Softwaregestützte Buchhaltung in der Praxis

Wenn Sie sich in der Praxis mit der Buchhaltung Ihres Unternehmen beschäftigen, werden Sie für gewöhnlich auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Tatsächlich sollten Sie bei der IT-Lösung für Ihr Unternehmen auf eine Gesamtlösung bei der Software achten, die für die Anforderungen Ihres Unternehmens angemessen ist. Neben der Buchhaltungssoftware betrifft das beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem oder diverse elektronische Management-Systeme für den Einkauf, Verkauf, Personalwesen und Prozesssteuerung sowie eine typische Bürosoftware. Umfang und Funktionen variieren natürlich mit der Größe und Art des Unternehmens.

Buchhaltungssoftware als Teil einer betriebswirtschaftlichen Softwareunterstützung

Gerade wenn Sie auf Softwarepakete eines Anbieters zurückgreifen, wird die Finanzbuchhaltung und weitere buchhalterische Aufgaben ein Teil des Softwarepakets sein. Bei vielen Anbietern ist es möglich, die einzelnen Aufgaben, für die eine Softwareunterstützung angedacht ist, als einzelne Module zu erwerben beziehungsweise zu lizenzieren. Es ist auch möglich, Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter für einzelne Aufgaben zu nutzen und mithilfe einer übergeordneten Software zu verbinden.

Daneben kann auch eine komplett eigene Software entwickelt werden. Eine solche Lösung hat den Vorteil, dass genau auf die individuellen Situationen Ihres Unternehmens abgestellt werden kann. In der Regel ist eine Individuallösung teuer und gerade bei Neu-Gründungen auch nicht angebracht. Die bestehenden Softwareangebote sind für Ihre Anforderungen mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit sehr gut geeignet. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass ausreichend Kenntnisse bei Ihnen selbst oder einem Mitarbeiter geschaffen werden, die entsprechende Software auch zu bedienen. Viele Anbieter bieten Schulungen und Support gleich mit in ihrer Leistung an, sollte ein solcher Bedarf bestehen.

Leistungsumfang typischer Buchhaltungssoftware

Kern der Buchhaltungssoftware ist eine Datenbank, die im Wesentlichen wie die Bücher der Buchhaltung aufgebaut sind und in der Regel auch einen vordefinierten Kontenrahmen mitbringen, der nach Bedarf angepasst werden kann. Diese Datenbank wird mit den Stammdaten des Unternehmens gefüllt, einschließlich Lieferanten, Kunden, gesetzlichen Bestimmungen und weiteren erforderlichen Daten. Regelmäßige Updates sorgen unter anderem bei gesetzlichen Änderungen für den aktuellen Stand.

Die Bedienung erfolgt über eine systematisch aufgebaute Eingabemaske, die bei den diversen Programmen relativ ähnlich aussieht. Die auszufüllenden Daten sind beschrieben, sodass sehr einfach ein Geschäftsfall über die Eingabemaske erfasst werden kann. Dabei wird das Verbuchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Offene-Posten-Buchhaltung geführt. Das bedeutet, dass jeder Lieferant und Kunde ein eigenes Debitoren- beziehungsweise Kreditorenkonto als Unterkonto der Forderungen beziehungsweise Verbindlichkeiten bekommt.

Großer Vorteil der Software ist auch, dass Eingabefehler dank einer Plausibilitätsprüfung recht schnell erkannt werden. Zudem sind typische Buchhaltungsfälle automatisiert. Beispielsweise das Verbuchen der Umsatzsteuer bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder auch Steuerberichtigungen bei nachträglichen Preisnachlässen.

Die Software bietet zudem die Option, die eingegebenen Buchungen sofort in die dahinterliegende Datenbank zu übertragen (Dialogbuchung) oder die Buchungen beispielsweise eines Tages erst zu erfassen und dann zu einem späteren Zeitpunkt als Ganzes in das System einzubuchen (Stapelbuchung). Letzteres hat den Vorteil, dass Stornierungen und Fehlerbehebungen einfacher werden.

Diverse Analysetools und das Erstellen von Berichten und Grafiken sind bei den meisten Programmen ebenfalls problemlos möglich. Buchhaltungssoftware schließt zudem natürlich auch das Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung, einer Einnahme-Überschuss-Rechnung oder auch einer Bilanz mit ein. Weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Berechnungen sind ebenfalls möglich.

Die Offene-Posten-Buchhaltung

In der Praxis wird eine Forderung aus Lieferung und Leistungen oder Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistungen nicht auf diesen Konten direkt verbucht, sondern für jeden Geschäftsfall zunächst ein offener Posten angelegt. Bei Zahlungseingang beziehungsweise Zahlungsausgang wird der offene Posten dann ausgebucht.

Für jeden Lieferanten wird dabei ein Kreditorkonto (Gläubigerkonto) als Unterkonto der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen geführt und für jeden Kunden ein Debitorkonto (Schuldnerkonto) als Unterkonto der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Mit Rechnungseingang beziehungsweise Rechnungsausgang wird auf dem entsprechenden Unterkonto die Verbindlichkeit oder die Forderung aktiviert (Posten eröffnet). Bei Zahlung wird der Posten dann wieder geschlossen. Gerade bei diesen Vorgängen erleichtert eine Software die Arbeitsschritte enorm und die Übersicht bleibt gewahrt.

