewerbe oder ein Handelsgewerbe mit überschaubaren und einfach strukturierten, transparenten Geschäftsbeziehungen. Jedoch gibt es auch für Nicht-Kaufleute eine wichtige Einschränkung, die, sofern diese erfüllt ist, auch Nicht-Kaufleute buchhaltungspflichtig macht:

Der jährliche Umsatz darf 500.000 Euro nicht überschreiten und ihr Gewinn nicht mehr als 50.000 Euro betragen.

Was genau ist die EÜR? (allgemeine Definition)

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ein vereinfachtes Verfahren zur Gewinnermittlung. Die EÜR erfordert keine doppelte Buchführung, denn der Gewinn ergibt sich ganz einfach aus der Differenz von Einnahmen und Ausgaben. Das Verfahren steht Nicht-Kaufleuten zur Verfügung, um so ihren Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt nachzukommen.

Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?

Schaubild zu Verfahren zur GewinnermittlungBilanzierung und Einnahme-Überschuss-Rechnung sind beides buchhalterische Verfahren zur Gewinnermittlung eines Unternehmens. Während bei der EÜR die Gewinne in einem vereinfachten Verfahren durch die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben ermittelt werden, ist die Bilanzierung ein weitaus aufwendigeres und komplizierteres Verfahren zur Gewinnermittlung. Die Bilanzierung wird auch als doppelte Buchführung bezeichnet. Dabei müssen neben den Ein- und Ausgaben auch Forderungen an Käufer sowie Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten mit in die Gewinnermittlung einbezogen werden. Muss eine Bilanzierung durchgeführt werden, ist das Unternehmen auch dazu verpflichtet eine Inventur durchzuführen. Bei einer Inventur werden zu einem bestimmten Stichtag alle Warenbestände genau bestimmt. Zum Jahresende müssen in einer Bilanz alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens gegenübergestellt werden und so eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden.

Wer ist zu einer doppelten Buchführung verpflichtet? (Deutschland, Österreich, Schweiz)

In Deutschland, Österreich und der Schweiz wird durch das Steuerrecht und einige andere Gesetze, wie etwa das Handelsrecht, des jeweiligen Landes genau reglementiert, ob ein Unternehmen zu einer doppelten Buchführung (Bilanz) verpflichtet ist, oder ob es eine EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) machen darf.

  • In Deutschland: Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind sowie alle Unternehmen, die mehr als 500.000 Euro Umsatz oder mehr als 50.000 Euro Gewinn machen, müssen eine doppelte Buchführung (Bilanzierung) vornehmen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Freiberufler.
  • In Österreich: Alle Kapitalgesellschaften, Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Jahresumsatz von mehr als 700.000 Euro haben, müssen eine doppelte Buchführung zur Gewinnermittlung machen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Freiberufler sowie Land- und Forstwirte.
  • In der Schweiz: Alle Kapitalgesellschaften, Kollektivgesellschaften und Unternehmen, die zu einer Eintragung im Handelsregister verpflichtet sind, sind bilanzierungspflichtig. Des Weiteren müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 CHF eine Bilanz und damit doppelte Buchführung erstellen.

In welcher Form muss die EÜR erfolgen?

Wie schon die allgemeine Definition beschreibt, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein vereinfachtes Verfahren zur Gewinnermittlung. Demzufolge soll die EÜR auch in möglichst einfacher Form erfolgen und aus möglichst einfachen Aufzeichnungen bestehen. Dazu gibt es ein offizielles Formular des Finanzministeriums mit einer entsprechenden Anleitung. Grundsätzlich ist dieses Formular seit 2005 für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Liegen die Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro ist eine formlose Gewinnermittlung möglich und die Pflicht, dieses Formular zu verwenden entfällt.

So geht man in der Praxis vor

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung besteht aus einfachen Aufzeichnungen, aus denen alle Einnahmen und Ausgaben im Laufe einer Rechnungsperiode hervorgehen sollen. Alle Beträge müssen durch Belege dokumentiert werden. Zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben eigenen sich beispielsweise Excel-Datenblätter. Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten zur Erfassung, die im weiteren Verlauf noch genauer vorgestellt werden.

Ein Beispiel, wie die Einnahmen und Ausgaben gegliedert sein können

In der EÜR müssen Einnahmen und Ausgaben des Betriebs gesondert aufgeführt werden.

