Aufwendungen und Erträge – Buchen auf Erfolgskonten

In der Buchführung wird zwischen verschiedenen Kontentypen unterschieden. In der Bilanz stehen ausschließlich Bestandskonten, weiter unterteilt in Aktivkonten und Passivkonten. Neben den Bestandskonten kennt die Buchführung aber auch noch die Erfolgskonten. Erfolgskonten – zu unterscheiden in Konten für Aufwendungen und Konten für Erträge – nehmen eine besondere Position innerhalb der Buchhaltung ein. Die meisten üblichen Geschäftsfälle eines Unternehmens berühren ein Erfolgskonto – von der Verwendung von Büromaterialien über Abschreibungen bis zum Verkauf der eigenen Produkte oder Dienstleistungen.

Erfolgskonten als Unterkonten des Eigenkapitals

Die Einführung von Erfolgskonten ergibt sich aus einer besseren Übersichtlichkeit. Gäbe es ausschließlich Bestandskonten, würde die Vielzahl an Geschäftsvorfällen schnell dazu führen, dass die eigenen Aufzeichnungen – selbst mit Software-Unterstützung – nicht mehr nachvollziehbar sind. Selbst einfache Fälle führen schnell zu einer unübersichtlichen Situation in der Buchführung.

Beispielsweise werden regelmäßig Rohstoffe in der Produktion verbraucht, Energie eingesetzt, Büromaterial genutzt oder Löhne gezahlt. Alle diese Vorgänge mindern das Eigenkapital des Unternehmens. Umgekehrt führen der Verkauf eigener Produkte oder Dienstleistungen zu Erträgen, die das Eigenkapital mehren. Auch beispielsweise Zinserträge mehren das Eigenkapital. Das Verbuchen dieser permanenten Veränderungen des Eigenkapitals direkt im Eigenkapitalkonto würde aber selbst bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen zu einer Situation führen, die nicht mehr mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vereinbar sind.

Darüber hinaus erfordern auch weitere gesetzliche Bestimmungen, für die Gewinnermittlung diese Eigenkapitalveränderungen sauber aufgeschlüsselt zu führen. Der Kontenrahmen und damit auch jede Buchhaltungssoftware kennt daher die Erfolgskonten, auf denen Aufwendungen und Erträge getrennt nach ihrer Art aufgeschlüsselt geführt werden. Die Erfolgskonten sind somit als Unterkonten des Eigenkapitalkontos zu verstehen. Sie besitzen auch eine eigene Nummerierung innerhalb des Kontenrahmens und nehmen gar einen nicht unwesentlichen Teil des Kontensystems ein.

Was sind Aufwendungen?

Die Erfolgskonten sind getrennt nach Aufwands- und Ertragskonten. Aufwendungen sind dabei alle Geschäftsfälle, die eine Vermögensposition und damit das Eigenkapital mindern (Wertabfluss). Fällt ein Aufwand an, wird dieser auf dem entsprechenden Aufwandskonto im Soll verbucht. Wenn beispielsweise Rohstoffe in die Produktion eingebracht werden, dann ist das Aufwandskonto Aufwendungen für Rohstoffe im Soll betroffen. Werden Löhne gezahlt, ist das Aufwandskonto Löhne im Soll betroffen. Auch Buchungen, die nur zum Jahresabschluss anfallen, können gegebenenfalls Aufwendungen beinhalten. Das typische Beispiel sind Abschreibungen auf Sachanlagen. Planmäßige wie auch außerordentliche Abschreibungen stellen jeweils eine Aufwendung mit eigenem Aufwandskonto dar.

Was sind Erträge?

Erträge sind somit alle Geschäftsfälle, die eine Vermögensposition und damit das Eigenkapital erhöhen (Wertzufluss). Im normalen Geschäftsbetrieb sind Erträge vornehmlich die Umsatzerlöse. Hierfür gibt es das entsprechende Ertragskonto Umsatzerlöse. In der Buchhaltung wird in der Regel noch genauer nach der Art der Umsatzerlöse unterschieden, beispielsweise in Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse und Umsatzerlöse für Waren. Weitere Ertragskonten sind beispielsweise Mieterträge, Zinserträge oder auch Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen.

