Buchungen im Personalbereich

Der Personalbereich ist in vielerlei Hinsicht für ein Unternehmen entscheidend. Gutes Personal ist ein wesentlicher Einflussfaktor auf den Erfolg eines Unternehmens. Weiterhin muss jedes Unternehmen aufgrund der arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften gerade im Personalbereich viele Aspekte berücksichtigen. Auch bei der Buchhaltung müssen Sie als Unternehmer für die korrekte Verbuchung von Arbeitsentgelten, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen einige Regelungen beachten.

Löhne und Gehälter

Unternehmen sind Arbeitgeber und stellen Arbeitnehmer in abhängigen Beschäftigungsverhältnissen an. Die Arbeitnehmer erhalten für ihre Arbeit ein Entgelt, das buchhalterisch auf den Konten Löhne und Gehälter erfasst wird. Die Unterteilung folgt nach der klassischen Aufteilung der Belegschaft nach Arbeitern und Angestellten. Arbeiter erhalten Löhne und Angestellte erhalten Gehälter. Vor allem bei Unternehmen in den Bereichen Industrie und Handwerk ist diese Unterscheidung auch in der Buchhaltung noch gebräuchlich. Löhne und Gehälter sind aus Sicht des Unternehmens Aufwendungen und werden auf entsprechende Aufwandskonten verbucht.

Verpflichtung zum Einbehalten und Abführen der Abzüge

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, eine eigene Personalbuchhaltung zu führen (oder führen zu lassen), die Abzüge vom Bruttolohn oder Bruttogehalt einzubehalten und anschließend an das zuständige Finanzamt sowie die Krankenkasse abzuführen. Die Frist dafür beträgt der 10. des Folgemonats ans Finanzamt und der drittletzte Bankarbeitstag des betreffenden Monats an die Krankenkasse des Arbeitnehmers – wobei die Meldung der Versicherungsbeiträge weitere zwei Tage zuvor erfolgen muss. Neben dem Bruttoentgelt des Arbeitnehmers muss ein Unternehmen zudem den eigenen Anteil der Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigen. Die direkten Personalkosten für ein Unternehmen betragen somit das Bruttoentgelt zuzüglich der Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Damit die Abzüge korrekt ermittelt werden können, muss der Arbeitgeber die Steuerklasse des Arbeitnehmers kennen, eventuelle Freibeträge, die Krankenkasse und, ob die Kirchensteuer abgeführt werden muss. Der Arbeitgeber behält dann vom Bruttoentgelt die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag, eventuell die Kirschensteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung) ein. An den Arbeitnehmer wird dann das Nettoentgelt ausgezahlt (in Normalfall auf ein Bankkonto überwiesen).

Abzüge im Personalbereich als durchlaufender Posten

Die vom Bruttoentgelt des Arbeitnehmers einbehaltenen Abzüge stellen für das Unternehmen einen durchlaufenden Posten dar. Sie werden über die Konten Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden und Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern gegengebucht. Diese beiden Konten sind somit Passiv-Konten. Das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern bildet zudem das Gegenkonto für die Einbuchung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung. Die findet auf einem eigenen Aufwandskonto gleichen Namens statt.

Beispiel für Juli 2019: Ein Angestellter bezieht ein Bruttogehalt in Höhe von 3.500 Euro. Er wird in Steuerklasse I besteuert, zahlt 9 Prozent Kirchensteuer, ist gesetzlich sozialversichert und hat sonst keine Freibeträge oder andere steuerwirksame Zahlungen. Damit ergeben sich eine Lohnsteuer von 553,50 Euro, ein Solidaritätszuschlag von 30,44 sowie die Kirchensteuer mit 49,81 – insgesamt somit 633,75 Euro. Die Sozialabgaben betragen insgesamt 686,88 (ohne Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung).

Mit Auszahlung des Gehalts werden somit das Gehalt und die Abzüge verbucht. Dem Aufwandskonto Gehälter mit 3.500 Euro stehen das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden mit 633,75 Euro, das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern mit 686,88 Euro sowie das Konto Bank mit 2.179,38 Euro (Nettogehalt) gegenüber. Weiter wird der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung mit (hier) ebenfalls 686,88 Euro auf das gleichnamige Aufwandskonto mit dem Gegenkonto Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern verbucht. Am 10. des Folgemonats beziehungsweise im aktuellen Monat werden die Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern wieder ausgebucht mit dem Gegenkonto Bank – die einbehaltenen Abzüge und der Arbeitgeberanteil wird überwiesen. Buchhalterisch kann bei direkter Zahlung das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern auch nicht genutzt werden.

Sonstige Geld- und Sachbezüge für Mitarbeiter

Das obige Beispiel unterstellt eine laufende Lohnzahlung. Neben dem laufenden Monatslohn kann es aber auch weitere Lohnformen geben, die steuerpflichtig und gegebenenfalls sozialabgabenpflichtig sein können. Typische Beispiele sind hier Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld oder auch Zuschläge. Aber auch Bonuszahlungen, Jubiläumsgeld, Gratifikationen und Beihilfen sind geldliche Bezüge, die im betreffenden Monat wie Lohn oder Gehalt behandelt werden. Auf diese Lohnformen sind in der Regel Steuern und Sozialabgaben abzuziehen und einzubehalten. Weiterhin ist hieraus auch ein Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zu leisten.