Zu den Einnahmen können zum Beispiel gehören:

  • Nettobeträge der umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen
  • umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
  • private Kraftfahrzeugnutzung
  • private Telefonnutzung
  • alle Sachentnahmen
  • die vereinnahmte Umsatzsteuer

Zu den Betriebsausgaben können beispielsweise gehören:

  • alle Wareneinkäufe (als Nettobeträge)
  • die Nettokosten für bezogene Dienstleistungen
  • die angefallenen Kosten für Löhne und Gehälter
  • alle Abschreibungen
  • die Kfz-Kosten
  • die Miete für Büro- und Geschäftsräume
  • alle Betriebsausgaben, die eingeschränkt abziehbar sind ( z.B. Bewirtungskosten)
  • alle abziehbaren Vorsteuerbeträge
  • die im Kalenderjahr gezahlte Umsatzsteuer
  • die Gewerbesteuer

Zusätzlich zur Aufführung aller Einnahmen und Ausgaben müssen folgende Einzelaufzeichnungen gemacht werden:

  • bei Ein- und Ausgaben muss die Höhe der einzelnen Umsatzsteuersätze unterschieden werden
  • die umsatzsteuerfreien Umsätze müssen getrennt aufgezeichnet werden
  • bei abnutzbaren Abschreibungen (z.B. PKW oder PC) muss eine Abschreibungsübersicht erstellt werden.Da hinein gehören:
    – das Anschaffungsdatum
    – der Kaufpreis
    – die Abschreibungsdauer oder die in Anspruch genommenen AfA-Beträge
  • Betriebsausgaben, die nicht abgezogen werden können, müssen getrennt erfasst werden (dazu zählen z.B. Bewirtungskosten oder Geschenke für Geschäftspartner)

Das Prinzip der EÜR

Bei der Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es neben dem Zufluss-Abfluss-Prinzip je nach Fall noch weitere Details zu beachten. Grundsätzlich aber gilt für die EÜR die einfache Formel:

Summe der Einnahmen – Summe der Ausgaben = Gewinn oder Verlust

Wichtiger Hinweis:
Das Finanzamt ist nicht mit einem einzigen Posten zu den Einnahmen und einem weiteren Posten zu den Ausgaben des Betriebs zufrieden. Stattdessen verlangt es eine Aufgliederung der Einnahmen und Ausgaben, die anhand von Belegen erläutert und glaubhaft gemacht werden muss. Dabei gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Einnahmen und Ausgaben müssen getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufgezeichnet werden
  • Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter aus dem Anlagevermögen müssen in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt werden
  • Abnutzbare Anlagegüter müssen in einer Abschreibungsübersicht erfasst werden
  • Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 150 Euro müssen in einem besonderen Verzeichnis aufgenommen werden
  • Aufwendungen, die nicht oder nur beschränkt abziehbar sind (z.B. Geschenke oder Bewirtungskosten für Geschäftspartner) müssen einzeln und separat von anderen Betriebsausgaben aufgeführt werden

Mit welchen Hilfsmitteln kann eine EÜR erstellt werden?

Die einfachste Art die Einnahme-Ausgaben-Rechnung für das Finanzamt zu erstellen ist selbstverständlich der Gang zum Steuerberater – so denken zumindest viele. Doch damit macht man es sich ein wenig zu einfach, auch wenn die betriebliche Buchhaltung vielleicht nicht unbedingt ein großes Vergnügen ist. Auch wer sich einen Steuerberater leisten kann und diesen mit der Erstellung der EÜR beauftragt, muss die betriebswirtschaftliche Auswertungen und die Vorschläge zur Steuer-Optimierung des Steuerberaters unbedingt verstehen, um nicht wie ein Fremder im eigenen Betrieb dazustehen. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist zwar eine Verpflichtung dem Finanzamt gegenüber, hilft aber auch dabei Schieflagen rechtzeitig zu erkennen und darauf entsprechend reagieren zu können.

