Abschreibungen (AfA) auf Sachanlagen

Bereits mit der Gründung müssen Sie sich als Unternehmer oder Selbstständiger mit Abschreibungen beschäftigen. Der Grund ist einfach: In den meisten Fällen werden Ihre Anfangsinvestitionen auch Sachanlagen (Teil des Anlagevermögens) beinhalten. Sachanlagen sind dabei Güter, die Sie für Ihren Produktionsprozess – das gilt auch für den Fall, dass Sie Dienstleistungen anbieten – mehrmalig gebrauchen. Das beinhaltet Maschinen ebenso wie Büromöbel, Computer oder der Firmen-Pkw, sofern diese im Unternehmenseigentum sind und entsprechend in der Bilanz aktiviert werden müssen. Die gleiche Überlegung entsteht natürlich auch in der weiteren Folge, wenn Sie Sachanlagen für Ihren Betrieb anschaffen. Im Rahmen des Jahresabschlusses und der Gewinn- und Verlustrechnung müssen Sie damit jährlich Abschreibungen berücksichtigen.

Im Steuerrecht wird statt von Abschreibungen von der Absetzung für Abnutzung (AfA) gesprochen (§ 7(1) EStG). Im Kontensystem der Buchführung bleibt es aber bei dem Begriff Abschreibungen auf Sachanlagen. Nachfolgend geben wir eine kleine Einführung in den Bereich der Abschreibungen.

Gründe für Abschreibungen

Der wesentliche Grund für Abschreibungen ist, den Werteverzehr der Sachanlagen zu erfassen. Diese Wertminderungen wiederum haben vier wesentliche Ursachen: Abnutzung (Verschleiß), wirtschaftliche Überholung, technischer Fortschritt sowie außergewöhnliche Ereignisse. Die ersten drei Ursachen führen zu planmäßigen Abschreibungen, die vierte Ursache führt zu außerplanmäßigen Abschreibungen. Buchhalterisch werden die planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen auf separaten Konten verbucht.

Abschreibungen stellen dabei buchhalterisch Aufwand dar, der auch als Kostenfaktor in die Preiskalkulation des eigenen Produkts oder der eigenen Dienstleistung einfließt. Durch die Berücksichtigung in der Preisgestaltung wird die Anschaffung (Investition) über die Zeit gegenfinanziert und neue (Ersatz-)Investitionen können getätigt werden. In diesem Zusammenhang wird daher auch vom Abschreibungskreislauf gesprochen. Abschreibungen sind also ein wichtiges Mittel der Finanzierung von Sachanlagen.

Planmäßige Abschreibungen erfolgen nur auf abnutzbare Sachanlagen

Planmäßige Abschreibungen werden auf die Sachanlagen durchgeführt, dessen Nutzungsdauer zeitlich begrenzt ist (abnutzbare Sachanlagen). Diese Sachanlagen stehen dem Unternehmen für gewöhnlich nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung. Diese Nutzungsdauer unterscheidet sich je nach Art der Sachanlage – Gebäude zum Beispiel werden über viele Jahre hinweg abgeschrieben, während ein Pkw wertmäßig deutlich schneller verzehrt wird. Die Abschreibungen werden entsprechend der planmäßigen Nutzungsdauer der betreffenden Sachanlage verteilt (§ 253(2) HGB, § 7(1) EStG). Beispielsweise wird ein Laptop mit vier Jahren planmäßiger Nutzungsdauer über vier Jahre abgeschrieben.

Berechnungsgrundlage für die Abschreibungen bilden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Sachanlage (§ 6(1) EStG). Maßgeblich für die Nutzungsdauer sind die AfA-Tabellen der Finanzverwaltung. Hier wird für jede Art der Sachanlage eine anzusetzende Nutzungsdauer aufgeführt.

Erlaubte Abschreibungsmethoden

Steuerrechtlich sind die Möglichkeiten, wie eine Sachanlage abgeschrieben wird, begrenzt. Grundsätzlich kommen als Abschreibungsmethode die lineare Abschreibung (§ 7(1) EStG), die degressive Abschreibung (§ 7(2) EStG), die degressiv-lineare Abschreibung (§ 7(3) EStG) oder die Abschreibung nach Leistungseinheiten in Betracht (§ 7(1) EStG).

• Bei der linearen Abschreibung wird die Sachanlage zu einem gleichbleibenden Prozentsatz von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten jedes Jahr abgeschrieben. Der Abschreibungsbetrag ist somit jedes Jahr der Gleiche (konstant).
• Bei der degressiven Abschreibung wird zu einem gleichbleibenden Prozentsatz vom jeweiligen Restbuchwert abgeschrieben (Buchwert-AfA). Hier fällt der Abschreibungsbetrag somit jedes Jahr.
• Bei der degressiv-linearen Abschreibung wird zunächst wie bei der Methode der degressiven Abschreibung abgeschrieben. Sobald die Methode der linearen Abschreibung zu höheren Abschreibungsbeträgen führt, wird auf die lineare Abschreibung (bezogen auf den Buchwert im Jahr des Wechsels) gewechselt. Die Abschreibungsbeträge fallen zunächst und bleiben ab dem Jahr des Wechsels für die restliche Nutzungsdauer konstant.
• Bei der Abschreibung nach Leistungseinheiten schließlich wird mit der Sachanlage eine erwartete Laufleistung verknüpft. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten geteilt durch die erwartete Laufleistung ergeben die Kosten pro Leistungseinheit. Dadurch ergibt sich über die jährliche Laufleistung eine jährliche Abschreibung. Der jährliche Abschreibungsbetrag schwankt somit mit der jährlichen Laufleistung.

