Grundbegriffe der Buchhaltung – Vom Ertrag zur Einnahme, vom Aufwand zur Ausgabe

Die Buchhaltung beziehungsweise das betriebswirtschaftliche Rechnungswesen in seiner Gesamtheit arbeitet mit Begriffen, die einer festen Definition unterliegen. Gerade für Unternehmer und Selbstständige, die sich frisch mit der Buchhaltung und den gesetzlichen Grundlagen hierzu auseinandersetzen, können diese Begrifflichkeiten zu Missverständnissen führen. Nicht selten haben bestimmte Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch oder in einem anderen Zusammenhang eine andere oder weniger enge Definition als im Rechnungswesen.

Dabei ist eine saubere Verwendung dieser Begriffe auch für das eigene betriebswirtschaftliche Verständnis und die korrekte Anwendung der Buchhaltung wichtig. Solche grundlegenden Begriffe sind beispielsweise Ertrag, Leistung, Einnahme und Einzahlung auf der einen Seite und Aufwand, Kosten, Ausgabe und Auszahlung auf der anderen Seite.

Ertrag und Aufwand

In der Buchhaltung spielt das Begriffspaar Erträge und Aufwendungen die wesentliche Rolle. In der Gewinn- und Verlust-Rechnung wird aus der Differenz zwischen Erträgen und Aufwendungen der buchhalterische Gewinn des Unternehmens ermittelt. Dieser wiederum ist entscheidend beispielsweise als Steuerbemessungsgrundlage für das Finanzamt.

Die Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Erträge und Aufwendungen erfassen somit alle Veränderungen des Eigenkapitals und betreffen das Gesamtvermögen des Unternehmens. Darin enthalten sind somit auch Vermögensänderungen, die nichts mit der normalen betrieblichen Tätigkeit zu tun haben. Beispielsweise werden zur Risikoabsicherung Wertpapiere gehalten, die einen Ertrag abwerfen, das Unternehmen stellt aber Schrauben her.

Leistung und Kosten

Das Begriffspaar Leistungen und Kosten betreffen das Betriebsvermögen. Das ist der Teil des Gesamtvermögens, der für den eigentlichen betrieblichen Zweck steht. Insbesondere bei kleineren Unternehmen und Selbstständigen ist das in der Praxis weitgehend identisch. Aber auch hier kann es möglich sein, dass als Unternehmen Wertpapiere gehalten werden oder ein Nebenerwerb stattfindet, der einmalig oder nicht betriebstypisch ist.

Erträge und Aufwendungen aus nicht betriebsüblichen Geschäftsvorfällen sind keine Leistungen und Kosten. Eine Leistung steht somit für betriebliche Erlöse wie beispielsweise die Umsatzerlöse. Kosten stehen somit für betriebliche Aufwendungen. Neutrale Erträge und neutrale Aufwendungen sind hierin nicht enthalten und bilden das sogenannte neutrale Ergebnis.

Es kann hierbei noch zu einem weiteren Unterschied insbesondere zwischen Aufwendungen und Kosten kommen. Das ist dann der Fall, wenn der Aufwand zwar betrieblich ist, die zugehörigen Kosten aber mit einem anderen Wert angesetzt werden. Leistungen und Kosten, die ein Unternehmen ansetzt, sind nämlich nicht an die gesetzlichen Vorgaben gebunden, sondern obliegen allein der kaufmännischen Beurteilung. Leistungen und Kosten sind unternehmensinterne Zahlen und nicht für Dritte gedacht.

Der Übergang zur Kosten- und Leistungsrechnung

Ein typisches Beispiel hier sind die Abschreibungen auf Sachanlagen. Abschreibungen sind Aufwand und Kosten. Sie können in der Buchhaltung aber anders bewertet sein als im internen Rechnungswesen. Buchhalterisch existieren genaue Vorgaben, wann und wie Abschreibungen vorgenommen werden. Intern kann von diesen Vorschriften abgewichen werden. Statt der buchhalterischen Abschreibung (Aufwand) wird dann eine kalkulatorische Abschreibung (Kosten) verwandt. Intern soll eine möglichst realistische Bewertung des Verschleißes stattfinden, extern ist das Unternehmen gebunden an die rechtlich erlaubten Abschreibungsmethoden oder es wird aus steuerlichen Gründen ein anderer (erlaubter) Abschreibungsbetrag buchhalterisch angesetzt.