Wer dazu verpflichtet ist ein EÜR zu erstellen, sollte also zumindest das Prinzip verstehen und in der Lage sein, diese auch ohne Steuerberater zu erstellen. Dazu gibt es verschiedene Hilfsmittel, derer man sich bedienen kann, um die Einnahme–Überschuss-Rechnung übersichtlich und einfach anlegen zu können. Zu diesen Hilfsmitteln gehören im Wesentlichen ein Tabellenkalkulationsprogramm wie z.B. Excel, „JES – Die Java-EÜR“ und zur Übermittlung an die Finanzbehörde die Elstersoftware.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Excel

Die Erstellung der EÜR mit Hilfe einer Tabellenkalkulation wie Excel ist verhältnismäßig einfach, wenn dabei ein paar Dinge beachtet werden. Meist wird nicht unbedingt eine spezielle Software benötigt, um die EÜR zu erstellen und eine einfache Excel Tabelle ist durchaus ausreichend. Für die EÜR sollte selbstverständlich ein neues Tabellenblatt angelegt werden. Unterteilt nach Einnahmen und Ausgaben sollten mindestens die folgenden Spalten angelegt werden:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Brutto-Betrag

„Einnahmen-Art” und „Ausgaben-Art” müssen hingegen nicht unbedingt als Tabellenspalten angelegt werden.

Das Finanzamt fordert zusammenfassende Angaben über die wichtigsten Einnahme- und Ausgabe-Arten. Daher ist eine ausführliche Liste aller Transaktionen nicht unbedingt notwendig. Das Anlegen von „Sach-Konten” ist jedoch nützlich und absolut ratsam, denn so können alle Aufzeichnungen dann nach Sachkonten geordnet werden und zum Schluss nur als Zwischensummen angezeigt und ausgedruckt werden.

Zur Erstellung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es sogenannte Excel-Vorlagen, mit denen die Erstellung der EÜR einfach, übersichtlich und schnell erfolgen kann. Hierzu gibt es zwei Versionen. Die erste Version ist für Kleinunternehmer geeignet, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden. Die zweite Version ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, die den allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes unterliegen, geeignet.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit „JES – Die Java-EÜR“

„JES – Die Java-EÜR“ ist ein kostenloses Buchführungsprogramm, zu dessen Anwendung allerdings Java auf dem PC installiert sein muss. „JES – Die Java-EÜR“ ist das Nachfolgeprogramm von „OpenOffice-EÜR“ und hilft mit einem Einrichtungsassistenten dabei eine neue Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen oder eine bereits vorhandene zu öffnen. Vorteil dieses EÜR-Programms ist eine einfache Nutzung. So lassen sich Belege schnell erfassen. Das Hilfsprogramm führt anhand der eingegebenen Belege selbstständig alle notwendigen Steuer- und Buchführungsauswertungen durch. Das gesetzlich vorgeschriebene Formular zur EÜR kann allerdings nicht über das Programm ausgefüllt werden.

Desweiteren gibt es verschiedene kostenpflichtige Programme, die bei der Erstellung der Einnahme-Überschuss-Rechnung helfen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung einreichen

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung muss natürlich nicht nur erstellt werden, sondern auch beim Finanzamt eingereicht werden. Doch wie geht das und wann muss sie eingereicht werden?
Im Rahmen der Einkommensteuererklärung wird der, anhand der EÜR ermittelte Gewinn in der entsprechenden Anlage eingetragen. Bei Einkünften aus Gewerbetrieben ist dies etwa die Anlage G. Zusätzlich zum Eintrag des Gewinns muss die EÜR mit eingereicht werden. In welcher Form sie jedoch hinzugefügt werden muss, hängt von der Höhe der Einnahmen ab.

  • bei Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro pro Jahr, kann die EÜR der Steuererklärung formlos beigefügt werden
  • bei Betriebseinnahmen über 17.500 Euro pro Jahr, muss die EÜR anhand der Anlage EÜR dargestellt werden

Bei dieser Regelung gilt es zu beachten, dass die Einnahmen des Betriebs, also der Umsatz und nicht etwa die Gewinne, ausschlaggebend sind.

Belege, Rechnungen, Verträge und sonstige Geschäftsunterlagen müssen nicht beim Finanzamt eingereicht werden.

Die elektronische Übermittlung der EÜR – Elster

Nicht nur die herkömmliche Steuererklärung kann heutzutage elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Mit Elster kann nicht nur, sondern muss seit 2011 zusammen mit der Einkommensteuererklärung auch die Anlage EÜR auf elektronischem Wege eingereicht werden. Nur in besonderen Ausnahmefällen zur Vermeidung unbilliger Härten kann die Finanzbehörde auf die elektronische Übermittlung der Anlage EÜR verzichten. In diesen Fällen darf sie dann, wie es bis zum Jahr 2011 üblich war, in Papierform eingereicht werden.

