Aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Zu den wesentlichen Aufgaben des Jahresabschlusses gehört die korrekte zeitliche Abgrenzung der Geschäftsvorfälle – darunter zählt auch die korrekte Rechnungsabgrenzung. Einzahlungen und Auszahlungen fallen für gewöhnlich zeitlich mit Entstehen der zugehörigen Forderungen und Verbindlichkeiten auseinander. Ein typisches Beispiel ist, dass Ihr Unternehmen eine Lieferung mit Rechnung erhält (eine Verbindlichkeit entsteht, die Lieferung wird bspw. als Rohstoffaufwand verbraucht) und einige Tage später wird die zugehörige Rechnung per Überweisung gezahlt (Auszahlung).

Periodenfremde Vorauszahlungen

Es gibt hier aber auch Fälle, wo eine Einzahlung oder Auszahlung erfolgt, bevor der zugehörige Ertrag oder Aufwand im eigentlichen Sinne entsteht und buchhalterisch erfasst wird. Dabei ist es sicher – auch in der Höhe –, dass die zugehörige Forderung/Ertrag oder Verbindlichkeit/Aufwand in der Folge entstehen wird. Das ist bei Vorauszahlungen des Unternehmens (Auszahlung), beispielsweise Mietzahlungen für Geschäftsräume, oder bei Anzahlungen eines Kunden (Einzahlung) der Fall. Die getätigte Ein- oder Auszahlung ist aber bereits buchhalterisch zu erfassen – zunächst als wäre wie sonst auch ein Aufwand oder Ertrag entstanden.

Tritt dieser Umstand periodenübergreifend auf, ist dem im Jahresabschluss Rechnung zu tragen. Die geleistete Auszahlung oder erhaltene Einzahlung des laufenden Geschäftsjahres gehört dann in ein folgendes Geschäftsjahr, ist somit periodenfremd. Zur richtigen Zuordnung gibt es in der Buchhaltung für solche Fälle die Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) und die Passive Rechnungsabgrenzung (PRA), die jeweils eigene Konten darstellen.

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA)

Im Jahresabschluss ist eine Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) vorzunehmen, wenn das Unternehmen durch Vorauszahlung aktivierte Aufwendungen im alten Jahr hatte, die wirtschaftlich in das neue Jahr gehören und sicher anfallen (§ 250 HGB). Typische Beispiele hierfür sind geleistete Vorauszahlungen für Mieten, Pachten, Versicherungen, Zinsen sowie Anzahlungen an Lieferanten. Diese Vorauszahlungen sind periodenfremd und das entsprechende Aufwandskonto um diesen Betrag beim Jahresabschluss zu korrigieren. Die Korrektur wird auf dem Konto Aktive Rechnungsabgrenzung aktiviert. Die ARA ist ein Aktivkonto, es steht somit als Aktiva in der linken Seite der Bilanz. Mit der geleisteten Vorauszahlung ist ein Leistungsanspruch für das Unternehmen verknüpft – das ist analog einer Forderung.

Beispiel: Das Unternehmen überweist im Dezember die Januar-Miete für die Geschäftsräume. Im ersten Schritt wird die Mietzahlung auf dem Aufwandskonto Miete mit dem Gegenkonto Bank erfasst. Zum Jahresabschluss werden die Mietaufwendungen um die im Voraus gezahlte Miete korrigiert. Auf dem Konto Aktive Rechnungsabgrenzung wird die Vorauszahlung des im Gegenkonto Miete verbuchten Betrags aktiviert. Das Aufwandskonto Miete wird dann in der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen – die Korrektur ist periodenfremd und geht somit nicht in die Ergebnisrechnung ein. Das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung wird dann in der Bilanz geführt.

