Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder sich als Freiberufler selbstständig machen, gehört der Gang zum Finanzamt zu Ihren Pflichten. Dort melden Sie Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihre selbstständige Tätigkeit an. Sind alle Auflagen erfüllt, erhalten Sie schriftlich eine Steuernummer, die im Falle der Umsatzsteuerpflicht auch für alle Belange der Umsatzsteuer gilt – beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Umsatzsteuererklärung. Mit der Anmeldung vom Finanzamt erhalten Sie und Ihr Unternehmen automatisch eine Steuernummer zugewiesen. Allerdings ist diese nicht zu verwechseln mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Verwechslungsgefahr Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Im Vorfeld der Unternehmensgründung beziehungsweise der Selbstständigkeit ist Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit der Begriff Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – oder kurz USt.-ID – über den Weg gelaufen. Da mit der Zuweisung der Steuernummer auch die Umsatzsteuer als Steuertatbestand vom Finanzamt geregelt wird, glauben viele zunächst, dass damit auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemeint ist. Das ist jedoch falsch. Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind zwei unterschiedliche Dinge, die auch unterschiedliche Zwecke erfüllen.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) ist für Unternehmen und Selbstständige innerhalb der Europäischen Union gedacht, die im europäischen Binnenmarkt tätig sind. Die USt.-ID erleichtert die Identifikation von Unternehmen, die innergemeinschaftliche Geschäfte tätigen. Findet also beispielsweise ein Verkauf einer Ware von einem deutschen Unternehmen an ein französisches Unternehmen statt, kann der Geschäftsvorfall durch die USt.-ID der beiden beteiligten Unternehmen für die jeweiligen Finanzbehörden eindeutig identifiziert werden.

Hintergrund sind hier die EU-Regelungen zum Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU, die Lieferungen von Leistungen (Waren oder Dienstleistungen) nach dem Bestimmungslandprinzip besteuert. Das bedeutet, dass eine Lieferung für den Sender umsatzsteuerfrei gestellt wird und die Umsatzsteuer des Empfängerlandes greift. Nach dem obigen Beispiel wird die Ware, die von einem deutschen Unternehmen an ein französisches Unternehmen geht, von der deutschen Umsatzsteuer befreit und dafür dann beim Empfänger mit der französischen Umsatzsteuer belegt. Mithilfe der USt.-ID werden diese Vorgänge von den beteiligten Steuerbehörden eindeutig erfasst.

Muss ich für Geschäfte mit dem EU-Ausland eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen?

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Selbstständigkeit nicht nur in Deutschland, sondern auch im EU-Ausland Geschäfte abschließen, dann müssen Sie eine USt.-ID besitzen. Das gilt im Übrigen auch dann, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und damit nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Für Geschäfte mit dem EU-Ausland benötigen Sie dennoch eine USt.-ID.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch innerhalb Deutschlands sinnvoll

Doch nicht nur, wenn Sie Geschäfte mit Kunden in anderen EU-Ländern machen, ist eine USt.-ID sinnvoll. Da die USt.-ID besser vor Missbrauch geschützt ist und sie ein Unternehmen wirklich eindeutig identifiziert, ist sie auch bei nur innerhalb Deutschlands tätigen Unternehmen durchaus sinnvoll. Viele Geschäftspartner und Steuerbüros arbeiten daher lieber mit einer USt.-ID, wenn Ihr Unternehmen eine besitzt. Sie müssen für Geschäfte innerhalb Deutschlands aber keine USt.-ID haben, die Steuernummer ist ausreichend.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird nur auf Antrag erteilt

Damit stellt sich die Frage, woher Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre selbstständige Tätigkeit eine USt.-ID bekommen. Dafür stehen Ihnen mehrere Wege offen. Der einfachste Weg ist der, im Fragebogen der steuerlichen Erfassung, den Sie für das Finanzamt bei der Unternehmensgründung beziehungsweise für die Aufnahme Ihrer selbstständigen Tätigkeit ausfüllen müssen, ein Häkchen bei der Frage nach dem Antrag auf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu setzen. Das Finanzamt leitet den Antrag dann an das zuständige Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weiter. Das BZSt ist die Behörde, die für die Belange zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zuständig ist. Alternativ können Sie online über die Seite des BZSt oder postalisch eine USt.-ID beantragen. Die gesetzliche Regelung hierzu findet sich in § 27a des Umsatzsteuergesetzes.

Voraussetzung für die Erteilung einer USt.-ID ist die Unternehmereigenschaft. Die Prüfung hierfür findet mit dem für Sie zuständigen Finanzamt statt. Wenn Sie also nicht über den Erfassungsbogen eine USt.-ID beantragen, sondern beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt über das Online-Formularsystem des BZSt, benötigt das BZSt Angaben zum Finanzamt, Ihre Steuernummer sowie weitere persönliche und geschäftliche Daten. Nach der Prüfung erhalten Sie dann schriftlich Ihre USt.-ID zugesendet. Unabhängig vom gewählten Weg der Beantragung ist diese kostenlos.

Wie sieht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus?

Wenn Sie Ihre USt.-ID bekommen haben, wird Ihnen auf den ersten Blick der Unterschied zur Steuernummer auffallen. Für in Deutschland ansässige Unternehmen beginnt die USt.-ID grundsätzlich mit dem Kürzel DE. Die anderen EU-Länder haben entsprechen Länderkürzel für ihre dort beheimateten Unternehmen. Nach dem DE folgt eine neunstellige Ziffernfolge. Jede ausgegebene USt.-ID ist einmalig, jedes Unternehmen bekommt nur eine USt.-ID. Wenn Sie mehrere Gewerbe betreiben, erhalten Sie dennoch nur eine USt.-ID.

Sich mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ergebende Pflichten

Die USt.-ID bringt einige Vorteile mit sich, aber es ergeben sich auch zusätzliche Pflichten. So müssen Sie die USt.-ID auf Ihre Rechnungen an im EU-Ausland befindlichen Geschäftspartner nennen. Wenn Sie eine USt.-ID haben, ist es aber generell sinnvoll, diese auf allen Rechnungen mit anzuführen. Eine weitere Pflicht ergibt sich nach § 5 des Telemediengesetzes. Ist eine USt.-ID vorhanden, muss diese im Impressum einer betriebenen Webseite angegeben werden.

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Redaktion

ist gelernter kaufmännischer Assistent für Datenverarbeitung sowie Steuerfachangestellter. Er arbeitet aktuell für einer den führenden Wissens- und Informationsdienstleister in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern im Bereich Softwareberatung. Er verfügt über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung in den untererschiedlichsten Branchen und ist Autor von Fachpublikationen verschiedener Verlage.