Durchlaufende Posten sind Beträge, die das Unternehmen im Namen und für Rechnung eines Dritten erhält. Es ist verpflichtet diese Beträge an den Dritten weiterzuleiten. Es fehlt somit an einer Rechtsbeziehung zwischen dem Geber und dem Empfänger der Beträge. Das Unternehmen ist in diesem Fall weder Gläubiger noch Schuldner des Betrages. Es trit lediglich als Mittelperson zwischen dem Zahlungempfänger und dem Zahlungspflichtigen auf. Durchlaufende Gelder sind daher Fremdgelder, die weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben sind.
Es gibt viele Wirtschaftszweige bei denen durchlaufende Posten typisch sind, z.B. bei Anwälten, Ärzten, Architekten, Gaststätten, Handelsvertretern, Lottoannahmestellen, Maklern, Spediteuren, Versicheerungsvertretern, etc.
Zu den durchlaufenden Posten zählen insbesondere:
- Einzahlungen von Prozessgegnern, Notargebühren, Gerichtskosten, Zeugengelder, Sachverständigengebühren, verauslagte Zulassungsgebühren für Fahrzeuge und Baugebühren die vom Archtiketen verauslagt wurden.
- Die von den Arbeitnehmern einbehaltenen Steuern, die an das Finanuzamt abzuführen sind, sowie die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer.
Nicht zu den durchlaufenden Posten sondern zu Ihren Betriebsausgaben zählen:
- Reisekosten und Telefonkosten, die an Dritte weiterberechnet und von diesen erstattet werden.
- Porto- oder weiterberechnete Verpackungskosten, auch wenn die Verpackung durch ein Fremdunternehmen erstellt wurde.
Bei der Umsatzsteuer gehören Beträge, die das Unternehmen im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt hat, nicht zum Entgelt. Das Unternehmen muss dafür keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug ist aber auch kein Vorsteuerabzug möglich.
Da fremde Gelder nicht für eigene Rechnung vereinnahmt oder verausgabt werden, sind diese auf einem besonderen Verrechnungskonto zu buchen. Der Zu- und Abfluss muss dabei nachweisbar sein. An die Aufzeichnungen werden daher besondere Anforderungen gestellt.
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Es muss daher aufgezeichnet werden:
- woher stammt das Geld,
- wann wurde es eingenommen,
- für welchen Zweck wurde es gezahlt,
- wann wurde es wieder verausgabt.
Die Weiterleitung der vereinnahmten Gelder kann dabei bar oder unbar erfolgen. Die Verrechnung mit eigenen Forderungen ist einer Zahlung gleichgestellt.
Die Buchungen sind erfolgsneutral.
Sind die durchlaufenden Posten bis zum Bilanzstichtag noch nicht abgewickelt, werden diese in in der Bilanz den sonstigen Vermögensgegenständen oder den sonstigen Verbindlichkeiten zugeordnet.
Ist der Unternehmer zur Einnahmen-Überschussrechnung berechtigt, bleiben Ihre durchlaufenden Posten, die Sie im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder verausgabt haben, außer Betracht.
Rechtsgrundlagen
§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG (durchlaufende Posten, Begriff)
§ 10Satz 6 UStG Abs. 1 (keine Umsatzsteuer auf durchlaufende Posten)