Vertriebskosten

So wie bei der Beschaffung von Materialien und anderen Leistungen für die Produktion Nebenkosten für die Beschaffung entstehen, fallen beim Absatz der eigenen Produkte und Dienstleistungen gegebenenfalls ebenfalls Nebenkosten für den Vertrieb und Versand an (Vertriebskosten). Typische Beispiele in diesem Bereich sind Verpackungsmaterialien, Fracht- und Transportkosten oder auch Lagerkosten in einem Fremdlager. Des Weiteren fallen unter Umständen Vertriebsprovisionen an, wenn (eigenständige) Handelsvertreter für den Vertrieb genutzt werden, wie es in einigen Branchen üblich ist.

Diese Vertriebskosten müssen natürlich buchhalterisch korrekt erfasst werden. Allgemein sind Vertriebskosten zunächst Aufwand und werden auf entsprechenden Aufwandskonten verbucht – je nach Art der Vertriebskosten. Die weitere buchhalterische Erfassung hängt aber davon ab, ob die Vertriebskosten beim Käufer separat in Rechnung gestellt werden oder als Teil der Selbstkosten direkt in die Preiskalkulation einfließen.

In Rechnung gestellte Vertriebskosten

Für gewöhnlich sind Warenschulden Holschulden. Das bedeutet, dass die Vertriebskosten vom Käufer zu tragen sind. Entsprechend werden die Vertriebskosten gesondert in der Ausgangsrechnung ausgewiesen und im Vorfeld durch das Unternehmen ausgelegt. In Rechnung gestellte Vertriebskosten sind Teil der Umsatzerlöse und unterliegen damit der Umsatzsteuer.

Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Maschine her und verkauft diese für 10.000 Euro netto. Als Frachtkosten fallen 1.000 Euro netto an, ein Spediteur übernimmt die Lieferung ab Werk. Das Unternehmen legt die Frachtkosten aus und rechnet mit dem Spediteur ab. Die Frachtkosten werden dann weitergereicht an den Käufer und dort in Rechnung gestellt.

Die Spedition stellt somit eine Rechnung an das beauftragende Unternehmen. Im Unternehmen werden die Frachtkosten dann auf dem Aufwandskonto Frachten und Fremdlager mit 1.000 Euro zuzüglich Vorsteuer 190 Euro eingebucht, auf der anderen Seite besteht eine Verbindlichkeit von 1.190 Euro gegenüber der Spedition.

Auf der Ausgangsrechnung des Unternehmens wird nun die Maschine mit 10.000 Euro sowie separat die Frachtkosten mit 1.000 Euro ausgewiesen. Die Umsatzsteuer wird auf beide Positionen berechnet und beträgt somit 2.090 Euro. Buchhalterisch werden erfasst: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 13.090 Euro an Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse 11.000 Euro und Umsatzsteuer 2.090 Euro.

Einkalkulierte Vertriebskosten

Grundsätzlich besteht Vertragsfreiheit zwischen Unternehmen und Kunden, somit kann bei den Vertriebskosten auch andere Vereinbarungen getroffen werden als oben geschildert. Zudem gibt es bereits Vertriebskosten, die vor dem Entstehen der Holschuld vorliegen. Ein Beispiel hier sind Verpackungskosten durch das Verpacken der Ware als Teil des Produktionsprozesses. Zudem ist es auf einigen Märkten oder in einigen Branchen unüblich, Vertriebskosten gesondert in Rechnung zu stellen. Ein Beispiel ist der Online-Handel an Endverbraucher bei einfachen Gütern.

In dem Fall werden die Vertriebskosten weiterhin als Aufwand buchhalterisch erfasst. Da sie nun aber nicht gesondert in Rechnung gestellt werden, sind sie auch nicht mehr Teil der Umsatzerlöse – zumindest nicht direkt. Vielmehr werden die Vertriebskosten Teil der Selbstkosten, auf deren Basis die Preiskalkulation stattfindet. Über diesen Weg fließen die Vertriebskosten in die Umsatzerlöse am Ende doch wieder ein.

Damit besteht letztlich betriebswirtschaftlich kein Unterschied, ob bestimmte Vertriebskosten gesondert in Rechnung gestellt werden können oder als Teil der Selbstkosten in die Preiskalkulation einfließen. Nach dem obigen Beispiel würde eine Einkalkulierung der Versandkosten bedeuten, dass die Aufwandsverbuchung gleich bleibt und die Umsatzerlöse aus dem Verkauf einfach um die Versandkosten steigen. Die Maschine würde demnach nicht mit 10.000 Euro in Rechnung gestellt werden, sondern mit 11.000 Euro (Versandkosten sind nun Teil der Selbstkosten der Maschine). Der Gesamtbetrag und damit die Umsatzerlöse und die Umsatzsteuer haben sich dadurch nicht verändert.

