Rechnungen in der Buchhaltung buchen

1. Definition des Begriffs Rechnungen

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Rechnung muss weder eine besondere Form haben, noch muss das Dokument ausdrücklich als Rechnung gekennzeichnet sein. Sofern ein Dokument jedoch anders bezeichnet ist, z. B. Als Lieferschein Angebot, Kontoauszug, Auftragsbestätigung oder Mahnung, handelt es sich um keine Rechnung.

Rechnungen können auf Papier oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Auch die Übermittlung per Fax gilt als elektronische Übermittlung.

2. Verpflichtung zur Rechnungsausstellung

Ob Sie verpflichtet sind eine Rechnung auszustellen, hängt von verschieden Faktoren ab:

  • um welche Leistung handelt es sich?
  • ist der Empfänger der Rechnung eine Privatperson?
  • ist der Empfänger der Rechnung ein Unternehmer

Nach § 14 Abs. 2 UStG haben Sie folgendes zu beachten:

  1. Erbringen Sie Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, müssen Sie innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen.
  2. Erbringen Sie Werklieferungen oder sonstige Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss ihre Rechnung ebenfalls innerhalb von 6 Monaten ausgestellt und übersandt werden.
  3. Erbringen Sie andere Leistungen an Privatpersonen oder Unternehmer für deren Privatgebrauch, können Sie eine Rechnung ausstellen. Sie sind hierzu jedoch nicht verpflichtet.

BITTE BEACHTEN!!!

Lassen Sie sich mit Ihren Rechnungen an andere Unternehmer und Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück mehr als 6 Monate Zeit, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro bestraft werden. kann.

PRAXIS-TIPP!!!

Nicht immer können Sie zweifelsfrei feststellen, ob es sich um einen Privatkunden oder um einen Geschäftskunden handelt. Deshalb stellen Sie Ihre Rechnungen so aus, dass sie alle geforderten Angaben enthalten. So vermeiden Sie es, Rechnungen nachträglich ausstellen oder korrigieren zu müssen.

3. Ordnungsmäßigkeit erhaltener Rechnungen

Einen Anspruch auf Vorsteuerabzug haben Sie nur dann, wenn in Ihren erhaltenen Rechnungen alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten sind.

Fehlt von den erforderlichen Angaben auch nur eine, geht Ihnen der Vorsteuerabzug verloren. Bei Betriebsprüfungen achtet das Finanzamt verstärkt darauf, ob die Rechnungen formell in Ordnung sind. Entdeckt der Betriebsprüfer auch nur einen Fehler, reicht ihm dies aus, Ihnen den Vorsteuerabzug zu streichen.

PRAXIS-TIPP!!!

Prüfen Sie bei jeder erhaltenen Rechnung, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Bekommen Sie eine nicht korrekte Rechnung und deshalb den Vorsteuerabzug ausschließt, fordern Sie sofort eine korrigierte Reichung an, Bis zum Erhalt der korrigierten Rechnung überweisen Sie, wenn überhaupt, nur den Nettobetrag. Damit haben Sie gegenüber dem Rechnungsaussteller ein Druckmittel, um schnellstmögliche eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten.

4. Vorgeschriebene Rechnungsangaben

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG aufgeführten Angaben enthalten. Bitte beachten Sie, das für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro (brutto) und Fahrausweise Sonderregelungen gelten.

In einer ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.Nach § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
  2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich.
  3. Das Ausstellungsdatum.
  4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).Durch die fortlaufende Rechnungsnummer soll sicher gestellt werden, das die erstellte Rechnung einmalig ist. Der Vorsteuerabzug bleibt Ihnen auch erhalten, wenn die Rechnungsnummer falsch ist und Sie dies auch nicht erkennen konnten.
  5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.Die Bezeichnung der Lieferung oder Leistung muss eine eindeutige und leicht nachvollziehbare Feststellung ermöglichen. Dabei sind handelsübliche Sammelbezeichnungen wie z. B. Tabakwaren, Schreibwaren, Büromöbel, Reinigungsmittel usw. ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen.
  6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt (Anzahlung).Nach § 31 Abs. 4 UStDV ist hier die Angabe des Kalendermonats ausreichend. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, z. B. bei einer Anzahlung, ist eine Angabe nicht erforderlich. Allerdings muss aus der Rechnung hervorgehen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
  7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
  8. Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).

