Belege in der Buchhaltung

Belege sind die Grundlage für die Erfassung Ihrer Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung. Der Grundsatz “keine Buchung ohne Beleg” ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft Ihrer Buchführung. Darum müssen alle Ihre Belege und deren Aufbewahrung so gestaltet sein, dass Ihre Buchhaltung für einen fachkundigen Dritten (z.B. Betriebsprüfer) innerhalb kurzer Zeit nachvollziehbar ist.

Wird bei Betriebsprüfungen festgestellt, dass Buchungen ohne die dazu gehörigen Belege vorgenommen wurden (gilt auch für nicht mehr vorhandene Belege), kann Ihnen das Finanzamt Aufwendungen versagen, also nicht anerkennen. Dies führt zu Gewinnerhöhungen. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt Ihre gesamte Buchführung für nichtig erklären, was zu einer Schätzung Ihres Gewinns führt.

Ebenso können sich bei der Umsatzsteuer negative Folgen für Sie ergeben. Sind Belege Ihres Unternehmens fehlerhaft oder fehlen ganz, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Aus Ihren Belegen müssen die von Ihnen erbrachten Lieferungen oder Leistungen eindeutig erkennbar und unmissverständlich nachvollziehbar sein.

Weitere inhaltliche Anforderungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz:

  • Ihre Belege müssen rechnerisch richtig sein.
  • Ihre Belege müssen von einem Anweisungsberechtigten unterschrieben sein.
  • In Ihrer Buchhaltung sind die Belege fortlaufend zu nummerieren und in lückenloser Belegfolge abzuheften.
  • Hifreich ist es, wenn Sie Ihre Kontierungen (Kontenzuordnungen) direkt auf jedem einzelnen Beleg vermerken.
  • Ein Beleg aus mehreren Teilen bestehen, bspw. aus einer Rechnung mit Anlagen (z.B. Lieferschein, Frachtpapiere etc.). Natürlich kann es sich aber auch nur um einen einzelnen Beleg handeln (z.B. Kassenbon).

Folgende Belegarten sind zu unterscheiden:

Eingangsbelege

Eingangsbelege sind Belege, die von außen in Ihr Unternehmen gelangen, wie z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Auftragszettel, Kassenbons etc.

Ausgangsbelege

Ausgangsbelege sind Belege, die Sie als Unternehmer schreiben und an Ihre Kunden weitergeben, z.B. Rechnungen über die von Ihrem Unternehmen erbrachte Lieferungen oder Leistungen.

Fremdbelege

Fremdbelege sind alle von anderen Unternehmen ausgestellten Belege.

Eigenbelege

Eigenbelege sind von Ihnen selbst erstellte Belege, z.B. Duplikate Ihrer Ausgangsrechnungen, Belege über Privatentnahmen und Privateinlagen, Fahrtenbücher, Trinkgeld etc.

Einzelbelege

Einzelbelege sind Belege über jeden einzelnen Geschäftsvorfall in Ihrem Unternehmen.

Sammelbelege

Sammelbelege sind Belege über eine Mehrzahl von Geschäftsvorfällen, z.B. Lohn- und/oder Gehaltslisten.

Einmalbelege

Einmalbelege sind Belege, die für einen Geschäftsvorfall nur einmal gelten.

Dauerbelege

Dauerbelege sind Belege über gleichartige und sich wiederholende Geschäftsvorfälle, z.B. Abschreibungsbelege, Belege über Mieten etc.

 

BITTE BEACHTEN!!!

Belege die Sie über das Internet bekommen oder die Ihnen per Mail zugeschickt werden müssen eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten, damit Ihnen der Vorsteuerabzug gewährt wird.

 

Schnellüberblick

  • Ohne Belege kann in der Buchhaltung nicht gearbeitet werden.
  • Es gilt zwingend der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
  • Die wichtigsten Belege sind Rechnungen und Bankauszüge.
  • Grundwsätzlich dürfen Belege nicht selbst erstellt werden. Eigenbelege sind nur in Ausnahmefällen zulässig.
  • Die Weitergabe von Belegen ist nicht erlaubt und wird als Ordnungswidrigkeit geahndet.