In aller Regel müssen alle Steuerunterlagen bis spätestens 31.05. des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.

Mit Elster kann die gesamte Steuererklärung am PC ausgefüllt werden. Die Daten werden anschließend verschlüsselt per Internet an das Finanzamt übermittelt. Die Elstersoftware ist somit eine Ausfüllsoftware und ist das offizielle Steuerprogramm der Finanzverwaltung. Neben der Einkommensteuererklärung stehen folgende Formulare zur Verfügung:

  • die EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung)
  • die Umsatzsteuererklärung
  • die Gewerbesteuererklärung

Wie sieht das offizielle Formular zur EÜR aus?

Anlage EÜR für die EinkommenssteuerDie EÜR wird mit Hilfe eines vorgeschriebenen Formulars auf elektronischem Weg (Elster) angegeben. Dieses Formular besteht insgesamt drei Seiten sowie einem Verzeichnis zum Ausweis des Umlaufvermögens. Die Abgabefrist endet immer am 31.05. des Folgejahres. Wer die EÜR nicht einreicht muss damit rechnen Beratungs- oder Verwaltungskosten zahlen zu müssen.

Das Finanzamt will anhand dieses Formulars steuerliche Unregelmäßigkeiten aufdecken. Daher enthält es sogenannten Kennziffern für alle steuerrelevanten Angaben. Dazu zählen beispielsweise die Umsätze und die Höhe und die Art der Betriebsausgaben. Diese Kennziffern werden von der Finanzbehörde in die Richtsatzsammlung eingefügt und dienen zur Nachkalkulation oder Hinzuschätzung bei Betriebsprüfungen. Es ist daher wichtig, keine wesentlichen Dinge beim Ausfüllen des Formulars zu vergessen. Zudem ist es sinnvoll darauf zu achten, dass die Zahlen nicht wesentlich vom Normalbetrieb abweichen.

Link [pdf]: Standardisierte Einnahmenüberschussrechnung nach § 60 Absatz 4 EStDV; Anlage EÜR 2014

Tipps zum Ausfüllen des EÜR Formulars

Ähnlich wie auch das Formular zur Einkommensteuererklärung ist auch das EÜR Formular in Zeilen aufgegliedert. So werden in Zeile 4 allgemeine Angaben zum Betrieb und zur Einkunftsart gemacht. Wer in verschiedenen Bereichen tätig ist, kann hier die Schwerpunkttätigkeit eintragen. Bestehen jedoch mehrere Unternehmen, die in unterschiedlichen Bereichen tätig sind, muss für jedes Unternehmen ein gesondertes EÜR Formular als Anlage übermittelt werden.

Die Zeilen 7 bis 18 dienen dazu, das Finanzamt über die Einnahmen des Betriebes zu informieren. Dabei sind in den meisten Fällen die Zeilen 9 bis 13 nicht relevant und können beim Ausfüllen des Formulars weggelassen werden. Insgesamt sind die Angaben zu den Einnahmen für das Finanzamt vor allem in Hinblick auf die Versteuerung von Privatnutzungen interessant. Daher sollten die Betriebsausgaben möglichst detailliert aufgeschlüsselt werden.

Zeile 19 ist zum steuerlichen Absetzen von Betriebsausgaben wichtig. Bestimmte Berufsgruppen können hohe Beträge pauschal absetzen. So können beispielsweise hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten bis zu 30 Prozent oder maximal 2.455 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben im EÜR Formular deklarieren. Es lohnt sich also den Pauschalbetrag für die jeweilige Berufsgruppe zu ermitteln und in dieser Zeile geltend zu machen.

Was ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip?

Laut §11 EStG gilt für die Einnahme-Überschuss-Rechnung das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Doch was ist das genau? Eigentlich besagt das Zufluss-Abfluss-Prinzip nichts anderes, als dass die Einnahmen und Ausgaben in der Rechnungsperiode zu berücksichtigen sind, in der sie angefallen sind.

Dazu ein kurzes Beispiel: Ein Unternehmen bekommt am 20.12.2014 Waren mit Rechnungsdatum 17.12.2014 geliefert. Die Rechnung bezahlt das Unternehmen erst im Januar des Folgejahrs. Bedingt durch das Zufluss-Abfluss-Prinzip wird die Betriebsausgabe dem Kalenderjahr der Zahlung (auch Abfluss genannt) zugeordnet und erscheint damit in der EÜR für 2015.

