„Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“ – so die Definition des §4 Abs. 4 EStG. Entscheidend ist, dass die Ausgaben dem Betrieb zugeordnet werden müssen, da sie auch den Gewinn des Unternehmens verringern. Ausgaben aus der privaten Lebensführung oder Aufwendungen als Angestellter eines Betriebs, fallen nicht darunter. In der Praxis überschneiden sich die Ausgaben von privaten und betrieblich veranlassten Aufwendungen.
Doch zunächst soll erst einmal der Unterschied zwischen Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten geklärt werden.
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Unterschied: Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten
Häufig werden diese Begriffe miteinander vermischt. Doch in der Buchführung werden diese Ausdrücke voneinander abgetrennt. Die Unterschiede zu kennen hilft auch, den Begriff Betriebsausgabe besser zu verstehen.
Auszahlungen
Auszahlungen sind Zahlungsmittelabflüsse eines Betriebs. Sie wirken sich nur auf die liquiden Mittel des Unternehmens aus. Darunter fallen Bargeld und Kontoguthaben.
Eine Auszahlung würde beispielsweise stattfinden, wenn Löhne vom Bankguthaben überwiesen werden.
Ausgaben
Unter der Bezeichnung Ausgabe, wird jede Verminderung des Geldvermögens verstanden. Das Geldvermögen eines Unternehmens besteht aus den Zahlungsmitteln, zuzüglich Forderungen und abzüglich Verbindlichkeiten.
Eine Ausgabe ist zum Beispiel der Eingang einer Reparaturrechnung oder einer Rechnung für Druckerpatronen. Diese würde unter Verbindlichkeiten gerechnet werden.
Eine Ausgabe muss nicht gleichzeitig eine Auszahlung sein. Erst wenn die Rechnung tatsächlich überwiesen wird, findet eine Auszahlung statt. In diesem Moment würde allerdings auch die Verbindlichkeit erlöschen.
Aufwendungen
Unter Aufwendungen versteht man den Verbrauch von Gütern oder Leistungen. Ein Aufwand ist immer ein erfolgswirksamer Geschäftsvorfall, das heißt der Gewinn wird verringert. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Aufwand aus einem betrieblichen oder nicht-betrieblichen Zweck heraus entstand.
Gehaltszahlungen beispielsweise sind Aufwand. Hier würde auch gleichzeitig eine Auszahlung stattfinden. Aber auch die Entnahme von Rohstoffen aus dem Lager, ist ein Aufwand – ohne dass gleichzeitig eine Auszahlung getätigt wird. Der Kauf der Rohstoffe für das Lager hingegen, ist kein Aufwand.
Kosten
Der Begriff Kosten bezeichnet den Wert aller Güter und Dienstleistungen, die für die Erstellung der eigentlichen betrieblichen Leistung, zum Beispiel Produkte, in Anspruch genommen oder verbraucht werden.
In der Praxis sind Kosten häufig identisch mit Aufwendungen. Zum Beispiel Personalaufwendungen. Wie der Begriff bereits verrät, handelt es sich um Aufwendungen. Es sind jedoch gleichzeitig auch Kosten, da sie für die betriebliche Leistung benötigt werden. Kalkulatorische Mieten oder Zinsen sind auch Kosten, aber keine Aufwendungen.
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Arten der Betriebsausgaben
Nach der kurzen Einführung, sollte jetzt klar sein, wo Betriebsausgaben einzuordnen sind. Betriebsausgaben sind demnach alle Aufwendungen in Geld oder Geldeswert.
Ausschließlich betrieblich bedingte Kosten
Wenn Ausgaben ausschließlich und eindeutig nur für den betrieblichen Bereich getätigt werden, ist der Fall unproblematisch. Diese sind betrieblich veranlasste Ausgaben, demnach Betriebsausgaben und werden gewinnmindernd berücksichtigt.