Passive Rechnungsabgrenzung (PRA)

Der umgekehrte Fall zur ARA ist die Passive Rechnungsabgrenzung (PRA), bei der durch Vorauszahlung passivierte Erträge, die im alten Jahr eingegangen sind, aber wirtschaftlich in das neue Jahr gehören, korrigiert werden (§ 250 HGB). Ein typisches Beispiel ist die Anzahlung eines Kunden zu einem Auftrag, bei dem die Rechnungsstellung erst im neuen Jahr erfolgt. Auch erhaltene Miet- oder Zinseinnahmen fallen in diese Kategorie. Die Anzahlung wird auf dem Ertragskonto verbucht. Der mit der Anzahlung verbundene Ertrag muss zum Jahresabschluss als periodenfremd aber wieder herausgenommen werden. Zum Jahresabschluss werden im Voraus eingenommene Erträge über das Konto Passive Rechnungsabgrenzung passiviert. Die PRA ist ein Passivkonto, es steht somit als Passiva auf der rechten Seite der Bilanz. Mit der erhaltenen Anzahlung ist ein Leistungsanspruch an das Unternehmen verknüpft – das ist analog einer Verbindlichkeit.

Beispiel: Das Unternehmen erhält per Überweisung im Dezember eine Anzahlung eines Kunden. Das Gut wird im Januar geliefert, die Rechnung liegt der Lieferung bei. Im ersten Schritt wird die Anzahlung als Erlös eingebucht. Zum Jahresabschluss muss die Anzahlung wieder herausgenommen werden, da periodenfremd. Das Konto Umsatzerlöse wird mit dem Gegenkonto Passive Rechnungsabgrenzung um den Anzahlungsbetrag gemindert. Die Umsatzerlöse gehen dann in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Die periodenfremden Erträge sind damit herausgerechnet. In der Bilanz steht dann die Passive Rechnungsabgrenzung.

Auflösen der Posten zur Rechnungsabgrenzung

Ergänzend muss erwähnt werden, dass die obigen Einzelschritte in den Beispielen auch als ein Schritt buchhalterisch erfasst werden kann. Der Bezug, ob ein Aufwand oder ein Ertrag wirtschaftlich zu einer Folgeperiode zählt, ist hier klar. Damit kann die Periodenabgrenzung direkt mit der ersten Buchung erfolgen und die Konten ARA und PRA auch im Laufe des Geschäftsjahres entsprechend genutzt werden. Für gewöhnlich ordnet heutige Buchhaltungssoftware die Geschäftsvorfälle entsprechend zu.

Die Aktive und die Passive Rechnungsabgrenzung werden in der Folge wieder aufgelöst. Am Beispiel der Januar-Miete löst sich die Aktive Rechnungsabgrenzung im Januar über das Aufwandskonto Miete wieder auf. Ebenso verhält es sich mit der Passiven Rechnungsabgrenzung, die über die Umsatzerlöse aufgelöst wird. So sind die Aufwendungen und Erträge periodengerecht zugeordnet.

In den meisten Fällen sind die Rechnungsabgrenzungsposten im alten Jahr zu bilden und im neuen, folgenden Jahr wieder aufzulösen, wie es auch in den beiden Beispielen der Fall ist. Selten, aber durchaus möglich, sind Rechnungsabgrenzungen über mehrere Jahre vorzunehmen. Voraus- oder Anzahlungen werden hier somit über mehr als ein Geschäftsjahr hinaus im Vorfeld geleistet. In diesem Fall müssen die Rechnungsabgrenzungsposten gegebenenfalls (regelmäßig oder außergewöhnlich) abgeschrieben werden.

Unterschied zu Sonstigen Verbindlichkeiten und Sonstigen Forderungen sowie Rückstellungen

Die periodengerechte Erfolgsermittlung ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung. Daher muss jeder Geschäftsfall auch dahingegen genau geprüft werden. Bei der Aktiven und Passiven Rechnungsabgrenzung ist eine Auszahlung oder Einzahlung im alten Jahr erfolgt, der wirtschaftlich anfallende Aufwand oder Ertrag gehört aber in das neue Jahr. Im Unterschied hierzu ist ein Aufwand oder Ertrag im alten Jahr, der im neuen Jahr erst zu einer Auszahlung oder Einnahme führt, eine Sonstige Verbindlichkeit oder Sonstige Forderung (mit den zugehörigen Konten). Ein Aufwand im alten Jahr, der in einer Folgeperiode zu einer Auszahlung führt, deren Höhe unbekannt oder unsicher ist, wird als Rückstellung verbucht.