Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht legt für alle Kaufleute und andere Unternehmer fest, welche steuerlich wichtigen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Kommt ein Unternehmer dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht nach, wird das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln und gegebenfalls Gewinnschätzungen vornehmen oder den Betriebsausgabenabzug kürzen.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, in dem
- die Bilanz erstellt
- die Inventur aufgestellt
- Geschäftsbriefe empfangen bzw. verschickt
- die letzten Eintragungen in die Geschäftsbücher
vorgenommen wurden.
Die Aufbewahrungsfrist endet mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der rechnerische Fristablauf liegt. je nachdem ob es sich um eine 6- oder 10-jährige Aufbewahrungsfrist handelt. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, müssen die Unterlagen nur noch in bestimmten Fällen weiterhin aufbeahrt werden. Dies wäre z. B. bei einem bereits begonnenen anhängigen Verfahren der Fall.
Werden aufbewahrungspflichtioge Unterlagen zu früh entsorgt, wird dem Finanzamt dadurch in Zweifelsfällen die Grundlage für eine Überprüfung entzogen. In diesem Fall müsse Sie grundsätzlich mit Schätzungen des Finanzamts rechnen. In diesem Fall ist damit zu rechne, dass Ausgaben gekürzt und Einnahmen hinzuschätzt werden. Das Finanzamt orientiert sich dabei an der amtlichen Richtsatzsammlung. In dieser sind die Margen (Preisspannen) branchenspezifisch aufgeführt.
Im Steuerrecht sind meist 10-jährige Aufbewahrungspflichten zu beachten. Insbesondere für:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Bilanzen
- Kontenpläne
- Buchungsunterlagen
- Auftragsbücher
- Inventarlisten
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
- Aufzeichnungen zu Debitoren und Kreditoren
- Aufzeichnungen zur Ermittluing von Vorsteuer und Umsatzsteuer
- Wechsel- und Scheckbuch
- Warenein- und -ausgangsbuch
BITTE BEACHTEN!!!
Sie dürfen keinesfalls Anfang 2011 sämtliche buchungsunterlagen des Jahres 2000 entsorgen. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt immeer erst mit Schluss des Kalnderjahres, in dem die letzte Eintragungen in der Buchhaltung vorgenommen wurden.Wurde der Jahresabschluss für das Jahr 2000 erst2001 erstellt, dürfen Sie die buchhaltungsunterlagen frühestens zum 01.01.2012 vernichten.
6-jährige Aufbewahrungspflichten gelten insbesondere für:
- Abrechnungsunterlagen
- Abtretungserklärungen
- Aktenvermerke (insowiet Buchungsunterlagen)
- Angebote
- Arbeitsanweisungen für die EDV-Buchhaltung
- Bankbürgschaften
- Betriebskostenrechnung
- Bewertungsunterlagen
- Geschäftsberichte- und -briefe (auch eMail-Post)
- Geschenknachweise
- Jahresabschlusserläuterungen
- Mahnbescheide
- Regestrierkassenstreifen
Besonderheiten für Unternehmer
Zu den Aufbewhrungspflichten steuerlich relevanter Buchführungsunterlagen ist von Unternehmern folgendes unbedingt zu beachten:
- Prüfung: Nachdem die 10-jährige aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Unternehmer die Unterlagen nur dann wegwerfen, wenn die unterlagen für steuerliche Zwecke nicht mehr benötigt werden. Ist eine Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfung am laufen, für die die Unterlagen alter Jahre noch von Bedeutung sind, müssen diese auch über den 10-Jahres-Zeitraum hinaus aufbewahrt werden.
- Lesbarkeit: Rechnungen müssen unbedint „leserlich“ aufbewahrt werden. Für Eingangsrechnungen die bei Umsatzsteuersonder- oder Betriebsprüfungen unleserlich (verblasst) sind verliert ein Unternehmen sein Recht auf Vorsteuerabzug. Es kann sogar passieren, dass der Abzug als Betriebsausgabe vom Finanzamt versagt wird.
- Verlust: Ist Ihnen ein Beleg abhanden gekommen, hilft als Nachweis für die Ausgabe oft ein Bankbeleg. Ist der Betriebsprüfer damit nicht einverstanden, bitten Sie den Rechnungsaussteller um eine Kopie des Belegs. Ist dies nicht möglich, können Sie es auch mit einem „Eigenbeleg“ versuchen. Herirzu notieren Sie auf einem Stück Papier mit der Übershrift „Eigenbeleg“, wodurch die Ausgabe entstanden ist. Gibt es Zeugen, die sich an die damalige Ausgabe noch erinnern können, lassen Sie diese auf dem Eigenbeleg unterschrieben.
Rechtsgrundlagen
- § 14 b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)
- § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
- § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)