Geld sparen mit der eigenen Buchhaltung

 

Die Buchhaltung ist zumeist eine der unbeliebtesten Aufgaben. Wer sich aber an bestimmte Regeln hält hat es nicht nur um ein Vielfaches einfacher, sondern kann auch eine Menge Geld sparen.

Das A und O der Buchhaltung ist eine  vollständige und geordnete Ablage.

Im Falle einer Steuerprüfung hat der Prüfer seltener etwas zu beanstanden, wenn er eine ordentlich geführte Ablage vorfindet.

Auch beim Steuerberater lässt sich dadurch Geld einsparen. Findet dieser alles ordentlich abgelegt vor und muss nicht selber erst noch Belege sortieren ist für den Steuerberater der Aufwand und die Zeitinvestition geringer und kann nicht in Rechnung gestellt werden.

Die ordentliche Buchhaltung

Für die Buchhaltung sollte ein Ordner mit 6 Einteilungen bzw. Register angelegt werden. Dies gilt auch für die digitale Ablage. Die Register sollten lauten: Kasse, Bank, Kreditkartenabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen. Für wichtige Dokumente und Verträge sollte bei Bedarf ein weiteres Register angelegt werden.

Kasse

Im Bereich „Kasse“ werden alle Belege über Bareinnahmen und Barausgaben chronologisch abgelegt. Dabei ist zu beachten, dass die Kasse niemals ins Minus geraten kann/darf. Denn wenn kein Geld vorhanden ist, kann auch keins ausgegeben werden. Bank: Hier werden Kontoauszüge abgelegt. Diese werden ebenfalls nach Datum sortiert. Ob die Reihenfolge austeigend oder absteigend erfolgt ist unerheblich.

Kreditkartenabrechnung: Unter diesem Register werden Kreditkartenabrechnungen und entsprechende Belege abgelegt. Ausgangsrechnungen: Alle Rechnungen, die an die Kunden gestellt wurden, werden hier gesammelt. Die Ablage erfolgt ebenfalls nach Datum. Dabei ist zu beachten, dass die Rechnungsnummer stets nur einmalig vergeben werden darf. Zudem müssen Rechnungsnummern fortlaufend zugewiesen werden.

Eingangsrechnungen

In diesem Register werden alle eingegangenen Rechnungen abgelegt. Sollte mal keine Rechnung erfolgen, sollte diese unbedingt beim Dienstleister, Lieferanten angefordert werden. Aber auch die Belege und Rechnungen für PayPal- oder EC-Karten-Zahlungen gehören vollständig hierher. Die Sortierung erfolgt nach Datum.

Es ist zu beachten, dass keine Zahlung ohne Rechnung als Betriebsausgabe verbucht werden kann.

Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen

Hier werden die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und die Umsatzsteuervoranmeldungen angelegt.Verträge und wichtige Dokumente: Hier werden alle Verträge und Dokumente, die für die Buchhaltung relevant sind ordentlich abgeheftet.

Wer eine Buchhaltung im kleinen Umfang unterhält und Gewinne mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung feststellt, kann alternativ eine angepasste Ablage verwenden. In diesem Fall werden die Register Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank und Kreditkarten-Abrechnungen zusammengefasst.  Hierbei werden die Eingangs- und Ausgangrechnungen zu den jeweiligen Kontoauszügen abgelegt. In Bezug auf die Kreditkartenabrechnungen besteht die gleiche Vorgehensweise. Wer auf diese Weise seine Buchhaltungsablage ordentlich führt, erspart sich eine Menge Zeit, Aufwand und Ärger. Aber auch Geld lässt sich auf diese Weise einsparen, weil der Steuerberater beim Jahresabschluss viel weniger Aufwand betreiben muss. Dies wirkt sich dann spätestens bei der Rechnung positiv aus.

Prinzipiell wirkt sich eine ordentliche Buchführung stets positiv auf das Unternehmen und seine finanzielle Situation aus.