Rückstellungen

Als Unternehmer sind Sie angehalten, zum Bilanzstichtag den Jahresabschluss zu erstellen. Dazu gehört auch eine periodengerechte Erfolgsermittlung – im Normalfall über die Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei kommt es immer wieder zu Geschäftsvorfällen im betreffenden Geschäftsjahr, bei denen klar zuzuordnende Aufwendungen entstehen, dessen Höhe oder Fälligkeit jedoch (noch) unbekannt sind. Da sie wirtschaftlich gesehen in das Geschäftsjahr gehören, müssen diese Aufwendungen auch berücksichtigt werden. Um diesem Problem gerecht zu werden, ist somit eine Rückstellung zu bilden.

Rückstellungen als unbekannte Verbindlichkeit

Buchhalterisch ist die Rückstellung eine Verbindlichkeit in unbekannter Höhe. Die Rückstellung ist somit eine „ungewisse Verbindlichkeit“ und grenzt als solche die übrigen, sicheren Verbindlichkeiten ab. Der Wert der unbekannten Aufwendung oder der unbekannten Schuld wird sinnvoll und nachvollziehbar geschätzt (§ 253 HGB) und anschließend auf das Konto Rückstellungen beim Jahresabschluss gegengebucht. Die unsicheren Aufwendungen und Schulden können so in die Erfolgsermittlung einfließen, um ein möglichst genaues wirtschaftliches Bild des Unternehmens zu liefern.

Passivierungspflichtige Rückstellungen

Nach den gesetzlichen Regelungen (§ 249 (1) HGB) gibt es bestimmte Geschäftsvorfälle, die zu unbekannten Aufwendungen und Verpflichtungen führen, zu denen grundsätzlich eine Rückstellung gebildet werden muss. Dazu zählen vor allem ungewisse Verbindlichkeiten im engeren Sinne, wie beispielsweise eine zu erwartende Inanspruchnahme aus einer Bürgschaft, zu erwartende Prozesskosten oder – einer der häufigsten Fälle in der Praxis – zu erwartende Steuernachzahlungen. Eine Pflicht zur Rückstellungsbildung besteht zudem bei drohenden Verlusten aus schwebenden Geschäften, bei unterlassenen Instandhaltungsaufwendungen, wenn diese innerhalb der ersten drei Monate des folgenden Geschäftsjahres nachgeholt werden, sowie bei Kulanzgewährleistungen.

Beispiel: Die Gewerbesteuer für das abgeschlossene Geschäftsjahr zählt wirtschaftlich zu diesem Jahr, im Folgejahr wird sich voraussichtlich noch eine Nachzahlung ergeben – die Vorauszahlungen sind nicht ausreichend. Das Unternehmen schätzt, dass es 5.000 Euro an Gewerbesteuer noch nachzahlen muss. Über diese Nachzahlung der Gewerbesteuer ist eine Rückstellung zu bilden. Der geschätzte Betrag taucht somit auf dem Aufwandskonto Gewerbesteuer auf (und ist gewinnmindernd wirksam) sowie auf dem Konto Steuerrückstellungen mit jeweils 5.000 Euro.

Beispiel: Im Geschäftsjahr wird ein bindender Kaufvertrag mit einem Lieferanten geschlossen. Laut Vertrag ist für die gelieferten Waren ein Gesamtpreis von 1.000 Euro zu zahlen. Lieferung und Zahlung (Rechnungsstellung) finden erst im Folgejahr statt. Bei der Bilanzierung ist absehbar, dass die Waren durch technischen Fortschritt im Folgejahr einen geringeren Wiederbeschaffungswert von 800 Euro haben. Es droht somit ein Verlust aus einem schwebenden Geschäft in Höhe von 200 Euro. Darüber ist eine Rückstellung zu bilden. Im Geschäftsjahr ist somit der Geschäftsfall der Warenbestellung mit den Werten laut Kaufvertrag zu buchen. Zusätzlich wird der drohende Wertverlust über das Aufwandskonto Handelswaren und dem Konto Sonstige Rückstellungen eingebucht. Dieses Vorgehen entspricht dem strengen Niederstwertprinzip als Teil des Vorsichtsprinzips.

Rückstellungen mit Passivierungswahlrecht

Mit dem Bilanzmodernisierungsgesetz (BilMoG) ist das Passivierungswahlrecht für bestimmte Aufwendungen weggefallen. Vormals war es möglich, unterlassene Instandhaltungsaufwendungen, wenn diese innerhalb des folgenden Geschäftsjahres nachgeholt werden, sowie bestimmte größere Aufwendungen oder solche, zu denen ein längerer zeitlicher Aufwand gehört (bspw. Großreparaturen, Marketingkampagnen), mittels Rückstellung zu passivieren. Dieses Wahlrecht besteht heute nicht mehr.

