Keine Rechnungen mehr im Briefkasten

 

Ein Traum jedes Geschäftsmanns, jedes Bürgers und generell wohl jeder Person – keine Rechnungen mehr. So weit wird es wohl nie kommen. Aber die Rechnungen kommen immer häufiger in elektronischer Form per E-Mail statt mit der herkömmlichen Postzustellung.

Immer mehr Unternehmen stellen auf die elektronische Zustellung und den Erhalt von Rechnungen um. Bereits heute nutzt jeder zehnte Mittelständer die Vorteile der E-Mail-Übertragung, dem sog. E-Invoicing.

Vorteile

Die Vorteile des E-Invoicing weist einige Vorteile gegenüber dem Versand per Post auf, die mehr als interessant sind.

Eine Studie der Goethe-Universität Frankfurt/Main und dem Finanzdienstleister Bonpago hat gezeigt, dass ein immenser „Geschwindigkeitsvorteil“ im E-Invoicing liegt.  Dieser beschränkt sich allerdings nicht allein auf die Zustellphase.

Bearbeitungsdauer

So liegt allein die Bearbeitungsdauer einer papierenen Rechnung zwischen 16 und 23 Minuten. Die verschiedenen Bearbeitungsvorgänge können mit eine elektronischen Rechnung wesentlich beschleunigt oder sogar automatisiert werden. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass mit E-Invoicing eine Zeitersparnis der Bearbeitungsdauer von bis zu 10 Minuten erreichbar ist pro Rechnung.

E-Mail

Sofern eine Rechnung per E-Mail zugestellt wird, ist diese von jedem Arbeitsplatz, der einen Zugang zu den E-Mails oder Ablage hat, abrufbar. Das ewige Suchen in verschiedenen Ordnern im Schrank entfällt gänzlich. Jeder kann schnell und einfach von seinem Arbeitsplatz aus auf die verschiedenen Rechnungen zugreifen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die ökologische Seite. Beim Bearbeitungsprozess für Papierrechnungen werden etwa 50% mehr CO2 ausgestoßen. Das sind Umweltbelastungen, die mit E-Invoicing maßgeblich reduziert werden können.

BVMW

Auch der Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW) ist von den Vorteilen überzeugt und stellt sein System selber gerade um. Der BVMW-Präsident Mario Ohoven ist davon überzeugt, dass bis zu 70% der Kosten für Druck und Papier eingespart werden können.

Finanzieller Aufwand geringer als erwartet

Wer auf E-Invoicing umsteigen will, sieht sich mit einem Systemwechsel konfrontiert. Dabei bieten Cloudlösungen die einfachsten und günstigsten Lösungswege an. Diese können innerhalb weniger Tage vollständig implementiert werden.

Wird allerdings gewünscht, dass ein E-Invoicing-System in bereits ein bestehendes eingebunden wird, der braucht Zeit. Dieser Lösungsweg ist erst ab etwa 6.000 Rechnungen jährlich wirklich empfehlenswert.

Bevor nun wild drauf los gewechselt wird, sollte eine Prozess- und Systemanalyse erfolgen. Das Rechnungssystem auf Papierbasis kann allerdings nie 1:1 in E-Invoicing übernommen werden. Daher sollte man im Zuge der Analysen die Chance nutzen und alle Faktoren berücksichtigen u.a. auch Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden. Eine solche Umstellung kann innerhalb von 6 Monaten erfolgreich umgesetzt werden.