Das Beispiel Verpackungskosten

Verpackungsmaterialien sind bei nahezu allen Waren in der einen oder anderen Form notwendig, um das Produkt überhaupt verkaufsreif zu machen. Tüten, Folien, Kartons, Wellpappe oder andere Verpackungsformen sind typische Bestandteile im Endprozess der Produktion. Vom Eierkarton über die Milchtüte bis zur Schutzfolie einer Maschine gibt es hier unzählige Beispiele.

Die Kosten dieser Verpackungsmaterialien werden auf dem Aufwandskonto Verpackungsmaterial erfasst und sind üblicherweise Bestandteil der Selbstkosten. Sie gehen damit direkt in die Preiskalkulation des Produkts mit ein.

Bei speziellen Verpackungsmaterialien für den Transport kann es aber auch sein, dass diese vom Unternehmen gesondert in Rechnung gestellt werden. Wenn eine Ware seefest verpackt werden soll oder vom Kunden eine besonders sichere Umverpackung verlangt wird, werden diese Verpackungskosten meist an den Kunden weitergegeben und gesondert in der Rechnung ausgewiesen. Auch diese Kosten werden auf dem Aufwandskonto Verpackungsmaterial eingebucht, sind dann aber im weiteren Buchungsverlauf Teil der Umsatzerlöse.

Das Beispiel Fracht- und Lagerkosten im Fremdlager

Frachtkosten und Lagerkosten in einem Fremdlager sind weitere typische Beispiele für Vertriebskosten. Selbst wenn die Auslieferung mit unternehmenseigenen Fahrzeugen erfolgt, können die Kosten separat in der Rechnung ausgewiesen sein und müssen dann wie im obigen Beispiel verbucht werden. Der Aufwand ist ja auch bei eigenen Fahrzeugen klar darstellbar und somit buchbar.

Diese Art der Vertriebskosten wird oft separat in Rechnung gestellt, gerade im Bereich Business to Business. Es kann aber auch natürlich einige Ausnahmen geben. Vor allem im Bereich Business to Consumer werden Frachtkosten nicht immer separat dem Endverbraucher in Rechnung gestellt. In vielen Fällen gehört es zur Marketingstrategie, den Vertrieb an den Kunden vermeintlich kostenlos anzubieten.

Das Beispiel Vertriebsprovisionen

In einigen Branchen ist es üblich, mit unabhängigen Handelsvertretern zu arbeiten. Diese Handelsvertreter sind dann Vermittler zwischen dem produzierendem Unternehmen und dem Handel. Die Handelsvertreter erhalten dann bei einer erfolgreichen Auftragsvermittlung eine Vertriebsprovision. Diese wird auf dem Aufwandskonto Vertriebsprovisionen erfasst. Für gewöhnlich trägt das Unternehmen die Provisionskosten, das den Handelsvertreter beauftragt – diese werden also dem Kunden nicht in Rechnung gestellt, sondern sind Teil der Selbstkosten. Die Vertriebsprovisionen gehen somit direkt in die Preiskalkulation ein.

Die Gliederung der Umsatzerlöse und die Zurechnung der Vertriebskosten

Die Vertriebskosten können für einzelne Gruppen von Erzeugnissen und Handelswaren sehr unterschiedlich ausfallen. Gleichzeitig können die jeweiligen Vertriebskosten auf die jeweiligen Gruppen genau zugeordnet werden. Daher ist natürlich im Vorfeld eine genaue Unterteilung der angebotenen Waren und Dienstleistungen nach Artikeln sinnvoll, sofern mehrere Artikel hergestellt oder vertrieben werden.

In der Buchhaltung wird allgemein nach Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse und Umsatzerlöse für Handelswaren unterschieden. Handelswaren sind solche Waren, die nicht mehr weiter bearbeitet oder verarbeitet werden. Bei produzierenden Unternehmen werden Handelswaren meist als Zubehör zu den selbsterstellten Erzeugnissen verkauft.

Sowohl die eigenen Erzeugnisse als auch die Handelswaren lassen sich dann tiefer gliedern nach Artikelgruppen. Zu jeder Artikelgruppe lassen sich dann Umsatzerlöse zuordnen und die Selbstkosten der Artikelgruppe bestimmen. Die Vertriebskosten lassen sich dann ebenfalls den Artikelgruppen korrekt zuordnen – egal, ob diese Teil der Umsatzerlöse sind oder Teil der Selbstkosten. Nur so kann eine sinnige Preiskalkulation erfolgen und die vormals beschriebene buchhalterische Erfassung der Vertriebskosten verzerrt auch nicht einen Vergleich der Artikelgruppen.

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Redaktion