Das Gewinn-und-Verlust-Konto

Die Erfolgskonten sind zwar Unterkonten des Eigenkapitalkontos, sie werden aber nicht direkt beim Jahresabschluss mit dem Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Stattdessen ist ein Zwischenschritt notwendig. Hierfür gibt es das Gewinn-und-Verlust-Konto, kurz GuV-Konto. Alle Aufwands- und Ertragskonten werden über dieses Konto abgeschlossen. Auch hier ist die Übersichtlichkeit entscheidend.

Im GuV-Konto kommen alle Aufwendungen auf der linken Seite zum Stehen und alle Erträge auf der rechten Seite. Die Buchungssätze lauten somit GuV-Konto an Aufwandskonto und Ertragskonto an GuV-Konto. Die Differenz zwischen Aufwendungen und Erträge stellt dann den Gewinn (Erträge höher als Aufwendungen) oder Verlust (Erträge niedriger als Aufwendungen) des Geschäftsjahres dar. Das GuV-Konto wird dann mit dem Eigenkapitalkonto abgeschlossen. So scheint der Gewinn oder Verlust dann auch im Eigenkapitalkonto auf.

Rechnerisch sind das Buchen über Erfolgskonten und der Zwischenschritt über das GuV-Konto für die Ermittlung des Unternehmensgewinns identisch mit einem Eigenkapitalvergleich von Jahresende und Jahresanfang. Die Erfolgskonten und das GuV-Konto schlüsseln aber wesentlich genauer auf, wie ein Gewinn oder Verlust entsteht. Das Vorgehen verfolgt zudem das Prinzip der doppelten Erfolgsermittlung und stellt auch eine zusätzliche Sicherheit für die korrekte Gewinnermittlung dar.

Der Bestands- und Erfolgskontenkreis

Durch die vorgenannte Methodik, Erfolgskonten als Unterkonten zum Eigenkapital zu führen und diese zum Jahresabschluss über ein GuV-Konto zusammenzuführen, entstehen in der Buchführung zwei Kontenkreise. Der erste Kontenkreis betrifft die Bestandskonten, aufgeteilt in Aktiv- und Passivkonten. In der Schlussbilanz stehen dann die Werte der Bestandkonten. Der zweite Kontenkreis betrifft die Erfolgskonten, die über das GuV-Konto abgeschlossen werden.

Grundsätzlich wird zuerst der zweiten Kontenkreis geschlossen, bevor auch der erste Kontenkreis geschlossen werden kann. Der Grund ist sehr einfach: Die Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals und müssen als solche zuerst abgeschlossen werden, bevor die nächst höhere Ebene abgeschlossen werden kann. Das passiert über den Abschluss des GuV-Kontos mit dem Eigenkapitalkonto. Das Eigenkapitalkonto wird dann als Passivkonto mit der Schlussbilanz abgeschlossen. Die Abschlussbuchung GuV-Konto und Eigenkapitalkonto stellt somit die Verbindungslinie dieser beiden Kontenkreise dar.

Einfaches Beispiel: Zu Jahresbeginn wird ein neues Fahrzeug für 30.000 Euro angeschafft. Das Fahrzeug wird im Konto Fuhrpark aktiviert – die 30.000 Euro stehen im Soll. Ein anderes Bestandskonto, zum Beispiel Bank bei einer Überweisung, wird um 30.000 Euro gemindert.

Zum Jahresabschluss erfolgt die planmäßige Abschreibung. Bei einer Nutzungsdauer von sechs Jahren und einer linearen Abschreibung sind 6.000 Euro des neuen Fahrzeugs abzuschreiben. Das erfolgt über das Aufwandskonto Abschreibungen an das Bestandskonto Fuhrpark mit 6.000 Euro.

Das Bestandskonto Fuhrpark geht dann mit 24.000 Euro in die Schlussbilanz ein. Die Abschreibungen stehen im GuV-Konto mit 6.000 Euro. Die Abschreibungen wirken also gewinnmindernd. Sind die Umsatzerlöse beispielsweise 10.000 Euro und es gibt keine weiteren Aufwendungen, gibt es einen Gewinn von 10.000 Euro abzüglich 6.000 Euro (Erträge minus Aufwendungen), also 4.000 Euro.

Der Gewinn von 4.000 Euro, der im GuV-Konto steht, wird dann in das Eigenkapitalkonto eingebucht. Buchungssatz ist im Gewinnfall GuV-Konto an Eigenkapitalkonto. Alle Eigenkapitalveränderungen des Geschäftsjahres sind so auf einmal eingebucht. Das Eigenkapitalkonto wird nun über die Schlussbilanz abgeschlossen.