Das Zufluss- und Abfluss-Prinzip bei verschiedenen Zahlungsarten

Das Zufluss- und Abfluss-Prinzip gilt als das Herzstück der Einnahme-Überschuss-Rechnung. Nach § 11 EStG gelten folgende Besonderheiten je nach Zahlungsart:

Zahlungsart Zeitpunkt des Zuflusses Zeitpunkt des Abflusses
Überweisung ersichtliche Gutschrift auf dem Konto der Eingang des Überweisungsträgers bei der Bank
Lastschrift ersichtliche Gutschrift auf dem Konto die erfolgte Abbuchung vom Konto
Barzahlung der Erhalt des Geldes die Abgabe des Geldes
EC-Karte ersichtliche Gutschrift auf dem Konto Zeitpunkt der Unterschrift auf dem Zahlungsbelegt oder Zeitpunkt der Eingabe des PINs
Kreditkarte die Zahlung durch das Kreditkarteninstitut Zeitpunkt der Unterschrift auf dem Zahlungsbelegt oder Zeitpunkt der Eingabe des PINs
Scheck die Entgegennahme des gedeckten Schecks die Übergabe des gedeckten Schecks
Aufrechnung der Zeitpunkt der Aufrechnungserklärung der Zeitpunkt der Aufrechnungserklärung

Ein konkretes Beispiel einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Betriebseinnahmen:

Datum Einnahmeart Betrag
10.01.2014 Erstellung eines Onlineshops 4.700 Euro
18.05.2014 Erstellung einer Website 2.400 Euro
24.07.2014 Erstellung einer Website 1.800 Euro
14.10.2014 Erstellung einer Website    900 Euro
9.800 Euro

Betriebsausgaben:

Datum Ausgabenart Betrag
31.03.2014 Kontoführungsgebühren      30 Euro
31.06.2014 Kontoführungsgebühren      30 Euro
31.09.2014 Kontoführungsgebühren      30 Euro
31.12.2014 Kontoführungsgebühren      30 Euro
01.01.2014 Stromkosten 1.800 Euro
01.01.2014 Webspacekosten    150 Euro
30.05.2014 Büromaterial    150 Euro
01.03.2014 Grafiker 1.000 Euro
01.06.2014 Grafiker 1.200 Euro
01.10.2014 Grafiker 2.000 Euro
31.12.2014 Abschreibung IT-Geräte 1.400 Euro
7.820 Euro

Formel: Einnahmen – Ausgaben = Jahresüberschuss

9.800 Euro – 7.820 Euro = 1.980 Euro (Jahresüberschuss)

Einnahme-Überschuss-Rechnung optimieren

Die steuerpflichtigen Gewinne von Selbstständigen sind, anders als ein Angestelltengehalt, keine feste Größe. Bei großen Unternehmen ist es kein Geheimnis, dass die Bilanzen so erstellt werden, dass der Jahresgewinn des Unternehmens möglichst steuergünstig ausfällt. Doch auch wenn mit der EÜR der Jahresüberschuss ermittelt wird, kann die Höhe des zu versteuernden Jahresüberschusses ganz legal optimiert werden. Grundsätzlich ist es auch für nicht bilanzpflichtige Unternehmen möglich, die Gewinne auf ein gewünschtes Maß zu reduzieren. Dazu eignen sich vor allem folgende Maßnahmen:

  • das Verschieben oder Vorziehen von Anschaffungen
  • das Verzögern von Rechnungserstellung und/oder Rechnungsüberweisungen
  • die Übernahme von Privateigentum in das Betriebsvermögen (sofern zulässig)
  • die Bildung sogenannter Investitionsabzugsbeträge in Form von Bildung oder Auflösung von Rücklagen

 

Drei hilfreiche Tipps

  1. Zu den Einnahmen zählen nicht immer nur Geldeinnahmen. Auch Sacheinnahmen können zu den Einnahmen des Betriebs zählen.
  2. Auch Mietzahlungen unterliegen dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Wird beispielsweise die Büromiete immer am 29. eines Monats für den Folgemonat gezahlt wird, wird die Mietzahlung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Monat der Leistungserbringung, also erst im darauffolgenden Monat, berücksichtigt.
  3. Ein Steuerberater ist zur Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht erforderlich! Sie sollte sogar möglichst vom Unternehmer selbst erstellt werden, damit dieser auch den vollen Ein- und Überblick über seine Geschäftslage hat. Zum Jahresabschluss kann jedoch die Hilfe eines Steuerberaters durchaus sinnvoll sein.

