Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Die einfache und die doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung wird der Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt. Dabei werden alle betrieblichen Ausgaben den Einnahmen gegenübergestellt. Diese vereinfachte Variante eignet sich jedoch nur für kleinere Betriebe, deren Geschäftsprozesse leicht überschaubar sind. Größere Unternehmen führen hingegen doppelt Bücher. Diese Art der Buchführung bezeichnet man auch als Doppik. Doch wer ist dazu verpflichtet und welche Grundlagen gilt es zu kennen?
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Jeder, der im Handelsregister eingetragen ist, ist nach § 238 des Handelsgesetzbuches zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu zählen die offene Handelsgesellschaft (oHG), die Aktiengesellschaft (AG), der eingetragene Kaufmann (e.K.), die Kommanditgesellschaft (KG), die UG sowie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Zudem müssen Unternehmer, die zwar nicht im Handelsregister eingetragen sind, jedoch gewerblich tätig sind, die Doppik erledigen, insofern sie im Vorjahr einen Umsatz über 600.000 Euro erreicht haben bzw. wenn der Gewinn des vorangegangenen Jahres mehr als 60.000 Euro betragen hat.
Grundlagen der doppelten Buchführung
Der Begriff doppelte Buchführung verrät bereits, dass sämtliche Geschäftsvorfälle stets zweimal verbucht werden müssen. Dafür werden sie auf zwei verschiedenen Konten – dem Soll- und Habenkonto – erfasst. Deshalb gibt es in der Doppik zwei unterschiedliche Bücher:
- Das Grundbuch:
Eine Erfassung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls in chronologischer Reihenfolge findet im Grundbuch statt. Dabei muss jeder Buchung eine Belegnummer zugeteilt werden. Zusätzlich müssen Belegdatum, Betrag, ein Buchungstext sowie angesprochene Konten angegeben werden.
- Das Hauptbuch:
Zusätzlich werden alle Geschäftsvorfälle inhaltlich bzw. sachlich im Hauptbuch erfasst.
Wichtig ist bei der doppelten Buchführung auch die richtige Belegorganisation. So muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg vorhanden sein. Mit dessen Hilfe kann dann der Wert, die zeitlich Abfolge sowie die Verantwortung der Geschäftsvorfälle festgehalten werden. Dabei gibt es zwei Belegarten:
- Externe Belege:
Dabei handelt es sich um diejenigen Belege, die im normalen Geschäftsverlauf anfallen wie zum Beispiel Lieferscheine, Kontoauszüge oder Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
- Interne Belege:
Interne Belege sind beispielsweise Quittungen privater Einlagen bzw. Entnahmen, Lohnlisten oder Materialentnahmescheine.
Sämtliche Belege müssen nach Sachkriterien sortiert, mit einer Nummer versehen, verbucht sowie abgeordnet werden. Sinnvoll ist es, diese in Ablagen einzusortieren. Mit dieser Organisationshilfe lassen sich alle Belege schnell finden. Zudem ist es wichtig, diese gemäß der gesetzlichen Vorgaben zu verwahren. Sollte es doch einmal vorkommen, dass ein Originalbeleg abhandenkommt, so muss zwingend die Erstellung eines Ersatzbeleges erfolgen. Auf diesem müssen der Wert, das Datum und der Grund des originalen Beleges festgehalten sein. Wichtig ist es, alle Regeln der doppelten Buchführung akribisch einzuhalten, da nur so eine Transparenz der Bücher gewährleistet ist und Fehler vermieden werden. Wird die Doppik nicht wie vorgeschrieben durchgeführt und ist deshalb von Dritten wie zum Beispiel dem Finanzamt oder Geldgebern nicht nachvollziehbar, kann das negative Folgen für den Unternehmer mit sich bringen. Deshalb sollten Fehler unbedingt vermieden werden, die im schlimmsten Fall sogar zu hohen Strafen führen können. Aus diesem Grund ist es essentiell, sich ausgiebig mit der doppelten Buchführung zu beschäftigen. Ausführliche Informationen zu diesem Thema findet man bei buchhaltung-einfach-sicher. Nur mit dem nötigen Hintergrundwissen kann man eine saubere Buchhaltung gewährleisten.
Redaktion
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