Die Buchhaltung als Informationssystem

Die Buchhaltung gibt Ihnen einen wichtigen Informationsüberblick über Ihr Unternehmen. Doch nicht nur Sie gewinnen wichtige Informationen, sondern auch andere Gruppen treffen Ihre Entscheidungen in Bezug auf Ihr Unternehmen nach den Zahlen, die Sie aus der Buchhaltung gewinnen und präsentieren. Damit ist das Rechnungswesen, dem die Buchhaltung zugehört, als ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Informationssystems zu verstehen – nach innen und außen. Die Buchhaltung ist somit besonders relevant und wichtig für das Führen eines Unternehmens.

Internes und externes Rechnungswesen

Die klassische Einteilung des Rechnungswesens erfolgt nach den Adressaten für die Informationen. Das interne Rechnungswesen richtet sich an das Management (Entscheidungsträger des Unternehmens). Das schließt Sie als Unternehmer natürlich zuerst mit ein. Das externe Rechnungswesen richtet sich an Gruppen außerhalb des Entscheidungsraums des Unternehmens, aber nicht notwendigerweise außerhalb des Unternehmens an sich. Neben dem Finanzamt, Banken und andere Unternehmen umfassen die Adressaten auch weitere Anteilseigner ohne Entscheidungsbefugnis (zum Beispiel stille Teilhaber, Kleinaktionäre), Gläubiger, Lieferanten und die Mitarbeiter.

Damit die externen Adressaten eine möglichst sichere Informationsgrundlage für ihre Entscheidungen haben – beispielsweise das Finanzamt für die Steuerfestsetzung –, müssen die Zahlen des externen Rechnungswesens zutreffend sein. Um das sicherzustellen, hat der Gesetzgeber eine Reihe von Informationspflichten und Regeln aufgestellt. Neben Bürgerlichen Gesetzbuch, dem Handelsgesetzbuch und den Steuer- und Abgabengesetzen sind hier auch beispielsweise die speziellen Regelungen für Kapitalgesellschaften in zusätzlichen Einzelgesetzen (bspw. GmbH-Gesetz) relevant. Wie streng die Informationspflichten ausfallen, hängt von der Unternehmensgröße und der Unternehmensform ab. Während kleinste und kleine Unternehmen Vereinfachungsregeln bei der Buchhaltung und dem externen Rechnungswesen nutzen dürfen, steigen die Pflichten mit der Unternehmensgröße und für Kapitalgesellschaften.

Da sich das interne Rechnungswesen nur an die Entscheider im Unternehmen richtet, gibt es hier keine gesetzlichen Regelungen. Vielmehr werden hier eigene Entscheidungskriterien festgelegt, wie sie betriebswirtschaftlich geeignet und vernünftig sind. Als Unternehmer sollten Sie sich hier somit nicht nur Grundkenntnisse in der Buchhaltung aneignen, sondern allgemein einige betriebswirtschaftliche Kenntnisse mitbringen.

Teile des externen Rechnungswesens und typische Fragestellungen der Adressaten

Allein aus den gesetzlichen Verpflichtungen ergibt sich bereits, dass Sie eine Buchhaltung und das Erstellen des Jahresabschlusses machen müssen. Die (Finanz-) Buchhaltung und der Jahresabschluss mit seinen Bestandteilen der Gewinn- und Verlustermittlung und dem Aufstellen der Bilanz geben an die externen Adressaten die notwendigen Informationen. Hiermit und durch die Sicherheit der gesetzlichen Bestimmungen erhalten die externen Adressaten die Antworten auf ihre Fragen.

So will das Finanzamt aus den Angaben die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung gewinnen. Das gilt für die Umsatzsteuer ebenso wie für die Gewerbesteuer und bei Kapitalgesellschaften die Körperschaftsteuer. Weiterhin besteht hier ein Anknüpfungspunkt zu Ihrer persönlichen Einkommensteuerschuld, da Sie aus Ihrem Unternehmen Einkünfte erzielen. Neben einem Unternehmerlohn können das Kapitaleinkünfte aus der Einlagenverzinsung sein oder Kapitaleinkünfte aus der Gewinnausschüttung. Mit schlechter Buchhaltung bekommen Sie somit hier ebenfalls ein Problem.

