Kosten- und Leistungsrechnung leichtgemacht

Kosten- und LeistungsrechnungWer ein eigenes Unternehmen gründet, muss sich mit einigen Aspekten der Buchhaltung vertraut machen, die dem Durchschnittsarbeitnehmer gänzlich fremd sind. Dieses Fachwissen brauchen Sie nicht nur, um zum Jahresabschluss eine korrekte Steuererklärung einzureichen und so alle Vorgaben auf Seiten des Finanzamts zu erfüllen.

Zusätzlich sollten Sie sich auch die Grundlagen des internen Rechnungswesens beherrschen. Dabei handelt es sich um den Bereich der Buchführung, der nur für den Betrieb selbst Relevanz hat und dementsprechend nicht dazu dient, bei einer dritten Instanz Rechenschaft abzulegen. In diesem Zusammenhang kommt die sogenannte Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ins Spiel. Wie Ihnen eine solche Rechnung hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren und somit auf lange Sicht den Gewinn zu steigern, verrät dieser Artikel.

Warum sich internes Rechnungswesen lohnt

Mithilfe einer Kosten- und Leistungsrechnung können Unternehmer ermitteln, wieviel Umsatz ihre angebotenen Leistungen im Vergleich zu den entstandenen Kosten einbringen. Dadurch erhalten sie Antworten auf folgende Fragen:

  • Welche Produkte bzw. Dienstleistungen erzielen den höchsten Gewinn?
  • Welche Produkte bzw. Dienstleistungen verursachen die meisten Ausgaben?
  • In welchen Produktionsbereichen kann die Firma Kosten senken?

Indem Sie regelmäßig innerbetriebliche Bilanzen erstellen, die sämtliche Abzüge detailliert nachverfolgen, finden Sie schnell heraus, wie Sie das Potenzial Ihrer Firma möglichst effektiv nutzen können.

So funktioniert die Kosten- und Leistungsrechnung

Insgesamt gliedert sich die KLR in drei Kategorien auf, nämlich:

Kostenarten Kostenstellen Kostenträger
Welche Kosten sind angefallen? Wo sind die Kosten entstanden? Für welche Leistungen waren die Kosten notwendig?

 

Ausführliche Informationen zu allen drei Rubriken können Sie auch in einem Online-Lexikon rund um das Thema Buchhaltung nachlesen. Im Folgenden finden Einsteiger die wichtigsten Fakten auf einen Blick.

Kostenartenrechnung

Der erste Schritt in der KLR besteht darin, einzelne Ausgaben in bestimmte Untergruppen einzuteilen und eine geordnete Übersicht zu erstellen. Hierbei gibt es mehrere Kriterien, nach denen Sie Kostenarten unterscheiden können:

Unterscheidungskriterium Mögliche Kostenarten
Produktionsfaktoren
  • Material
  • Personal
  • Räumlichkeiten
Betriebliche Funktionen
  • Beschaffung
  • Vertrieb
  • Verwaltung
Herkunft der erworbenen Güter
  • Primärkosten (für Fremdleistungen)
  • Sekundärkosten (für innerbetriebliche Leistungen)
Zuordnung zu erbrachten Leistungen
  • Gemeinkosten:

unabhängig von einzelnen Leistungen

  • Einzelkosten:

stehen in direktem Zusammenhang zu bestimmten Kostenträgern
Grad, in welchem Beträge variieren
  • Fixkosten:

bleiben das ganze Jahr über gleich (z.B. Miete, Löhne)

  • variable Kosten:

schwanken je nach Saison

 

Kostenstellenrechnung

Wenn Sie sich einen ersten Überblick über die Kostenarten verschafft haben, müssen Sie ermitteln, für welche Verantwortungsbereiche die jeweiligen Kosten in Ihrem Betrieb angefallen sind. In einem Dienstleistungsunternehmen wie beispielsweise einer Werbeagentur spricht man hier von Abteilungen. In einer Firma, die Produkte herstellt, zählen zu den Kostenstellen dagegen einzelne Fabrikanlagen wie Bohrerei oder Fräserei. Dabei ziehen Sie jedoch ausschließlich die Gemeinkosten in Betracht, die sie nicht spezifischen Leistungen zuordnen können. Mit den Einzelkosten befassen Sie sich im nächsten Schritt.

Kostenträgerrechnung

Um die KLR abzuschließen, müssen Sie zuletzt noch feststellen, für welche fabrizierten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen Sie einzelne Ausgaben getätigt haben. Hier gilt es also, die sogenannten Kostenträger aufzulisten und zu vergleichen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Verfahren:

  1. Kostenträgerstückrechnung

Mit dieser Methode berechnen Sie die Ausgaben, die pro Stück oder Mengeneinheit entstehen. Eine solche Kalkulation kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden:

  • Die Vorkalkulation schätzt die geplanten Kosten ab, um einen entsprechenden Angebotspreis festzulegen.
  • Die Nachkalkulation führen Sie durch, nachdem Sie einen Auftrag abgeschlossen haben. So können Sie im Rückblick ursprünglich geplante mit tatsächlich entstandenen Ausgaben vergleichen.
  • Eine Zwischenkalkulation bietet sich vor allem bei langwierigen Projekten an. Hierbei ermitteln Sie schon während des Produktionsprozesses, wie viele Kosten bisher angefallen bzw. wie viele noch zu erwarten sind.

 

  1. Kostenträgerzeitrechnung

Diese Art der Kostenrechnung bezieht sich nicht auf bestimmte Leistungen, sondern auf eine ausgewählte Geschäftsperiode. Haben Sie beispielsweise die Ausgaben für das vergangene Quartal ermittelt, können Sie diese mit Ihren Umsätzen aus dem gleichen Quartal vergleichen. Die Kostenträgerzeitrechnung nennt sich deshalb auch kurzfristige Ergebnisrechnung (KER), da sie eine vorläufige Bilanz für überschaubare Zeitabschnitte liefert. Auch hier gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:

  • Gesamtkostenverfahren:

Sie stellen sämtliche Kosten Ihrem gesamten Umsatz gegenüber. Da diese Methode keine Aussagen über die Ertragskraft einzelner Produkte zulässt, eignet sie sich nur für Unternehmen, die auf eine Leistung spezialisiert sind.

  • Umsatzkostenverfahren:

Sie ordnen die Gesamtkosten einzelnen Kostenträgern zu und können so berechnen, welche Produkte bzw. Leistungen einen hohen Umsatz bei gleichzeitig geringen Abzügen erzielen.

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Redaktion

ist gelernter kaufmännischer Assistent für Datenverarbeitung sowie Steuerfachangestellter. Er arbeitet aktuell für einer den führenden Wissens- und Informationsdienstleister in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern im Bereich Softwareberatung. Er verfügt über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung in den untererschiedlichsten Branchen und ist Autor von Fachpublikationen verschiedener Verlage.