Welche Bedingungen muss die Buchhaltungssoftware erfüllen?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Buchhaltungssoftware nutzen, muss diese die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen – ergänzend zur GoB. Das beinhaltet beispielsweise, dass die Software zuverlässig, nachprüfbar und datensicher arbeitet sowie eine Wiedergabe der Daten jederzeit möglich ist. Die im Handel verfügbare Buchhaltungssoftware ist GoBD-konform, einige sind sogar entsprechend zertifiziert.

Da die Buchhaltungssoftware gegebenenfalls persönliche Daten von Lieferanten und Kunden bearbeitet, muss eine DSGVO-Konformität gegeben sein. Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen ist ein normaler betriebswirtschaftlicher Vorgang, der übergeordneten gesetzlichen Grundlagen entspricht, daher ist hier vor allem der Datenschutz betroffen. Beispielsweise sind Zugriffsbeschränkungen zu treffen, sodass nicht jeder Mitarbeiter einfach auf diese Daten zugreifen kann.

Weiterhin sollte die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu ELSTER, dem Meldeprogramm des Finanzamts, enthalten. So können die steuerrelevanten Daten zügig übermittelt werden. Die Finanzämter setzen mittlerweile eine elektronische Übermittlung voraus.

Für eventuelle Datentransfers auf andere Buchhaltungssoftware empfiehlt sich eine DATEV-Schnittstelle. So kann ein Dateiformat erzeugt werden, das von allen Buchhaltungsprogrammen gelesen werden kann. So sind Datenmigrationen kein Problem mehr.

Welche Buchhaltungssoftware steht zur Verfügung?

Es gibt diverse Anbieter, die eine professionelle Buchhaltungssoftware zur Verfügung stellen. Neben stationärer Software ist auch eine Online- beziehungsweise Cloud-Lösung möglich. Bekannt ist sicherlich SAP, das auch ein Buchhaltungsmodul hat. SAP ist sicherlich nur für größere Unternehmen interessant, wenn auch andere Unternehmensteile mit SAP-Unterstützung geführt werden.

SAGE bietet Buchhaltungssoftware in einem unterschiedlichen Funktionsumfang. Somit gibt es Lösungen für Freiberufler bis zum Konzern. Ähnlich verhält es sich auch mit DATEV. Wie die Lösungen von SAGE gibt es zielgruppengerechte Pakete, die alle einen breiten Leistungsumfang beinhalten. Im Vergleich zu anderen Anbietern ist DATEV in der Anschaffung etwas teurer.

Der Anbieter Haufe bietet mit LEXWARE ebenfalls eine umfassende Lösung für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Funktionsumfänge an. LEXWARE und die Cloud-Lösung LEXOFFICE gelten als besonders nutzerfreundlich und daher für Buchhaltungseinsteiger besonders geeignet. Die Buchhaltungssoftware von WISO ist ebenfalls besonders nutzerfreundlich und insbesondere an Selbstständige und kleine Unternehmen gerichtet.

Gibt es auch Freeware?

Tatsächlich finden Sie auch Freeware in Bereich der Buchhaltungssoftware. Diese Lösungen sind in den Funktionen meist eingeschränkt und in der Regel sind auch keine ELSTER- und DATEV-Schnittstellen integriert. Sofern die GoBD sichergestellt werden können, ist eine solche Freeware-Lösung in sehr einfachen Fällen zwar geeignet, aber Sie sollten vor allem in Hinblick auf die zukünftige Unternehmensentwicklung eine professionelle, wenn auch kostenpflichtige Lösung in Erwägung ziehen.

In diesem Zusammenhang sollte der Support nicht unterschätzt werden. Bei professionellen Programmen erhalten Sie in der Regel einen umfassenden Support durch den Anbieter, der bei Problemen weiterhilft. Bei den Freeware-Anbietern ist das nicht unbedingt gegeben.

Welche Buchhaltungssoftware ist die richtige?

Die Frage nach der richtigen Buchhaltungssoftware kann nicht pauschal beantwortet werden. Als grobe Orientierung kann sicherlich gesagt werden, dass mit steigender Unternehmensgröße und steigender Zahl an Geschäftsfällen auch die Buchhaltungssoftware entsprechend umfangreich sein sollte. Für Freiberufler und einzeln tätige Selbstständige mag sogar eine Freeware-Lösung noch infrage kommen, während auch für ein neu gegründetes Unternehmen, das perspektivisch zu einem kleinen Mittelständler wird, eine professionelle Software je nach Preis-Leistungs-Verhältnis unumgänglich ist.

Sie sollten sich somit frühzeitig Gedanken zur Buchhaltungssoftware machen. Damit die Bedienung und die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Lösung leichter fallen, sind Grundkenntnisse in der Buchhaltung empfehlenswert. Denn Sie sollten bestenfalls auch verstehen, was das Programm im Hintergrund macht.

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Redaktion

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