9 Strategien zum Zufluss- und Abflussprinzip


Das Zufluss- und Abflussprinzip der EÜR ist ein einfaches Prinzip, das einen großen Gestaltungsraum lässt.

Hier einige wichtige Strategien, um die EÜR vorteilhaft zu gestalten:

1. Der Gewinn ist zu hoch

Fällt der Gewinn eines Jahres zu hoch aus, drohen hohe Steuernachzahlungen. Zeichnet sich bereits ein zu hoher Gewinn für das laufende Jahr ab, können dank des Zufluss- und Abflussprinzips der EÜR Rechnungen für bereits erbrachte Leistungen zurückgehalten werden und so erstellt werden, dass der Zufluss auf das neue Steuerjahr verschoben wird.

2. Betriebsausgaben durch Umsatzsteuervoranmeldung erhöhen

Wird die Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. Januar für Dezember des Vorjahres eingereicht und dem Finanzamt gleichzeitig eine Einzugsermächtigung erteilt, zählt die daraus folgende Zahlung noch zu den Betriebsausgaben des Vorjahres, denn es handelt sich dabei um regelmäßig wiederkehrende Zahlungen.

3. Kreditkarten- und EC-Kartenzahlungen überprüfen

Werden bei der Erstellung der EÜR noch unbedingt Betriebsausgaben benötigt, lohnt sich eine Überprüfung aller Kredit- und EC-Kartenzahlungen aus Dezember, auch wenn die Abbuchung des Geldes vom Konto erst im Januar erfolgt ist. Denn als Abfluss des Geldes gilt immer der Zeitpunkt der Belegunterzeichnung oder PIN-Eingabe beim Kauf.

4. Leasing-Sonderzahlungen

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt eine Verteilung von Leasing-Sonderzahlungen auf die gesamte Laufzeit des Leasingvertrages als Betriebsausgabe nicht in Betracht. Dies ist nur bei einer doppelten Buchführung, also Bilanzierung, möglich. Daher gelten Leasing-Sonderzahlungen im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe.

5. Geplante Investitionen

Werden bestimmten Voraussetzungen dürfen für geplante Investitionen ins bewegliche Anlagevermögen bereits im Jahr vor der Anschaffung 40 Prozent des voraussichtlichen Investitionsbetrags vom Betriebsgewinn abgezogen werden. Zum beweglichen Anlagevermögen können z.B. Büroeinrichtung, LKWs oder Maschinen gehören. Als Grundvoraussetzung zur Anrechnung geplanter Investitionen ins bewegliche Anlagevermögen darf der Betriebsgewinn vor Abzug des Investitionsabzugbetrages jedoch nicht höher als 100.000 Euro sein.

6. Wechsel der Abschreibungsmethode

Abschreibungen können grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen. Bei der degressiven Abschreibungsmethode können pro Jahr vom Wert des Abschreibungsgegenstandes 25 Prozent abgeschrieben werden. Bei der linearen Abschreibungsmethode kann vom Restwert des Abschreibungsgegenstandes bei einer voraussichtlichen Restnutzungsdauer von maximal 3 Jahren der auf ein Nutzungsjahr anfallende Anteil des Restwertes abgeschrieben werden.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel:
Ein Firmenwagen hat noch einen Restwert von 24.000 Euro und soll voraussichtlich noch 3 Jahre genutzt werden. Bei der degressiven Abschreibungsmethode können von 24.000 Euro also 6.000 Euro (25 Prozent) abgeschrieben werden. Bei einem Wechsel in die lineare Abschreibungsmethode liegt die Abschreibungssumme hingegen bei 8.000 Euro (24.000 / 3 Jahre = 8.000).

Ein Wechsel von der degressiven in die lineare Abschreibungsmethode kann sich also durchaus lohnen, vor allem wenn im Unternehmen mehrere Abschreibungsgegenstände bislang auf degressive Art abgeschrieben wurden. Voraussetzung für einen solchen Wechsel der Abschreibungsmethode ist jedoch eine weitere Nutzung von maximal 3 Jahren. Zudem ist ein Wechsel der Abschreibungsmethode nur von der degressiven zur linearen Methode erlaubt. Umgekehrt kann eine lineare Abschreibung nicht in eine degressive umgewandelt werden.