Gemischte Aufwendungen
Problematischer wird es wenn Kosten sowohl einem betrieblichen Zweck dienen, aber auch den privaten Bereich betreffen. In diesem Bereich der Mischkosten, gelten folgende steuerliche Grundsätze:
1. Aufwendungen, die ausschließlich oder ganz überwiegend betrieblich bedingt sind, sind voll als Betriebsausgabe abzugsfähig.
2. Aufwendungen, die ausschließlich oder ganz überwiegend privat verursacht sind, werden auch in vollem Umfang der privaten Lebensführung zugeordnet. Auch wenn teilweise eine völlig untergeordnete betriebliche Nutzung gegeben ist.
3. Aufteilung in private und betrieblich veranlasster Kosten. Dies kann jedoch nur dann berücksichtigt werden, wenn die Aufwendungen objektiv und klar getrennt werden können. Zum Beispiel: Pkw-Kosten, bei Führen eines Fahrtenbuches.
Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben
Zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen vor allem alle laufenden Betriebsausgaben, wie Gehälter, Mieten, betriebliche Steuern oder Versicherungsbeiträge. Hier entscheidet sich der Zeitpunkt des Abzugs nach dem Abflussprinzip. Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungspreis weniger als 150,01€ (netto) beträgt, dürfen ebenfalls sofort als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Nicht sofort abzugsfähige Betriebsausgaben
Bestimmte Betriebsausgaben dürfen nicht sofort, beziehungsweise nicht in voller Höhe geltend gemacht werden. Grundsätzlich betrifft das alle Wirtschaftsgüter, bei denen die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten mehr als 1.000,-€ (netto) betragen. Diese Wirtschaftsgüter müssen über die Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer wird gemäß AfA-Tabellen bestimmt. Für alle Wirtschaftsgüter unter 1.000,-€ (netto) gibt es wiederum mehrere Möglichkeiten.
1. Unter 150,01€ (netto): darf sofort als Betriebsausgabe gebucht werden
2. 150,01€ bis 410,-€ (netto): Es besteht die Möglichkeit zwischen der Sofortabschreibung (hier muss aber ein sogenanntes GWG-Verzeichnis angelegt werden) oder der Bildung eines Sammelpostens.
3. 150,01€ bis 1.000,-€ (netto): Zusammenfassung in einem Sammelposten, der anschließend pauschal über 5 Jahre mit jeweils 20 Prozent pro Jahr als Betriebsausgabe abgeschrieben wird.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Schließlich gibt es auch nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Neben den Kosten für die private Lebensführung, fallen darunter auch Geldstrafen, nicht abzugsfähige Steuern, Unterhaltsleistungen oder auch erstmalige Berufsausbildungskosten. Daneben existieren auch Betriebsausgaben, die nur zum Teil abzugsfähig sind, wie beispielsweise Geschenke an Kunden. Diese dürfen nur bis 35,-€ betragen.
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Der Begriff Betriebsausgaben stammt aus dem Steuerrecht. Betriebsausgaben umfassen Aufwendungen in Geld und Geldeswert, die durch unternehmerische Tätigkeit veranlasst sind und objektiv mit dieser Tätigkeit zusammenhängen. Betriebsausgaben vermindern den zu versteuernden Gewinn eines Unternehmens.
In verschiedenen Fällen lässt der Gestzgeber Betriebsausgaben nur beschränkt oder überhaupt nicht zum Abzug zu. In diesem Fall bleibt der Gewinn durch die nicht abziebaren Kosten ungemindert.
Das Handelsrecht kennt den Begriff Betriebsausgaben und die damit verbundenen Beschränkungen nicht. Nach dem Handelsrecht sind Aufwendungen auch dann abziehbar, wenn sie nicht notwendig, üblich oder zweckmäßig sind.
Die Abzugsbeschränkung ist im Steuerrecht in § 4 Abs. 4 und 5 EStG geregelt. Zudem sind folgende Richtlinien und Hinweise zu beachten: R 4.7, R 4.10, 4.13 EStR 2008 sowie H 4.7, H 4.10, H 4.13 EStH 2008.