    Diese Hinweise können bspw. folgendermaßen formuliert sein:
    Skonti:
    Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z.B. “ 2 % Skonto bei Zahlung bis …“

    Boni und Rabatte:
    Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z.B.:
    „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder
    „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“ oder
    „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“

  9. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  10. In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

BITTE BEACHTEN!!

Gesetzlich ist der Ausweis des Bruttobetrags zwar nicht vorgeschrieben, trotzdem sollten Sie den Bruttobetrag immer ausweisen, da dieser der Betrag ist, den ihr Kunde bezahlen muss.

5. Rechnungen die aus mehreren Bestandteilen bestehen

Sollten in einem Vertrag alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten sein, ist der Vertrag als Rechnung anzusehen. Eine zusätzliche Abrechnung ist nicht mehr erforderlich.
So kann z. B. ein Mietvertrag, Pachtvertrag oder ein notarieller Kaufvertrag eine Rechnung sein.

Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen., aus denen sich die gesetzlich geforderten Angaben insgesamt ergeben. Es ist ausreichend, wenn in einen dieser Dokumente das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst ausgewiesen ist. Ferner sind alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ergeben.

Die gemachten Angaben müssen leicht und eindeutig nachzuprüfen sein.

BEISPIEL!!!

Sie haben für Ihren Kunden XY einen Lieferschein erstellt. In diesem ist die gelieferte Ware (oder sonstige Leistung) und der Zeitpunkt der Lieferung (oder sonstigen Leistung) enthalten. Weisen Sie in Ihrer Rechnung auf diesen Lieferschein hin, brauchen Sie diese Angaben in Ihrer Rechnung nicht mehr zu wiederholen.

6. Entgeltminderungen in der Rechnung

Ist eine Entgeltminderung in der Rechnung unmittelbar enthalten und ausgewiesen, sind keine weiteren Hinweise erforderlich. Eine im Voraus getroffene Vereinbarung über eine Entgeltminderung (z. B. Rabatt oder Bonus) ist im Übrigen Bestandteil der Rechnung. Allerdings müssen Sie dann in der Rechnung auf die vereinbarte Entgeltminderung hinweisen.
Wichtig ist, dass diese Angaben leicht und einwandfrei nachzuprüfen sind. Die Vereinbarung muss daher Ihnen und dem Rechnungsempfänger in schriftlicher oder elektronisch übermittelter Form vorliegen Ferner müssen Sie diese Vereinbarung auf Nachfrage des Finanzamts ohne Zeitverzögerung (bezogen auf die jeweilige Rechnung) vorlegen können.

BITTE BEACHTEN!!!

Werden Entgeltminderungen wie Skonto, Rabatt oder Bonus vom Rechnungsbetrag abgezogen, müssen die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug entsprechend korrigiert werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, berichtigte Rechnungen auszustellen und dem jeweiligen Geschäftspartner zukommen zu lassen. Die Korrektur erfolgt also ohne weiteren Belegaustausch.

7. elektronische Rechnungen

Nach dem im November 2011 in Kraft getretenen Steuervereinfachungsgesetz werden rückwirkend ab dem 01.07.2011 neben Papierrechnungen auch elektronisch übermittelte Rechnungen ohne Signatur anerkannt (§ 14 Abs. 3 UStG). Umsatzsteuerlich sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichgestellt. Wann das Gesetz verabschiedet wird, ist derzeit noch offen.

Für Umsätze die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden dürfen somit elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur ausgestellt werden, ohne das der Vorstreuabzug verloren geht. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Hierzu zählen Rechnungen die per

  • E-Mail
  • EDV-Verfahren
  • PDF-Datei
  • Text-Datei (z. B. doc)
  • Computer-Telefax
  • Fax-Server
  • Datenträgeraustausch

übermittelt werden.An elektronische Rechnungen werden keine höheren Anforderungen gestellt als an Rechnungen in Papierform.

