Die Buchhaltung gehört wahrhaftig nicht zu den spannendsten Aufgaben im Unternehmeralltag. Belege überprüfen, Rechnungen sortieren und sicherstellen, dass alles korrekt an das Finanzamt weitergegeben wird – das strapaziert so manchen Geduldsfaden. Große Unternehmen haben es da einfacher. Sie schicken Ihre Unterlagen entweder extern an einen Steuerberater, der diese zahlenlastige Aufgabe übernimmt. Oder sie richten dafür gleich eine gesamte Abteilung ein, die sich ausschließlich um die Buchhaltung kümmert. Doch selbst Selbstständige sowie Kleinunternehmer müssen sich vor dieser wichtigen Unternehmerpflicht nicht fürchten. Schließlich ist in Sachen Finanzen nicht immer gleich professionelle Hilfe nötig. Was die Buchhaltung angeht, können Sie mit ein bisschen Übung einige Posten selbst abhaken. Welche das sind, zeigen wir Ihnen hier.
1. Belege sammeln
Ohne die passenden Nachweise für Ihre Ausgaben können Sie beim Finanzamt grundsätzlich keine korrekten Angaben über Ihre geschäftliche Situation machen. Im schlimmsten Fall riskieren Sie sogar großen Ärger, wenn die von Ihnen angegebenen Daten lückenhaft oder gar falsch sind. Möchten Sie also zukünftig Ihre Buchhaltung selbst erledigen, muss die Basis stimmen – und das verlangt Sorgfalt sowie eiserne Disziplin. Sammeln Sie also monatlich alle anfallenden Rechnungen oder Kasseneinnahmen. Heften Sie diese anschließend in separaten Ordnern ab. Oder machen Sie es sich noch einfacher, indem Sie Ihre Belege im Handumdrehen digital erfassen.
2. „Vorbereitendes Buchen“ ist das Zauberwort
Gute Nachricht für alle Selbstständigen, die ihre Belege ordentlich abheften. Für sie lohnt sich das Prinzip des vorbereitenden Buchens allemal. Grundsätzliche bedeutet das: Sie nehmen die monatlichen oder pro Quartal anfallenden Buchungen selbst in die Hand. Der Steuerberater wirft lediglich noch einmal einen prüfenden Blick über Ihre Arbeit und kümmert sich anschließend nur noch um die Steuerangelegenheiten. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen minimieren Sie auf diese Weise die Gefahr, unwissentlich in gesetzliche Steuerfallen zu treten. Zum anderen sparen Sie Geld, da Sie nur gezielt bestimmte Leistungen des Steuerberaters in Anspruch nehmen.
3. Grundwissen aneignen
Um ein bisschen Pauken in Sachen Steuerrecht kommen Sie in keinem Fall herum, wenn Sie zu einem erfolgreichen Selbstbucher werden wollen. Grundsätzlich sollten Sie schon wissen, was es mit Begriffen wie Gewerbe-, Umsatz oder Einkommensteuer auf sich hat. Schließlich wird Ihr persönlicher Aufwand geringer, wenn Sie in der Lage sind, Ihre regelmäßig anfallenden Steuersätze selbst zu berechnen. Zudem folgen viele Buchungen einem geleichbleibenden Schema.
4. Alles genau dokumentieren
Damit Sie am Ende des Monats wissen, wie Ihr Unternehmen finanziell überhaupt aufgestellt ist, müssen Sie sich einen aufschlussreichen Überblick über Ihre Ausgaben sowie Einnahmen verschaffen. Sammeln Sie dafür zunächst alle Rechnungen, Gutschriften sowie Kassenbelege. Anschließend erfassen Sie je nach Unternehmensform entweder mit einer simplen Einnahmen-Überschussrechnung oder klassisch mit Hilfe der doppelten Buchführung alle Geschäftsvorfälle. Nur so sind Sie in der Lage, Vergleiche bezüglich der Firmenentwicklung anzustellen.
5. Auf digitale Hilfe setzen
Gerade wenn Sie mit Ihren Erfahrungen als Selbstbucher noch komplett am Anfang stehen, kann es sich für Sie lohnen, wenn Sie ihre Finanzangelegenheiten mit Hilfe einer Software erledigen. Alltägliche Geschäftsvorgänge wie das Rechnungsschreiben oder Online-Überweisungen haben Sie so mit ein paar Klicks erledigt. Ob diese Lösung für Sie Sinn macht, erläutert Ihnen dieser hilfreiche Buchhaltungssoftware-Leitfaden.
Die Grundlagen sind die halbe Miete
Alles in allem ist die Buchhaltung eine wichtige Säule der Betriebsführung, vor der Sie keine Angst haben müssen. Wenn Sie diese Aufgabe wohl überlegt sowie mit einem durchdachten Konzept angehen, ist das schon einmal die halbe Miete. Gewöhnen Sie sich aber in jedem Fall ein nachvollziehbares System zur Aufbewahrung Ihrer Belege an. Sind diese einmal verschwunden, wird es schwer, Geschäftsvorfälle korrekt zu rekonstruieren. Zudem hilft Ihnen im Zweifelsfall ein Profi gerne weiter. Und wenn Sie nach der Prüfung durch das Finanzamt schließlich noch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten, sind Sie auf dem besten Weg zum schwarzen Buchhaltungsgürtel.
Redaktion
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