Hier wird auch deutlich, dass es neben der Buchhaltung (externes Rechnungswesen) die Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) gibt. Ersteres ist wichtig für externe Adressaten wie beispielsweise das Finanzamt, letzteres ist ein wichtiges Instrument für die Unternehmenssteuerung. Beides hängt natürlich unmittelbar zusammen. Für gewöhnlich dient die Buchhaltung als Ausgangspunkt. Die dort enthaltenen Aufwendungen und Erträge werden dann um das neutrale Ergebnis – die nicht-betrieblichen Geschäftsfälle – korrigiert und in den Rechnungskreis der Kosten- und Leistungsrechnung überführt.

Einnahme und Ausgabe

Das Begriffspaar Einnahmen und Ausgaben bezieht sich auf das Zahlungsmittelvermögen. Gemeint ist damit der Bestand an Giral- und Bargeld. Nicht enthalten sind somit die Forderungen. Eine Einnahme erhöht somit das Bankkonto oder den Kassenbestand, während eine Ausgabe das Bankkonto oder den Kassenbestand mindert. Betroffen sind hier also die vollständig liquiden Mittel eines Unternehmens.

Auch hier gibt es einen Zusammenhang zu den Erlösen und Aufwendungen. Häufig gibt es zwischen einem Ertrag und einer Einnahme einen zeitlichen Verzug. Beispielsweise wird das eigene Produkt auf Rechnung verkauft. Damit entstehen eine Forderung und ein Erlös (Ertrag). Wird die Rechnung vom Kunden beglichen per Überweisung, dann entsteht erst die Einnahme.

Daneben ist nicht jeder Ertrag mit einer Einnahme und jeder Aufwand mit einer Ausgabe verbunden und umgekehrt. Wenn der Unternehmer eine Privateinlage in sein Unternehmen tätigt, indem er von seinem privaten Bankkonto einen Betrag auf das Geschäftskonto überweist, ist das aus Unternehmenssicht eine Einnahme, aber kein Ertrag. Auf der anderen Seite sind Abschreibungen ein Aufwand, zu denen keine Ausgabe gehört. Die Abschreibung mindert das Anlagevermögen, aber nicht den Zahlungsmittelbestand.

Einzahlung und Auszahlung

Bei dem Begriffspaar Einzahlungen und Auszahlungen handelt es sich um eine Unterform der Einnahmen und Ausgaben. Einzahlungen und Auszahlungen beziehen sich allein auf den Kassenbestand (Bargeldbestand) des Unternehmens. Eine Einzahlung erhöht den Kassenbestand, eine Auszahlung mindert ihn.

Eine Einzahlung ist somit immer auch eine Einnahme und eine Auszahlung immer auch eine Ausgabe. Ein- und Auszahlungen sind heute sehr unterschiedlich relevant für verschiedene Unternehmen. Unternehmen und Selbstständige, die nur online tätig sind, werden eventuell sogar gar keinen Kassenbestand vorhalten, während vor allem im stationären Handel für Endverbraucher oder auch in der Gastronomie der Kassenbestand eine wichtige Funktion einnimmt.

Nutzung der Begriffe in Gesetzen und anderen Zusammenhängen

Die oben vorgestellten Begriffe werden in ihrer betriebswirtschaftlichen Bedeutung an anderer Stelle oft nicht so verwendet. Vor allem bei öffentlichen Haushalten werden die oben genannten Begriffe in einer etwas anderen Bedeutung genutzt. Das betrifft insbesondere Einnahmen und Ausgaben. Dennoch sind auch die gesetzlichen Grundlagen in ihrer Wortwahl bemüht, die obige Unterscheidung einfließen zu lassen.

Ein Beispiel: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) enthält den Begriff Einnahme. Die Vereinfachungsregel zur Gewinnermittlung, die in erster Linie für bestimmte Selbstständige möglich ist, bezieht sich auf den tatsächlichen Zahlungsstrom des Umsatzes. Nicht mit entstehen der Forderung, wie eigentlich gesetzlich bestimmt, sondern erst mit dem Zahlungseingang – also der Einnahme – wird der zugehörige Geschäftsvorfall gewinnrelevant. Auf der anderen Seite stehen die (Betriebs-) Ausgaben. Hier werden einige Sachverhalte allerdings als Ausgabe gesehen, die nach der obigen Definition keine sind. Die Abschreibungen, die bei der EÜR als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, sind in der Logik hier als Ausgabe im Jahr der Anschaffung zu sehen, die über die Folgejahre verteilt wird.

Es gibt einige weitere Beispiele, in denen die obigen Begriffe im gesetzlichen Kontext manchmal schwierig auszumachen sind. Immerhin bleibt die Begriffsverwendung aus anderen Gesetzen oder anderen Bezugspunkten in den Gesetzen weitgehend raus. So spricht beispielsweise das Einkommensteuergesetz in Bezug auf Privatpersonen und deren Besteuerung grundsätzlich von Einkünften und nicht von Erträgen oder Einnahmen.