Somit berechtigen zukünftig auch elektronisch übermittelte Rechnungen zum Vorsteuerabzug. eine Signatur ist hierfür nicht erforderlich.

PRAXIS-TIPP!!!

Öfters, z .B. bei Telefonrechnungen zahlen Sie, wenn Sie eine Rechnung in Papierform verlangen, eine Extra-Gebühr. Zukünftig können Sie diese Zusatzgebühren vermeiden, da Sie für Leistungen die nach dem 30.06.2012 erbracht wurden, den Vorsteuerabzug auch aus elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur geltend machen können. Maßgebend ist der Zeitraum für den die Leistung erbracht wurde. Das bedeutet, Sie können ab August 2011 die Abrechnung von Papier auf elektronisch umstellen.

Die Übermittlung per Fax ist eine elektronische Übermittlung. Rechnungen die Sie per Fax übersenden oder erhalten sind somit elektronische Rechnungen.

Eine Übermittlung per Fax ist jedoch nur zulässig, wenn

  • die Übermittlung von Standar-Fax zu Standard-Fax erfolgt
  • der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt
  • der Rechnungsempfänger die eingehende Fax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt

Andere Formen der Rechnungsübermittlung per Fax wie z. B.

  • von Standard-Fax an Computer-Fax/Fax-Server,
  • von Computer-Fax/Fax-Server an Standard-Fax,
  • von Computer-Fax/Fax-Server an Computer-Fax/Fax-Server,
  • per E-Mail

können ab dem 01.07.2011 uneingeschränkt übermittelt werden, da eine digitale Signatur nicht mehr erforderlich ist.

8. Rechnungen über Kleinbeträge

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro brutto nicht übersteigt, gelten besondere Vorschriften (§ 33 UStDV).

Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Ausstellungsdatum,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

BITTE BEACHTEN!!!

Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht

  • im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG)
  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
  • bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)

Weitere Informationen zur Kleinbetragsrechnungen finden Sie hier.

9. Fahrausweise als Rechnungen

Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, gelten als Rechnungen , wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten (§ 34 UStDV):

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt.
  2. das Ausstellungsdatum
  3. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe
  4. den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt
  5. gegebenenfalls einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.

10. Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Nach § 14b UStG hat ein Unternehmer aufzubewahren:

  • ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
  • alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird.

Beispiel: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung die Sie im Januar 2011 erhalten haben (oder ausgestellt haben) beginnt am 31.12.2012 und endet am 31.12.2022. Ab dem 01.01.2023 können Sie die Rechnung vernichten.

Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren lesbar sein. Nachträgliche Ergänzungen und Änderungen sind nicht zulässig. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar ist. 4 Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren.

Für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen für die Aufbewahrung wie für Papierrechnungen. Trotzdem gelten für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen einige Besonderheiten.

Auf der „Grundlage ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ und der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) muss die Speicherung Ihrer elektronischen Rechnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in dem Format erfolgen, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Die Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen muss auf einem Datenträger erfolgen, der nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt. Vorsicht ist bei der Speicherung auf einer CD geboten, da diese durch Materialermüdung oder Zerstörung keine absolute Sicherheit dafür bietet, das die Daten zehn Jahre lang verfügbar und lesbar sind. Besser ist es, auf sichere Datenträger oder Mehrfachspeicherung zurückzugreifen.

BITTE BEACHTEN!!!
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nur auf Papier genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Hiervon ausgenommen sind Fax-Rechnungen, die auf einem Faxgerät ohnehin in Papierform empfangen oder gesendet werden.

Zum Download (im pdf-Format)

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Redaktion

ist gelernter kaufmännischer Assistent für Datenverarbeitung sowie Steuerfachangestellter. Er arbeitet aktuell für einer den führenden Wissens- und Informationsdienstleister in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern im Bereich Softwareberatung. Er verfügt über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung in den untererschiedlichsten Branchen und ist Autor von Fachpublikationen verschiedener Verlage.
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