Privateinlagen und Privatentnahmen

Als Selbstständiger oder Unternehmer müssen Sie eine scharfe Trennung zwischen den geschäftlichen und privaten Aktivitäten ziehen. Da die unternehmerische Tätigkeit im Normalfall die Einkommensquelle für Selbstständige und Unternehmer darstellt und im Alltag diese scharfe Trennung nicht immer einfach gegeben ist, muss zumindest buchhalterisch der unternehmerische Part klar abgegrenzt werden.

In der Praxis ist es nicht unüblich, dass Privateigentum in das eigene Unternehmen eingebracht wird, oder zum Beispiel private Rechnungen über das Unternehmensbankkonto beglichen werden. Auch ist vielleicht gar nicht immer das Führen einer separaten Kasse oder Kontos gegeben. Vor allem Privatentnahmen werden schnell notwendig, da der private Lebensunterhalt innerhalb des Jahres bestritten werden muss. Auf einen Unternehmensgewinn nach Jahresabschluss zu warten, ist vor allem bei Einzelunternehmern schlicht nicht möglich. Diese Privateinlagen und Privatentnahmen verändern aber die Vermögensbestände und das Eigenkapital des Unternehmens. Das ist entsprechend aufzuzeigen über die Buchhaltung.

Das Privatkonto

Um die Veränderungen durch Privateinlagen und Privatentnahmen aufzuzeigen, gibt es in der Buchhaltung das Privatkonto. Es ist ein Unterkonto für das Eigenkapital. Somit ist direkt ersichtlich, wie sich das Eigenkapital durch Privateinlagen und Privatentnahmen verändert. Dieses Privatkonto stellt eine buchhalterische Vereinfachung für diese Vorgänge dar.

Wichtig hierbei ist jedoch, dass ein solches Privatkonto buchhalterisch nur bei voll haftenden Gesellschaftern existieren kann. Nur Privateinlagen und Privatentnahmen von Einzelkaufleuten und den voll – und damit auch privat – haftenden Gesellschaftern von Personengesellschaften (bspw. einer OHG oder ein Komplementär einer KG) können so erfasst werden. Für beschränkt haftende Gesellschafter und insbesondere bei Kapitalgesellschaften gibt es kein Privatkonto. Hier gilt ein rechtliches Hindernis für Privateinlagen ins und Privatentnahmen aus dem Unternehmen.

Hintergrund ist die Haftung gegenüber Gläubigern. Da Selbstständige, Einzelkaufleute und voll haftende Gesellschafter auch mit ihrem Privatvermögen bei geschäftlichen Aktivitäten haften, muss zwar die private und geschäftliche Ebene getrennt werden, aber die Vereinfachung über das Privatkonto stellt hierbei kein Problem dar. Die Veränderung der Geschäftssubstanz durch Privateinlagen und Privatentnahmen verändert nicht die Haftungssubstanz.

Privatentnahmen im einfachen Fall und Privateinlagen

Insbesondere zu Beginn eines Unternehmens bringt der Unternehmer häufig Sachgegenstände in das Unternehmen ein, damit ein reibungsloses Geschäftsleben möglich ist. Typische Beispiele sind ein Privat-Pkw, der zum Firmen-Pkw wird, PC, Laptop und andere technische Geräte oder auch Möbel und Büromaterialien. Auch Barvermögen kann in ein Unternehmen eingebracht werden.

Die eingebrachten Mittel müssen entsprechend bilanziell aktiviert werden. Beispiel Pkw: Der Unternehmer bringt seinen Privat-Pkw mit einem Zeitwert von 10.000 Euro in das Unternehmen ein. Über das Konto Fuhrpark wird der Pkw bilanziell aktiviert. Die Privateinlage taucht dann auf der Haben-Seite des Privatkontos als Gegenposition auf.

Entsprechend sind dann auch Privatentnahmen zu berücksichtigen. Beispielsweise hebt der Unternehmer vom Geschäftskonto für private Zwecke 2.000 Euro ab. Buchhalterisch wird das auf der Haben-Seite des Kontos Bank mit der Gegenposition auf der Soll-Seite des Privatkontos erfasst. Das Bankvermögen sinkt durch die Privatentnahme.