Sonderfall: Pensionsrückstellungen

Aus einer betrieblichen Altersvorsorge entsteht eine Verpflichtung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern. Diese Pensionsrückstellungen sind mittlerweile gesondert geregelt (Art. 28 Abs. 1 EGHGB). Zurzeit gelten hier Übergangsregelungen. Für alle Zusagen ab dem Jahr 1987 besteht eine Passivierungspflicht und somit muss eine Rückstellung gebildet werden. Ein Passivierungswahlrecht besteht bei Pensionszusagen vor dem Jahr 1987 sowie bei Zusagen, die nur mittelbar getroffen sind. In Sachen betrieblicher Altersvorsorge ändern sich die gesetzlichen Grundlagen in naher Zukunft weiter.

Unterteilung der Rückstellungen in der Bilanz

Rückstellungen lassen sich zudem weiter nach ihrer Art gliedern. Rechtlich müssen Rückstellungen unterteilt werden in Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und Sonstige Rückstellungen (§ 266 HGB). Alle Rückstellungen sind wirtschaftlich betrachtet Fremdkapital – mit ihnen geht eine Zahlungsverpflichtung an einen Dritten einher. Daher verändern Rückstellungen die Bilanzkennzahlen entsprechend. Beispielsweise steigt mit ihnen die Fremdkapitalquote, aber auch die Liquidität des Unternehmens steigt.

Verbuchung von Rückstellungen

Das Bilden von Rückstellungen findet ausschließlich im Rahmen des Jahresabschlusses statt. Hier wird zunächst festgestellt, ob es im Wert oder in der Fälligkeit unbekannte Aufwendungen und Schulden gibt. Dann wird das entsprechende Aufwandskonto aktiviert und der geschätzte Betrag dort eingebucht (im Soll). Als Gegenposition dient dann das Rückstellungskonto (im Haben). Die betreffenden Aufwandskonten werden dann wie alle Aufwandskonten über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Die Rückstellungskonten gehen in der Bilanz auf – als Verbindlichkeit und somit Fremdkapital sind sie auf der rechten Seite der Bilanz zu finden.

Auflösung von Rückstellungen in den Folgeperioden

Da Rückstellungen für periodisch verschobene Zahlungsverpflichtungen gebildet werden, lösen sie sich in eine der Folgeperioden wieder auf. Aus der unsicheren Rückstellung wird dann eine sichere Zahlung. Grundsätzlich kann es hierbei zu drei Fällen kommen: die tatsächliche Zahlung entspricht genau der Rückstellung, die tatsächliche Zahlung ist höher als die Rückstellung und die tatsächliche Zahlung ist niedriger als die Rückstellung.

Der einfachste Fall ist natürlich der, dass die tatsächliche Zahlung genau dem Wert der Rückstellung entspricht. Dann wird die Rückstellung einfach aufgelöst. Beispiel: Es wurde eine Steuerrückstellung in Höhe von 1.000 Euro gebildet und die Steuernachzahlung im Folgejahr beträgt genau 1.000 Euro. Die Steuernachzahlung wird per Banküberweisung gezahlt. Die Rückstellung löst sich mit der Gegenposition des Kontos Bank auf.

Wenn die tatsächliche Zahlung höher ist als die gebildete Rückstellung, gibt es einen Unterschiedsbetrag, der nun berücksichtigt werden muss. Dieser muss über das Konto Periodenfremde Aufwendungen verbucht werden. Beispiel: Es wurde eine Steuerrückstellung in Höhe von 1.000 Euro gebildet. Die Steuernachzahlung beträgt 1.200 Euro. Die Rückstellung von 1.000 Euro löst sich mit der Gegenposition des Kontos Bank auf (1.200 Euro) und der Unterschied wird auf dem Aufwandskonto Periodenfremde Aufwendungen (200 Euro im Soll) verbucht.

Als letzter Fall kann die tatsächliche Zahlung auch kleiner sein als die gebildete Rückstellung. Auch hier ergibt sich ein Unterschiedsbetrag, der aber nun ein periodenfremder Ertrag ist. Beispiel: Es wurde eine Steuerrückstellung in Höhe von 1.000 Euro gebildet. Die Steuernachzahlung beträgt 800 Euro. Die Rückstellung von 1.000 Euro löst sich mit den Gegenkonten Bank (800 Euro) sowie Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen auf.

Mehrjährige Rückstellungen müssen entsprechend zu jedem Jahresabschluss nach dem Marktzins abgezinst werden. Bei Pensionsrückstellungen gibt es hier auch eine Vereinfachung, indem über durchschnittliche Marktzinsen der letzten zehn Jahre abgezinst werden darf.