Wie Sie typische Anfängerfehler in der Buchhaltung vermeiden

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder sich selbstständig machen, müssen Sie bereits vor dem Start ins Unternehmerleben viel bedenken. Hinzu kommen die Anlaufschwierigkeiten, die bei jedem neuen Unternehmen ganz unterschiedlich ausfallen können. Mit guter Planung und ausreichend Organisation können Sie das aber meistern. Das gilt natürlich auch für die Buchhaltung, die gerade am Anfang viele Gründer vor Herausforderungen stellt.

Lassen Sie sich nicht abschrecken, denn Buchführung kann man lernen. Haben Sie einmal ein grundlegendes Verständnis aufgebaut, stellt das Verbuchen typischer Geschäftsvorfälle kein Problem mehr da – und auch mit ungewöhnlicheren Fällen werden Sie dann schon fertig. Wie Sie Anfängerfehler vermeiden und so auch generell besser durch Ihre Gründungszeit kommen, sollen die nachfolgenden Hinweise und Tipps Ihnen aufzeigen.

Trennen Sie strikt Privates vom Geschäftlichen

Viele Gründer haben das größte Problem damit, ihr Unternehmen und sich selbst voneinander zu trennen. Natürlich ist das von Ihnen gegründete Unternehmen Ihr Unternehmen, dennoch müssen Sie eine klare Trennlinie zwischen sich als Privatperson und Ihr Unternehmen ziehen. Sie werden zukünftig zwei Seiten der gleichen Medaille sein, aber eben beide Seiten. So wie Sie das Kapital des Unternehmens steigern, wenn Sie aus Ihrem Privatvermögen etwas ins Unternehmen einbringen, so reduzieren Sie das Eigenkapital, wenn Sie wieder etwas herausziehen.

Trennen Sie gedanklich und wo immer möglich auch tatsächlich das Unternehmen und Sie als Privatperson. Das fängt beispielsweise damit an, dass Sie für Ihr Unternehmen ein Geschäftskonto einrichten, wo auch tatsächlich nur geschäftliche Kontobewegungen drüber laufen. Nehmen Sie nicht einfach was aus der geschäftlichen Kasse, selbst wenn Sie einen Entnahmebeleg reinlegen – nur mit Entnahmebelegen können Sie einen Lieferanten schlecht bar bezahlen.

Es gibt Situationen, in denen die Trennung zwischen Geschäft und Privat nicht immer einfach fällt. Beispielsweise nutzen Sie Internet und Telefon zuhause auch geschäftlichen oder Sie unternehmen Dienstfahrten mit dem Privat-Pkw. Halten Sie aber auch hier die Trennung soweit wie möglich aufrecht. Der Gesetzgeber hilft Ihnen hier, indem beispielsweise Pauschalen oder Berechnungsalternativen zu den Betriebsausgaben erlaubt werden, wenn Gegenstände oder Dienstleistungen geschäftlich wie auch privat genutzt werden.

Versuchen Sie auch nicht, private Ausgaben als geschäftliche Ausgaben zu deklarieren. Sonntägliche Geschäftsessen mag es geben, aber Sie sollten immer ehrlich bleiben. Es mag Jahre dauern, bis das Finanzamt Ihre Ausgaben genauer prüft. Aber wenn es hier Probleme gibt, haben Sie ein riesiges. Gehen Sie keine unnötigen Risiken ein.

Kennen Sie alle relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die Fristen

Zur Unternehmensgründung und -führung ist es wichtig, die damit einhergehenden rechtlichen Rechte und Pflichten zu kennen. Das gilt nicht nur in Bezug auf die Buchhaltung, sondern auch darüber hinaus. Aber gerade die vermeintlich strengen Buchhaltungspflichten erfordern ein wenig rechtliches Verständnis, dass Sie sich aneignen sollten. Das hilft Ihnen auch in anderen Situationen, Rechtsnormen und Verträge richtig zu lesen. Angst brauchen Sie hiervor nicht haben.