Unentgeltliche Privatentnahmen

Nicht immer sind die Privatentnahmen so einfach buchhalterisch zu erfassen. Das gilt insbesondere bei unentgeltlichen Entnahmen von Gegenständen und sonstigen betrieblichen Leistungen. Ein typisches Beispiel ist die Entnahme von Fertigerzeugnissen des Betriebs durch den Unternehmer. Solche unentgeltlichen Privatentnahmen können nicht ein Vermögenskonto belasten, sondern sind als Aufwand zu verbuchen – das Erzeugnis kann schließlich nicht mehr verkauft werden und zu Umsatzerlösen führen. Zudem muss die Umsatzsteuer berücksichtigt werden, die neben der wertmäßigen Entnahme auf den entnommenen Wert berechnet wird. Nur so ist eine richtige Verrechnung aus Vorsteuer und Umsatzsteuer für das Unternehmen gegeben.

Unentgeltlichen Privatentnahmen werde über das Aufwandskonto „Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen“ (früher: Eigenverbrauch) erfasst. Die sich ergebene Umsatzsteuer auf diese Entnahme steht auf dem Konto Umsatzsteuer. Beide Größen zusammen bilden die Gegenposition auf der Soll-Seite des Privatkontos (Privatentnahme).

Beispiel: Der Unternehmer hat einen Handwerksbetrieb und lässt an seinem Privathaus eine Reparatur durchführen. Das stellt eine private Inanspruchnahme der betrieblichen Leistungen durch den Unternehmer dar. Die Leistung besteht nur aus Arbeitslohn zu 200 Euro. Buchhalterisch wird das als Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen mit 200 Euro zuzüglich anfallender Umsatzsteuer von 38 Euro erfasst. Gegenposition ist die Soll-Seite des Privatkontos (Privatentnahme) mit 238 Euro.

Privater Nutzungsanteil

Nicht immer ist eine unentgeltliche Privatentnahme so genau wie im obigen Beispiel zu erfassen. Das gilt zum Beispiel für die private Nutzung eines Firmens-Pkws durch den Unternehmer, das Verschicken privater Post über das Unternehmen (beispielsweise wird die betriebliche Frankiermaschine genutzt) oder die private Internet- und Telefonnutzung. Dies sind bereits Aufwendungen für das Unternehmen, bei denen der private Nutzungsanteil dann entsprechend wieder herausgerechnet werden muss. Auch hier ist ein Umsatzsteueranteil zu berücksichtigen.

Beispiel: In den Geschäftsräumen wird eine Internet- und Telefonflatrate für 100 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer genutzt. Der Unternehmer nutzt in einem Monat die Hälfte der Zeit Internet und Telefon für private Zwecke. Buchhalterich wird der Aufwand mit 100 Euro sowie Vorsteuer von 19 Euro, bezahlt über das Bankkonto (119 Euro), im ersten Schritt erfasst. Die private Nutzung wird im zweiten Schritt dann berücksichtigt. Das entsprechende Aufwandskonto weist 50 Euro auf der Haben-Seite aus, das Konto Umsatzsteuer wird ebenfalls mit 9,50 Euro auf der Haben-Seite verbucht und die Privatentnahme findet sich auf der Soll-Seite des Privatkontos mit 59,50 Euro wieder.

Bei der Bestimmung und buchhalterischen Berücksichtigung eines privaten Nutzungsanteils gibt es in einigen Fällen Vereinfachungsregeln und Wahlrechte. Das ist vor allem bei der privaten Nutzung eines Firmen-Pkws ersichtlich. Die Berücksichtigung der Umsatzsteuer beim privaten Nutzungsanteil entfällt, dafür wird bei der Anschaffung nur 50 Prozent des Vorsteuerabzugs gewährt. Die anderen 50 Prozent zählen dann zu den Anschaffungskosten. Der private Nutzungsanteil wird anschließend durch Einzelnachweise (per Fahrtenbuch) bestimmt oder durch die 1%-Pauschalmethode (ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs inklusive Umsatzsteuer werden angesetzt). Die monatliche Nutzung wird dann über das Konto Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen verbucht. (Weitere Informationen hier)

Privatentnahmen nie ohne Beleg

Um den buchhalterischen Grundsätzen zu entsprechen, müssen Privateinlagen und vor allem Privatentnahmen nachvollziehbar und vollständig belegt werden. Dafür ist es unter Umständen erforderlich, entsprechende Eigenbelege anzufertigen. Auf dem Eigenbeleg müssen neben dem Datum der Nettoentnahmewert und die Umsatzsteuer ausgewiesen sein.

Berücksichtigung im Jahresabschluss

Das Privatkonto wird über das Konto Eigenkapital abgeschlossen. Sind die Privatentnahmen höher als die Privateinlagen, sinkt entsprechend das Eigenkapital und vice versa. Das Konto Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen ist ein Aufwandskonto und wird über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen. Die Privatentnahmen schmälern also den Gewinn. Damit verändern sich auch die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens – darauf sollte der Unternehmer stets einen Blick haben.