Anteilseigner ohne einen tiefen Blick in die betriebswirtschaftlichen Interna wie beispielsweise Kleinaktionäre oder stille Teilhaber wollen Informationen über den aktuellen Erfolg des Unternehmens und eine Einschätzung zum zukünftigen Erfolg. Die Gewinn- und Verlustrechnung und Informationen zu den Potentialen des Unternehmens stehen bei diesen Adressaten im Vordergrund.

Die Gläubiger des Unternehmens – von den Lieferanten bis zu den Kreditgebern wie beispielsweise eine Bank – benötigen vom Unternehmen Informationen in Bezug zur (Rück-) Zahlungssicherheit. Vermögens- und Schuldenzahlen aus der Bilanz sind dafür ebenso relevant wie die Zahlen der Gewinn- und Verlustrechnung. Auch die eigenen Mitarbeiter liegen mit Ihrem Interesse in dieser Gruppe, denn die Zahlungssicherheit hängt unmittelbar mit dem Risiko der Arbeitslosigkeit zusammen. Hieraus wird auch deutlich, warum der Gläubigerschutz bei den gesetzlichen Bestimmungen ein übergeordnetes Ziel darstellt. Diese Zahlen sind darüber hinaus nicht nur wichtig für bestehende Kreditverhältnisse, sondern auch bei der Suche nach neuen Krediten oder Investoren.

Teile des internen Rechnungswesens und typische Fragestellungen der Adressaten

Das interne Rechnungswesen (Controlling) ist in erster Linie eine Hilfe für das Management, kurz-, mittel- und langfristige betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Der kurzfristige Entscheidungshorizont sticht dabei heraus. Neben der Entscheidungsfunktion hat das interne Rechnungswesen auch eine Kontrollfunktion, durch den Abgleich zwischen Planzielen mit den realisierten Zahlen.

Als Instrumente dienen die (Betriebs-) Buchhaltung und die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) mit ihren Bestandteilen Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung und der kurzfristigen Erfolgsermittlung (u. a. Cash-Flow-Rechnung) sowie die Planungsrechnung mit den Bestandteilen Produktionsplanung, Absatzplanung, Investitionsplanung und Finanzplanung. Wie umfangreich und tiefgreifend die jeweiligen Rechnungen erfolgen, hängt von der Größe und Art Ihres Unternehmens ab. Mindestens einfache Planungs- und Kontrollrechnungen werden für Sie als Unternehmer aber zum betriebswirtschaftlichen Alltag gehören.

Die Buchhaltung als Bindeglied zweier Rechnungskreise

Die notwendigen Daten für die internen und externen Adressaten erhalten Sie aus der Buchhaltung. Die Buchhaltung ist das Bindeglied der beiden Rechnungskreise, die das interne und externe Rechnungswesen jeweils bilden. Mit einer sorgfältigen und sauberen Buchhaltung halten Sie nicht nur die notwendigen gesetzlichen Grundlagen ein, sondern vermitteln auch die richtigen Informationen an die externen und internen Adressaten – und am wichtigsten, an Sie selbst.

Die Rechnungsgrößen für die oben genannten Instrumente sind allesamt in der Buchhaltung enthalten. Für die externen Adressaten sind die Erträge und Aufwendungen sowie die Bilanzpositionen relevant, für die KLR die Erlöse und Kosten und die Planungsrechnung vor allem die Einzahlungen und Auszahlungen. Zwischen diesen Größen bestehen enge Zusammenhänge, die hier ausgeführt sind. Die jeweiligen Rechengrößen, die herangezogen werden müssen, ergeben sich unmittelbar aus dem Informationsbedarf der Adressaten und wie diesem bestmöglich begegnet wird.

Durch die engen Bezüge zueinander können die diversen Rechnungen im Planungs- und Kontrollbereich quasi in einem Zuge durchgeführt werden. Als Selbstständiger oder als Unternehmer in einem Kleinstunternehmen wäre das in vielen Fällen sogar noch händisch machbar. Typischerweise liefert eine moderne Buchhaltungssoftware aber alle notwendigen Tools, um alle vorgenannten Rechnungen sauber und effizient durchzuführen.

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