Ordnung halten in der Buchhaltung

 

Jeder Unternehmer, Existenzgründer, Freiberufler etc. ist verpflichtet eine ordentliche Buchhaltung zu führen.  Diese kann herausfordernd sein, muss aber nicht zwangsläufig. Vor allem dann nicht, wenn man sich an gewissen Spielregeln hält.

Direkt von Anfang an sollte man sich eine gewisse Ordnung der Bücher angewöhnen.

Aber wie sieht eine ordentliche Bruchführung aus? Welche Hilfsmittel stehen dem Unternehmer zur Verfügung?

Bereits beim Eingang von Dokumenten, Rechnungen usw. sollte man sich ein gewisses Ordnungssystem angewöhnen. Oftmals werden die Papiere kurz überflogen und landen dann auf einem großen Papierstapel. Spätestens am Ende des Jahres, wenn der Jahresabschluss ins Haus steht, kommt dann die Panik. Wo sind die Belege, wo war noch gleich…?

Hier kann man u.a. gut mit Ablagefächern arbeiten mit den Bezeichnungen: Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Mitarbeiter, Sonstiges. Diese sollten aber entweder einmal monatlich oder quartalsweise abgeheftet werden. Dabei vermeidet ein ordentliches Ablagesystem nicht nur langes Suchen. Geschäftsfälle müssen stets übersichtlich und nachprüfbar darstellbar sein. Diese Vorgabe ist u.a. im HGB festgehalten.

Ordnungssystem

Das genaue Ordnungssystem muss stets individuell an die Bedürfnisse angepasst werden. Generell ist aber eine grundlegende Differenzierung in Zahlungen/Ausgaben, Einnahmen, Mitarbeiter, Finanzamt und Sonstiges erstrebenswert. Es kann eine weitreichendere Unterteilung vorgenommen werden. So kann die Ablage „Finanzamt“ beispielsweise weiter in Steuerberater, Korrespondenz mit dem Finanzamt, Steuervoranmeldungen und Steuerbescheide unterteilt werden. Dokumente werden dabei stets nach dem Datum sortiert.

Bei der Auswahl des Ordnungssystems muss ebenfalls beachtet werden, dass nicht nur das laufende Jahr und steuerrechtlich noch nicht abgeschlossene Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Auch abgeschlossene Zeiträume müssen in ihrer Gesamtheit über Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Der Einsatz von Software

Die Buchhaltung wurde in der Vergangenheit stets von Hand erledigt. Heute gibt es Möglichkeiten diese digital und mit Hilfe von automatisierten Abläufen durchzuführen. Dadurch lässt sich vor allem der Zeitaufwand als auch die Lagerräume (für Belege etc.) reduzieren. Je nach Software bieten sich verschiedene Möglichkeiten diese einzusetzen. Hier kommt es maßgeblich auf den Funktionsumfang an. Es können „nur“ die Ablage vorgenommen werden oder auch Steuererklärungen, Vorsteueranmeldungen usw. automatisch erstellt werden.

Welche Software sich nun am besten anbietet, muss stets individuell entscheiden werden. Als Fazit bleibt, dass der Einsatz durchaus Sinn macht, egal in welchem Bereich und welchem Umfang man tätig und verpflichtet ist seine Buchhaltung korrekt zu führen.

 Unternehmer & Existenzgründer

In wie weit der Unternehmer, Existenzgründer usw. zur Buchführung generell verpflichtet ist, hängt von den einzelnen Rahmenbedingungen ab.  So können Kleinstunternehmer beispielsweise ihre Buchführung anhand einer Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung gestalten. betriebswirtschaftliche Auswertungen sind nicht notwendig. Andere Unternehmen sind aber zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen und doppelter Buchführung verpflichtet.