Sie haben bei der Unternehmensgründung oder den Beginn der Selbstständigkeit mit diesem Aspekt bereits zu tun. Die Rechtsform Ihrer Unternehmung war sicher eine Frage und die daraus ableitbaren weiteren Pflichten auch Richtung Buchhaltung. Eine andere Frage könnte die Nutzung der Kleinunternehmerregelung sein oder ob Sie zum Kreis gehören, der vereinfachte Buchhaltungspflichten genießt, indem Sie beispielsweise statt einer Bilanzerstellung auf die einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung zurückgreifen dürfen.

Was viele Neu-Unternehmer unterschätzen, sind die unterschiedlichen Fristen. In der Buchhaltung sind das beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Belege und die eigenen Unterlagen. Im Zweifel müssen Sie dafür Sorge tragen, dass eine Quittung auch in zehn Jahren noch einwandfrei lesbar ist. Wenn Sie elektronische Unterlagen haben, müssen Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen – und daran denken, dass auch diese in zehn Jahren noch einsehbar sind. Das erfordert ein gewisses Maß an Vorsorge und Organisation. Gleichzeitig hilft es Ihnen aber nicht nur dabei, ihre Buchführung im Griff zu behalten und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern auch andere Bestimmungen, wie beispielsweise die der DSGVO, zu erfüllen.

Fallstricke bei den Belegen

Gerade bei den Belegen und Quittungen lauern besonders viele Fallstricke, denen Sie ausweichen müssen. Das beginnt schon damit, dass viele Kassenbons auf Papier gedruckt werden, die unmöglich zehn Jahre lesbar bleiben. Kopieren Sie solche Belege und stellen Sie eine sichere, aber praktikable Aufbewahrung her.

Ein weiteres Problem besteht in Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen, um zum Beispiel einen Vorsteuerabzug vorzunehmen. Das ist gerade bei der Unternehmensgründung problematisch, wenn Sie aus Kostengründen von Privatpersonen etwas für das Unternehmen kaufen oder der Geschäftspartner schlicht keine konforme Rechnung erstellt. So wie Sie richtige Rechnungen schreiben müssen, sollten Sie auch nur solche Rechnungen erhalten. Sonst werden der Vorsteuerabzug und das Einbringen als Aufwand schwierig.

Führen Sie täglich das Kassenbuch

Sollten Sie eine Barkasse für Ihr Unternehmen haben, dann müssen Sie auch ein Kassenbuch führen. Nehmen Sie sich täglich Zeit, dieses auch sauber und korrekt auszufüllen. Denn gerade bei Bargeld ist schnell die Versuchung groß, nur mal schnell für den eigenen Bedarf zu entnehmen – man muss ja noch einkaufen. Erliegen Sie dem nicht.

Liquidität ist der größte Freund Ihres Unternehmens

Was für den Kassenbestand gilt, gilt allgemein für alle liquiden Mittel. Mit der Gründung sollte die Finanzierung ihres Unternehmens für die ersten Jahre stehen. Jede Privatentnahme gefährdet da die Liquidität Ihres Unternehmens. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie jederzeit anstehende Zahlungen auch begleichen können. Selbst kleinere Überbrückungskredite werden Start-Ups meist nicht so einfach gewährt.

Ihr Unternehmen sollte also nicht in Zahlungsschwierigkeiten geraten, weil Sie überinvestiert oder selbst zu viel aus dem Unternehmen wieder herausgezogen haben. Ersteres kann schnell passieren, wenn Sie kein strenges Augen auf die betrieblichen Ausgaben am Anfang halten. Es muss nicht der Edelholzschreibtisch sein, der PC mit der allerneusten Technik oder ein Sportwagen als Dienstwagen.

In analoger Weise gilt das auch für Ihre Privatausgaben. Denn woher kommt das Geld für Ihre nun höheren privaten Anschaffungen? Sie entziehen dem Unternehmen Kapital. Gerade in Berufen, denen hohe Verdienstchancen nachgesagt werden, fallen Gründer darauf herein, unbedingt auch ihren Status anpassen zu müssen. Das ist aber Gift für ein junges Unternehmen oder eine frische Selbstständigkeit.