7. Private Leistungseinlagen

Ausgaben, die in Zusammenhang mit dem Unternehmen angefallen sind, können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dazu können auch private Leistungseinlagen zählen, die bei der Erstellung der EÜR gern schon einmal vergessen werden.

  • wurde der private PKW für betriebliche Fahrten genutzt, dürfen 30 Cent pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Voraussetzung dazu sind jedoch Aufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wann der PKW für welche Fahrten genutzt wurde.
  • Telefonate vom Privatanschluss dürfen ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sofern der private Telefonanschluss nachweislich für betriebliche Gespräche genutzt wurde. Hier darf ein geschätzter Wert angegeben werden. Das bedeutet, es muss nicht jedes Geschäftstelefonat akribisch nachgehalten und aufgelistet werden.
  • wird ein Raum in der Privatwohnung für betriebliche Zwecke, z.B. als Archiv oder Lagerraum, genutzt, dürfen Miet-, Strom-, und Heizkosten für diesen Raum anteilig als Betriebsausgaben gezählt werden.

8. Sonderabschreibungen berücksichtigen

Beim Anlagevermögen darf für bewegliche Gegenstände neben der regulären Abschreibung eine Sonderabschreibung von 20 Prozent geltend gemacht werden. Dazu müssen jedoch zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Der Vorjahresgewinn darf nicht höher als 100.000 Euro sein und der abzuschreibende Gegenstand muss im Jahr des Kaufs sowie im Folgejahr mindestens zu 90 Prozent betrieblich genutzt werden.

9. Geschenke für Geschäftsfreunde und Kunden

Normalerweise dürfen Geschenke für Kunden und Geschäftsfreunde nur bis zu einem Nettobetrag von 35 Euro als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Beim Überschreiten dieser 35-Euro-Grenze handelt es sich um nichtabziehbare Betriebsausgaben und das in voller Höhe. Doch hierzu gibt es eine Ausnahme: Auch wenn die 35-Euro-Grenze überschritten wird, dürfen Geschenke an Kunden und Geschäftsfreunde in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn der Empfänger das Geschenk nur betrieblich verwenden kann. Es lohnt sich also bei der Auswahl der Geschenke diese Sonderregelung zu beachten.

Vor- und Nachteile der EÜR

Die EÜR ist ein einfaches und auch für Laien, ohne tiefe buchhalterische Kenntnisse durchführbares, Verfahren zur Gewinnermittlung. Trotz und vor allem wegen ihrer Einfachheit bringt die EÜR viele Vorteile, aber auch einige Nachteile mit sich.

Zu den Vorteilen der EÜR gehören:

  • eine große Zeitersparnis beim Erstellen der EÜR, da nur die Betriebsausgaben von den Einnahmen abgezogen werden müssen
  • eine große Kostenersparnis, da zur Erstellung der EÜR weder Buchhalter, noch Steuerberater unbedingt notwendig sind
  •  eine vereinfachte Buchhaltung, da das tatsächliche Vermögen sowie Verbindlichkeiten oder Schulden des Unternehmens nicht erfasst werden müssen
  • eine einfache und schnelle Erfassung, da anders als bei der Jahresbilanz, keine Inventur durchgeführt werden muss
  • eine höhere Liquidität durch das Prinzip der Zu- und Abflussregelung
  • das Wegfallen von Personen- und Kontokorrentkonten
  • es muss keine Abgrenzung zwischen Aufwendungen und Erträgen vorgenommen werden

Dennoch kann die EÜR auch durchaus Nachteile für das Unternehmen haben:

  • die EÜR ist keine Bewertungsgrundlage für ein Bank in Bezug auf eine Kreditentscheidung, denn die EÜR stellt das Betriebsvermögen nicht vollständig fest
  • es können keine Rücklagen aufgrund der EÜR gebildet werden
  • die EÜR ermöglicht keine Teilwertabschreibungen
  • der tatsächliche Wareneinsatz eines Unternehmens kann wegen der fehlenden Inventur mit Hilfe der EÜR nicht ermittelt werden
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Redaktion

ist gelernter kaufmännischer Assistent für Datenverarbeitung sowie Steuerfachangestellter. Er arbeitet aktuell für einer den führenden Wissens- und Informationsdienstleister in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern im Bereich Softwareberatung. Er verfügt über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung in den untererschiedlichsten Branchen und ist Autor von Fachpublikationen verschiedener Verlage.