Ähnliches gilt bei Sachbezügen, die der Arbeitnehmer in Anspruch nimmt oder als Teil seines Lohns oder Gehalts bezieht. Ein typisches Beispiel ist die private Nutzung eines Firmen-Pkws. Der entsprechende Geldwert der privaten Pkw-Nutzung ist als Sachbezug auf das Bruttoentgelt hinzuzurechnen. Beides zusammen bildet somit das steuer- und sozialabgabenpflichtige Gehalt, von dem die Abzüge einzubehalten und auch der Arbeitgeberanteil zu berechnen ist. Bei der Buchung wird somit der Sachbezug zuzüglich Umsatzsteuer als Teil des Gehalts im Konto Gehälter eingebucht und in diesem Wert auf dem Konto Andere sonstige betriebliche Erträge sowie dem Konto Umsatzsteuer wieder gegengebucht. Wichtig: Die Umsatzsteuer darf hier nicht vergessen werden.

Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

Neben den Steuern und gesetzlichen Sozialabgaben können weitere Buchungen im Personalbereich aufgrund einer betrieblichen Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Riester-Verträgen oder anderen Formen des Vermögensaufbaus oder Alterssicherung beim Arbeitnehmer auftauchen. Ist nur der Arbeitnehmer betroffen, nimmt das Unternehmen einfach die entsprechenden Abzüge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor, verbucht den Betrag auf ein entsprechendes Konto für Verbindlichkeiten und überweist es dann weiter an den Empfänger, beispielsweise eine Versicherung.

Leistet auch der Arbeitgeber einen Anteil am Vermögensaufbau oder der Altersvorsorge, muss dieser Anteil auf einem eigenen Aufwandskonto aktiviert werden. Beispielsweise über das Konto Sonstige tarifliche oder vertragliche Aufwendungen, wenn ein Arbeitgeberanteil zum Bausparen vereinbart wurde. Im Falle der betrieblichen Altersvorsorge gibt es eine Reihe weiterer Regelungen zu beachten. Allgemein ist hierfür dann eine Rückstellung in Form einer Pensionsrückstellung zu bilden, sofern die betriebliche Altersvorsorge nicht bei einem externen Vertragspartner liegt.

Pfändungen und Vorschusszahlungen

Unter Umständen kann ein Unternehmen veranlasst sein, aufgrund einer Lohn- oder Gehaltspfändung Teile des Arbeitsentgelts einzubehalten. Solche Pfändungen werden dann nicht mehr an den Arbeitnehmer ausgezahlt, sondern auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten verbucht. Diese Verbindlichkeit wird dann bei Zahlung an dem Empfänger wieder aufgelöst.

Vorschüsse stellen aus Sicht des Unternehmens Forderungen dar. Erhält ein Arbeitnehmer einen Vorschuss, wird dieser im Konto Forderungen an Mitarbeiter eingebucht. Mit der normalen Lohn- oder Gehaltszahlung wird die Forderung dann wieder buchhalterisch aufgelöst. Der Vorschuss wird somit vom Entgelt dann einbehalten.

Beschäftigungs- und Lohnformen

Das oben aufgezeigte Schema gilt grundsätzlich für alle Beschäftigungs- und Lohnformen. Buchhalterisch wird immer der Lohn oder das Gehalt als Bruttogröße pro Monat erfasst. Das gilt auch bei befristeten und geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen. Bei Mini- und Midi-Jobs und weiteren Formen der geringfügigen Beschäftigung zahlt der Arbeitgeber in der Regel einen Pauschalbetrag als Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Abzüge vom Bruttoentgelt des Mitarbeiters sind unter Umständen nicht vorzunehmen.

Wichtig ist zudem, dass die Entlohnung des Gesellschafter oder der Gesellschafter nicht über Löhne und Gehälter erfasst werden. Unternehmerlohn wird bei Personengesellschaften und ähnlichen Rechtsformen über das Konto Privat als Unterkonto des Eigenkapitalkontos in der Regel abgewickelt oder im Rahmen des Jahresabschlusses aus dem Gewinn verrechnet.

Weitere Aufwendungen im Personalbereich

Neben den genannten direkten Aufwendungen kommen im Regelfall noch weitere Aufwendungen und damit Buchungen für den Personalbereich hinzu. Das betrifft beispielsweise Versicherungsprämien für Pflichtversicherungen für Arbeitnehmer (zum Beispiel die betriebliche Haftpflichtversicherung). Weiterbildungs- und Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifikation, Firmenfeiern und allgemein Betriebsveranstaltungen sind nicht Teil der Arbeitsentgelte, sondern erfüllen einen eigenbetrieblichen Zweck. Solche Maßnahmen sind somit ebenfalls eigene Aufwendungen für das Unternehmen und nicht Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

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Redaktion

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