Es ist schon richtig, dass Sie natürlich Ihren Lebensunterhalt aus der geschäftlichen Tätigkeit bestreiten (ganz oder teilweise). Um den Überblick zu wahren, überweisen Sie sich selbst lieber ein monatliches, festes Gehalt. Bleiben Sie, gerade anfangs, bescheiden.

Verletzen Sie nicht das Vorsichtsprinzip

Sie haben die Geschäftsvorfälle im Laufe des Geschäftsjahres vernünftig in Ihre Buchhaltung eingebracht, nun steht das Aufstellen der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz an. Im Rahmen der Bilanzierung sind auch verschiedenen Positionen Ihres Unternehmens zu bewerten. Dabei macht der eine oder andere Unternehmer den Fehler, nicht streng nach dem Vorsichtsprinzip vorzugehen. So werden die Vorräte zu hoch bewertet, die Schulden zu niedrig und bei der Bewertung der Forderungen das Ausfallrisiko nicht berücksichtigt.

Beherzigen Sie die Bewertungsgrundsätze und nutzen Sie auch die Bewertungsspielräume, die Ihnen gegeben sind. Das eine oder andere Mal mag es dann so wirken, als wären die Werte nicht sehr realistisch, aber das Vorsichtsprinzip geht von einer Art „schlimmsten, nicht ganz abwegigen Fall“ aus. Vorteil: Ihr Gewinn und damit die darauf anfallenden Steuern mindern sich zudem.

Die Steuern

Das Thema Steuern wird von vielen Unternehmern gleichzeitig unter- wie überschätzt. Zunächst einmal sollten Sie die Vorauszahlungen fristgerecht einhalten. Beispielsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung an das zuständige Finanzamt zu geben. Das ist aber sehr simpel – wenn Sie eine ordentliche Buchführung haben. Denn dann tragen Sie einfach die von Ihnen erhobene Umsatzsteuer und die abzugsberechtige Vorsteuer ein – fertig. Sollten Sie hier einmal einen Fehler machen, können Sie den auch sehr einfach korrigieren, indem Sie eine korrigierte Voranmeldung des betreffenden Monats oder Quartals übermitteln. Das sollten Sie aber tun, sobald Sie den Fehler bemerken.

Ein anderer Aspekt wird dafür gerne übersehen. Zu Beginn Ihrer Unternehmertätigkeit wird Ihr Unternehmen meist noch nicht viel an Gewinn abwerfen. Zudem haben Sie unter Umständen hohe Anfangsausgaben getätigt, die zusätzlich den Gewinn drücken. Steuervorauszahlungen – einschließlich der persönlichen Einkommensteuer – sind in den ersten Jahren oft klein. Wenn Ihr Unternehmen besser läuft – was natürlich erfreulich ist – werden die Steuerzahlungen aber auch größer.

Da die Steuererklärungen ja grundsätzlich nachträglich erstellt werden und somit die Steuervorauszahlungen danach erhöht werden, kommt es immer wieder zu folgendem Phänomen: Steuernachzahlungen treffen auf höhere Steuervorauszahlungen. Das ist bei vielen Unternehmen und Unternehmern (denn es betrifft auch die private Einkommensteuerschuld) nach etwa drei, vier Jahren der Fall. Tragen Sie dem Rechnung und kalkulieren Sie rechtzeitig die Steuerzahlungen mit ein.

Ein Schlusswort

Die obigen Ausführungen beinhalten sicher nicht alle typischen Fehler, die ein Anfänger in der Buchführung und als Neu-Unternehmer machen kann. Sie sollten Ihnen aber ein erstes Gefühl dafür geben, wo die Fallstricke lauern und wie man diese umgehen kann. Bleiben Sie aufmerksam, dann sind Buchführung und Unternehmensführung zu meistern. In vielen Städten und Landkreisen gibt es übrigens kostenlose Einführungsseminare in die Buchführung. Nutzen Sie solche Angebote, dann sinkt auch die Gefahr von Anfängerfehlern ungemein.