Die unterschiedlichen Abschreibungsmethoden können nicht beliebig angewandt werden. Zum einen gibt es bezüglich der Nutzungsdauer für verschiedene Arten von Sachanlagen Vorgaben, zum anderen greifen weitere steuerrechtliche Einschränkungen oder Methoden sind nicht immer gleich sinnvoll.

Die lineare Abschreibung ist für alle abnutzbaren Sachanlagen steuerrechtlich erlaubt, die degressive Abschreibung nur bei beweglichen abnutzbaren Sachanlagen (beispielsweise Pkw), die vor dem 1. Januar 2011 angeschafft wurden. Zudem darf der prozentuale Abschreibungssatz bei der degressiven Abschreibung nicht mehr als das Zweieinhalbfache des linearen Abschreibungssatzes für diese Sachanlage betragen und nicht höher sein als 25 Prozent (§ 7(2), EStG). Die gleichen Beschränkungen gelten auch für die degressiv-lineare Abschreibung. Bei der Abschreibung nach Leistungseinheiten muss die Sachanlage etwas sein, was Leistungseinheiten als Maß zulässt (§ 7(1) EStG). Beispiele hierfür sind ein Pkw, für den eine erwartete Laufleistung nach gefahrenen Kilometern angenommen werden kann, oder Maschinen, bei denen eine erwartete Laufleistung nach Stunden veranschlagt werden kann.

Die Anlagenkarte

Alle wichtigen Daten zu den Sachanlagen und den Abschreibungen werden in der Anlagenkarte erfasst. Jede Sachanlage wird mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung benannt, die Nutzungsdauer wird angegeben sowie die Abschreibungsmethode einschließlich Abschreibungssatz und die Entwicklung der Buchwerte. Aus der Anlagenkarte sind somit alle relevanten Angaben zu den planmäßigen Abschreibungen ersichtlich.

Zeitanteilige Abschreibungen

Für gewöhnlich werden Sachanlagen nicht mit dem Jahresstart angeschafft, sondern irgendwann im Laufe eines Kalenderjahres. Die planmäßigen Abschreibungen starten dabei mit dem Monat der Anschaffung oder Herstellung. Es wird also im ersten Jahr eine zeitanteilige Abschreibung errechnet. Im letzten Nutzungsjahr ist die Abschreibung somit ebenso zeitanteilig zu erfassen (§ 7(1) EStG). Wird beispielsweise ein Firmen-Pkw im Mai angeschafft, ist dieser mit 8/12 der jährlichen Abschreibung im ersten Jahr anzusetzen.

Außerplanmäßige Abschreibungen

Liegt eine dauerhafte Wertminderung durch ein außergewöhnliches Ereignis vor, kann die wertgeminderte Sachanlage außerplanmäßig abgeschrieben werden. Außerplanmäßige Abschreibungen können sowohl bei abnutzbaren als auch bei nicht abnutzbaren Sachanlagen auftreten. Muss eine außerplanmäßige Abschreibung auf eine abnutzbare Sachanlage vorgenommen werden, wird zuerst die planmäßige Abschreibung durchgeführt und dann die außerplanmäßige (§ 253(2) HGB). Da es bei nicht abnutzbaren Sachanlagen keine planmäßigen Abschreibungen gibt, können hier nur außerplanmäßige Abschreibungen vorliegen.

Wird beispielsweise durch ein Brand eine Maschine beschädigt, wird erst die planmäßige Abschreibung in diesem Jahr durchgeführt. Auf den sich dann ergebenen Restwert wird eine außerplanmäßige Abschreibung vorgenommen, die den Wertverlust durch den Brand erfasst. Ist die Maschine unbrauchbar geworden, würde sie komplett abgeschrieben werden mit der außerplanmäßigen Abschreibung.

Eine nicht abnutzbare Sachanlage ist beispielsweise ein Grundstück. Das Grundstück wird nicht planmäßig abgeschrieben. Wird nun beispielsweise eine Verseuchung des Bodens festgestellt, die zu einer Wertminderung des Grundstücks führt, muss eine außerplanmäßige Abschreibung vorgenommen werden. Der Unterschied zwischen den Anschaffungskosten für das Grundstück und dem neuen Wert des Grundstücks wird durch die außerplanmäßige Abschreibung erfasst.

Sonderfall: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Bewegliche, selbstständig nutz-, bewert- und abnutzbare Sachanlagen mit Anschaffungskosten bis 410 Euro (ab 2018 bis 800 Euro) sind sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Hier bietet das Steuerrecht ein Wahlrecht an (§ 6(2) EStG). Solche Sachanlagen können entweder gemäß ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben werden oder direkt im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Die Kriterien der selbstständigen Nutzbarkeit schließt beispielsweise Einbauteile oder Peripheriegeräte (zum Beispiel eine Tastatur für den PC) aus. Ein Tablett mit einem Anschaffungspreis (netto) von 300 Euro wäre ein Beispiel für ein geringwertiges Wirtschaftsgut.

Für Geringwertige Wirtschaftsgüter wird in der Buchhaltung ein eigenes Konto geführt, auf die diese Sachanlagen zunächst aktiviert werden. Zum Jahresabschluss mindern die Abschreibungen auf GWG den Wert der GWG je nach gewählter Methode.

Neben der Grenze von 410 Euro (800 Euro ab 2018) gibt es noch eine kleinere Grenze von 150 Euro (250 Euro ab 2018). Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu diesem Betrag können direkt als Aufwand verbucht werden (§ 6(2a) EStG).